Prinsipputtalelse

Kravet til språk - salgsdokumentasjon

  • Publisert:
  • Oppdatert: 03.02.2018

Uttalelse fra Skattedirektoratet om forståelsen av bokføringsloven § 10, jf. § 4 nr. 6.

En bokføringspliktig virksomhet har nettbasert omsetning, hvor virksomhetens kunder gis anledning til å velge språk i salgsdokumentet, herunder kinesiske skrifttegn. Skattedirektoratet har fått spørsmål om virksomheten fritt kan velge hvilket språk som skal benyttes i salgsdokumentet.

Regelverket Etter bokføringsloven § 10 første ledd annet punktum skal dokumentasjonen utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Tilsvarende fremgår det av de grunnleggende bokføringsprinsippene at bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse, jf. bokføringsloven § 4 nr. 6.

Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, jf. bokføringsloven § 5, og dokumentasjon av regnskapssystemet skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk, med mindre departementet ved forskrift eller ved enkeltvedtak  bestemmer noe annet, jf. bokføringsloven § 12. Det er ikke stilt tilsvarende konkrete krav til språk for dokumentasjon av bokførte opplysninger.

Skattedirektoratets vurdering og konklusjon

Bokføringsloven stiller som nevnt krav til språk når det gjelder bl.a. spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering. Dette er spesifikasjoner som den bokføringspliktige virksomheten selv skal utarbeide, og virksomheten må derfor velge programvare som tilfredsstiller lovgivingens krav til språk.

Når det gjelder dokumentasjon av bokførte opplysninger vil dette dels være dokumentasjon som mottas fra ekstern part, for eksempel inngående fakturaer, og dels egenprodusert dokumentasjon, som for eksempel salgsdokumentasjon.

Ved kjøp fra utlandet vil en norsk virksomhet som regel motta dokumentasjon i det språket som benyttes i vedkommende land, og vil i liten grad ha mulighet til å velge at et annet språk skal benyttes.

Når det gjelder egenprodusert dokumentasjon stiller dette seg annerledes. Etter vår vurdering må den bokføringspliktige velge et språk som er egnet til å vise de bokførte opplysningenes berettigelse, jf. bokføringsloven § 10, jf. § 4 nr. 6, blant annet slik at dokumentasjonen kan benyttes i kontrollformål, uten at det kreves særskilte språkkunnskaper fra kontrollørens side. Skattedirektoratet legger uten videre til grunn at salgsdokumentasjon mv. som utstedes på et språk som nevnt i bokføringsloven § 12; norsk svensk, dansk eller engelsk tilfredsstiller dette kravet. (Det presiseres at samisk anses som et norsk språk og kan benyttes.)

Det er derimot vår oppfatning at et salgsdokument som utstedes på et fjerntliggende språk, som for eksempel kinesiske skrifttegn, ikke tilfredsstiller bokføringslovens krav. Dette vil i utgangspunktet også gjelde andre fremmede språk, som for eksempel tysk, fransk og spansk. Skattedirektoratet legger derfor til grunn at slike salgsdokument normalt ikke kan aksepteres med mindre de suppleres på en slik måte at de kan leses i Norge uten at det kreves særskilte språkkunnskaper eller tolk. Når det for eksempel gjelder opplysninger om ytelsens art, jf. bokføringsforskriften § 5-1-1 nr. 3, kan et slikt supplement være å påføre salgsdokumentet varenummer, og oppbevare en liste over varenummer med varebeskrivelse på norsk, svensk, dansk eller engelsk som en del av salgsdokumentasjonen. Dersom salgsdokumentet utstedes til norsk kunde må tilleggsdokumentasjonen vedlegges salgsdokumentet ved utsendelse.