Spørsmål og svar om nye kassasystemer

Retur og salg kan fremkomme på samme kvittering. Dette forutsetter at kassasystemet har funksjonalitet til å "telle" salgskvitteringen og returkvitteringen hver for seg og at kravet til innhold i kvitteringene oppfylles. "Navnet "på kvitteringen må som minimum omfatte ordet "Salgskvittering". Det kan likevel være en hensiktsmessig løsning å angi både ordet "Salgskvittering" og "Returkvittering". Ordene skal fremgå øverst på kvitteringen, enten slik: "Salgskvittering/Returkvittering", eller alternativt kan ordene presenteres over to linjer øverst på kvitteringen.

Av forslag til bestemmelse i bokføringsforskriften § 5a-7-1 første ledd fremgår det at "Ved returer hvor det samtidig skjer en ny salgstransaksjon kan returen fremgå av salgskvitteringen".

Antall salgskvitteringer skal fremgå av X- og Z-rapport, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav l. Også antall returer skal fremgå i disse rapportene, med angivelse av beløp, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav p. I merknadene til kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav p, jf. vedlegg 2 til Skattedirektoratets melding 7/15, står det:

"Dette vil vere summen av dei returane som er registrert, dvs. både dei returane som er registrert via salskvittering og dei returane som har medført ei særskilt returkvittering."

Returer kan derfor ikke tas med på salgskvitteringen, med mindre dette spesifikasjonskravet kan oppfylles. Det er dessuten satt krav til innhold i salgs- og returkvittering. Disse kravene må også oppfylles, jf. kassasystemforskrifta §§ 2-8-4 og 2-8-5.

Ordet "prisundersøkelse" er ikke definert hverken i kassasystemlova eller kassasystemforskrifta. Med prisundersøkelse menes at kassasystemet benyttes til å undersøke prisen på en vare (varen skannes) uten at det samtidig registreres noe salg. For kunden kan det virke som varen blir registret på ordinær måte da prisen vil komme opp i kundedisplayet.

Dersom kassasystemet har funksjoner for å undersøke pris, skal slike prisundersøkinger registreres i elektronisk journal, og antallet skal fremgå i X- og Z rapport spesifisert på varegruppe og beløp. Det vises til kassasystemforskrifta § 2-7 fjerde ledd og § 2-8-2 bokstav t, jf. § 2-8-3.

Ja, rapporter og kvitteringer skal kunne skrives ut ved kassapunktet.

Både kvitteringer, elektronisk journal og X- og Z rapport skal kunne skrives ut ved det enkelte kassapunkt, jf. kassasystemforskrifta § 2-3 første ledd:

Kassasystemet skal ved det enkelte kassapunkt vere utstyrt med ein skrivar. Skrivaren skal kunne produsere dokumentasjon som nemnt i § 1-2 bokstavane d til h og k til m.

Som kassapunkt regnes fysisk plassering av kassasystem og terminaler eller annet som er tilkoblet kassasystem og der salg blir registret, jf. kassasystemforskrifta § 1-2 bokstav b. Regelverket er ikke til hinder for at flere kassapunkt bruker samme skriver. Det kan f.eks. være aktuelt der flere kasser er plassert ved samme disk. Regelverket er heller ikke til hinder for at det benyttes en skriver til å produsere kvitteringer og en annen skriver til å produsere elektronisk journal og X- og Z-rapporter. Begge skriverne må imdlertid være plassert på forretningsstedet.

Det er ikke krav om at kassasystemet skal kunne skrive ut kopikvitteringer. Dersom kassasystemet har funksjonalitet til å skrive kopikvitteringer, er det ikke tillatt å skrive ut mer enn én kopikvittering pr. salg, jf. kassasystemforskrifta § 2-6 fjerde ledd. Bestemmelsen er ment å hindre at det brukes kopikvittering som erstatning for salgskvittering i forbindelse med registreringer på kassapunktet. Funksjonaliteten må altså sperre for at det kan tas mer enn en kopikvittering fra kassamodulen, uavhengig av om kvitteringen er papirbasert eller elektronisk.

Hvis dataene overføres til et annet system, eller annet lagringsmedium, kan det tas frem ekstra kopi derfra, f.eks. fra bokføringssystemet. Ved integrerte systemer vil det være mulig å få tilgang til andre system/moduler fra kassapunktet. Det kan i slike tilfeller tas utskrift av en ekstra kopi også fra kassapunktet, forutsatt at det andre systemet/modulen krever særskilt innlogging for hver utskrift av kopikvittering og at det kun kan tas én utskrift pr. innlogging.

Også slike løsninger må tilfredsstille kravene i kassasystemlova, med mindre de benyttes av bokføringspliktige som kommer inn under unntaksbestemmelsene i bokføringsforskriften.

Med virkning fra 1. januar 2019 gjelder følgende bestemmelse i bokføringsloven:

§ 10 a. Særlige regler om dokumentasjon av kontantsalg Bokføringspliktige skal registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller krav i kassasystemlova og krav etter forskrift gitt i medhold av kassasystemlova. Departementet kan i forskrift fastsette krav til bruk av kassasystem mv., herunder fastsette unntak.

Med kontantsalg menes salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering, jf. bokføringsforskriften § 5-3-1. Også betaling med ulike betalingskort regnes som kontantsalg.

Med mindre det er gitt særskilte unntak i bokføringsforskriften må bokføringspliktige fra 1. januar 2019 ha kassasystem som tilfredsstiller regelverket i kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Slike unntak er foreslått for bl.a. ambulerende og sporadisk kontantsalg under 3 ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av et regnskapsår (ekskl. mva) og generelt for den som ikke har kontantsalg som ikke overstiger kr 50 000 (ekskl. mva).

Det er ikke foreslått særskilte unntak for løsninger hvor det kun kan betales med kort. Også slike løsninger må tilfredsstille kravene i kassasystemlova, med mindre de benyttes av bokføringspliktige som kommer inn under unntaksbestemmelsene. Dette betyr at systemet bl.a. må tilfredsstille bestemmelsene i kassasystemforskrifta til påbudte og forbudte funksjoner og kravet til kvittering og rapporter. Det vil imidlertid ikke være krav om integrert kassaskuff for slike løsninger, dersom det ikke er mulig å betale med sedler og mynter, jf. kassasystemforskrifta § 2-2, siste punktum.

Hvis salget registreres fra faste kassapunkt hvor det er mulig å betale med sedler og mynter skal kassasystemet ha kassaskuff.

Hovedregelen er at kassasystemet skal ha integrert kassaskuff, jf. kassasystemforskrifta § 2-2 første setning. Det er to unntak fra dette, jf § 2-2 andre og tredje setning, hvor det fremgår at kravet til integrert kassakuff ikke gjelder dersom :

kassasystemet har funksjonar for å registrere kontantsal mv. på den enkelte operatør og salet ikkje blir registrert frå faste kassapunkt. Kravet gjeld heller ikkje ved kassapunkt kor det ikkje er mogeleg å betale med setlar og myntar.

I Skattedirektoratets melding SKD 7/15 av 21. desember 2015 er det gitt merknader tilkassasystemforskrifta. Fra merknaden til § 2-2 gjengis:

Det er unntak frå kravet til bruk av integrert kassaskuff under visse føresetnader. Dette gjeld når kassasystemet har funksjonar for å registrere kontantsal mv. på den enkelte operatør og betalinga ikkje skjer frå faste kassapunkt. Eit eksempel kan være når servitørar tar betaling ved borda og kontantane blir oppbevart i pengebelte eller liknande.

Det er dermed intet generelt unntak fra kravet til integrert kassaskuff knyttet til kassasystem hvor operatørene logger seg på systemene. Alle kassasystem som har faste kassapunkt og hvor det er mulig å betale med sedler og mynter må følgelig ha integrert kassaskuff.

Dette spørsmålet reguleres ikke i kassasystemforskrifta, men av hvilke krav som settes til de bokføringspliktiges bruk av kassasystemet. Dette vil bli regulert i bokføringsforskriften.

Det skal ikke være mulig å registrere et salg uten at kassasystemet skriver ut en papirbasert eller elektronisk kvittering, jf. kassasystemforskrifta § 2-6 fjerde ledd.

Hvorvidt kunden rent faktisk skal spørres om han vil ha kvitteringen, må eventuelt reguleres i bokføringsforskriften. I høringsnotatet til kassasystemregelverket var følgende bestemmelsen foreslått tatt inn i bokføringsforskriften:

Ved hvert salg skal det skrives ut en salgskvittering fra kassasystemet som skal fremlegges for kunden.

Det er Finansdepartementet som fastsetter eventuelle endringer i bokføringsregelverket.

Det er ikke krav om at manuell åpning av kassaskuff registreres, med mindre kassasystemet har funksjonalitet for dette.

Kassasystemforskrifta § 1-2 definerer åpning av kassaskuff slik:

c) opning av kassaskuff (nullinnslag):
integrert kassaskuff opnast utan at det har skjedd nokon registrering av kontantsal eller tilbakebetaling,

I Skattedirektoratets merknader til forskrifta § 1-2 bokstav c fremgår det at også åpning ved bruk av nødåpningsknappen regnes som åpning av kassaskuff. Det følger også av kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav m, jf. § 2-8-3, at " talet på opningar av kassaskuff, skal fremgå av X- og Z-rapport.

Kravet til spesifikasjoner i X- og Z-rapport har utgangspunkt i opplysninger som er lagret i elektronisk journal. Når kassaskuffen "nødåpnes" vil dette kunne skyldes strømbrudd e.l., hvor kassaskuffen må åpnes "manuelt" ved bruk av en særskilt knapp, nøkkel e.l.

Opplysningene om at kassaskuffen har blitt åpnet, vil da ikke kunne fremgå av elektronisk journal, og kreves da heller ikke spesifisert i X- og Z-rapport. I den grad bruk av "nødåpningsknapp" kan registreres i elektronisk journal, skal slik bruk inngå oppsummerte tall over skuffåpninger, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav m.

Som produsent eller importør av programvaren skal du avgi produkterklæring. I et slikt tilfelle vil erklæringen innebære at programvaren gjør det mulig å oppfylle kravene knyttet til kassaskuff og skriver etter at disse enhetene er koblet til. Skattedirektoratet vil komme med nærmere retningslinjer for hvordan erklæringen skal gis i tilfeller hvor produsenten eller importøren ikke leverer både maskinvare og programvare.

Kassasystemlova § 2 e definerer leverandør av kassasystem slik:

"produsent eller importør som enten sjølv eller gjennom forhandlar sel eller tilbyr kassasystem mv. for sal, utleige eller utlån til bokføringspliktig som nemnt i § 1, og forhandlarar og andre som tilpassar kassasystem for dei bokføringspliktige"

I første rekke vil det dermed være produsenter og importører som vil avgi produkterklæring, men også "andre som tilpassar kassasystem for dei bokføringspliktige" vil kunne ha plikt til å avgi produkterklæring for den tilpasningen som er gjort.

Fra 1.1.2019 trer bokføringsloven § 10 a Særlige regler om dokumentasjon av kontantsalg i kraft:

"Bokføringspliktige skal registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller krav i kassasystemlova og krav etter forskrift gitt i medhold av kassasystemlova. Departementet kan i forskrift fastsette krav til bruk av kassasystem mv., herunder fastsette unntak."

Hovedregelen ved kontantsalg er at det skal benyttes et kassasystem som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta.

Kassasystemlova § 2 a definerer kontantsalg slik:

"sal av varer og tenester der kjøparen si betalingsplikt overfor seljar blir gjort opp ved levering, ved bruk av betalingskort eller kontantar som betalingsmiddel. Sal over internett eller ved oppkrav blir ikkje rekna som kontantsal"

Det er vedtatt endringer i bokføringsforskriften knyttet til kassasystemregelverket med virkning fra 1. januar 2019. Her defineres kontantsalg på samme måte som i kassasystemlova. Gjeldende unntaksregler for krav til å bruke kassaapparat for ambulerende og sporadisk kontantsalg i bokføringsforskriften § 5-4-1 videreføres, samtidig som det innføres ytterligere to unntak.

Unntaksbestemmelsene i bokføringsforskriften § 5-4-1 fra 1. januar 2019 kan oppsummeres slik:

Generelt unntak for bokføringspliktige med kontantsalg som ikke overstiger kr 50 000 eksklusive merverdiavgift i løpet av et regnskapsår
Ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av et regnskapsår. Eksempel på ambulerende virksomhet kan være salg av frukt og bær langs veien om sommeren, salg på messer og lignende og salg fra fiskebil. For virksomheter som i hovedsak selger på kreditt, kan unntaket for sporadisk kontantsalg komme til anvendelse.
Kontantfaktura som tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften delkapittel 5-1, dvs. at alt kontantsalg må registreres med angivelse av kundens navn og adresse på kvitteringen (fakturaen), uavhengig av beløpets størrelse. I Skattedirektoratets prinsipputtalelse av 7. januar 2019 er det gitt nærmere omtale av hvem som kan benytte dette alternativet, samt konsekvenser av feilaktig bruk av unntaksbestemmelsen. For ikke å komme inn under kassasystemlova må leverandør sørge for at systemet er oppbygd slik at det ikke kan registreres kontantsalg på systemet uten at kjøpers navn og adresse blir registrert.

I kassasystemlova § 2 f er ID-nummeret til kassasystemet definert slik:

"ein unik identifikator for kassasystemet"

Det er leverandøren som må sørge for at kassasystemet har et ID-nummer. Dette nummeret skal fremgå av X- og Z rapport, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 d), jf. § 2-8-3. Merknaden til § 2-8-2 lyder slik:

"Eit kassasystem sitt ID-nummer vil variere i forhold til type kassasystem, om det er eit PC-basert kassasystem eller eit ROM-basert kassasystem. Den viktigaste funksjonen til ID-nummeret er å være ein unik identifikator av eit kassasystem, slik eit serienummer fungerer for andre elektroniske apparat."

For et PC-basert kassasystem vil normalt lisensnummer og løpenummer for programvaren være tilstrekkelig, og det er ikke behov for å registrere eksempelvis serienummer på maskinvaren kassasystemet kjører på. For ROM-baserte kassasystemer vil ID-nummeret kunne være en kombinasjon av eksempelvis serienummer på apparatet og versjonsnummer av programvaren.

Alle funksjoner skal fremgå av systembeskrivelsen, jf. kassasystemlova § 3 annet ledd. Hvor omfattende beskrivelsen må være avhenger av hvilken betydning funksjonen har for basisfunksjonalitet for rapportering av omsetning og merverdiavgift. Funksjoner som har en direkte effekt må beskrives sammen med basisfunksjonalitet. For funksjoner som har en mer indirekte effekt må det minimum forelegge en opplisting av funksjonene, eventuelt også en kort beskrivelse.
Det vises også til merknadene til kassasystemforskrifta § 2-1 hvor det er gitt en nærmere beskrivelse av kravet til systembeskrivelse. Herfra gjengis:

"Første ledd inneber at det i systemskildringa må gjevast ei omtale av kva slags komponentar kassasystemet består av, slik som maskinvare, operativsystem inkl. filsystem, database og program. Dataflyt frå kassapunktet og fram til lagring i elektronisk journal, og overføring av elektronisk journal til standard eksportformat må og omtalast. I tillegg må systemskildringa innehalde ei omtale av dei tiltaka som sikrar elektronisk journal mot urettmessige endringar. Denne systemskildringa er meint å vere ei lettfatteleg oversikt. Føresegna supplerer kassasystemlova § 4.

Systemskildringa skal og dokumentere kontrollsporet etter krava i bokføringslova § 6 tredje ledd dersom kassasystemet er ein del av den bokføringspliktige sitt rekneskapssystem. Ein viser til Norsk bokføringsstandard NBS 2 Kontrollsporet for meir rettleiing rundt dokumentasjonskravet til kontrollsporet."

Kun reduksjon av antall skal vises som linjekorreksjon.

X- og Z rapport skal inneholde antall linjekorreksjoner spesifisert på type og beløp, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav s, jf. § 2-8.3.

Skattedirektoratet har gitt følgende merknad til bestemmelsen:

"Eit eksempel på type linjekorreksjon er ”feilslag”. Dette vil typisk vere feilslag som blir korrigert før salskvitteringa blir skriven ut. Eit eksempel på det er at varen feilaktig er registrert to gonger, eller at det er registrert feil vareartikkel.

Skattedirektoratet legger til grunn at økning av antall ikke skal anses som feilslag, og da heller ikke som en linjekorreksjon som skal fremgå av X- og Z-rapport.

Det er kun rabatt som gis på kassapunktet (prisen korrigeres manuelt i kassen) som skal spesifiseres i X- og Z rapport. Rabatter som blir korrigert automatisk i kassasystemet, f.eks. kampanjer som "ta 3 betal for 2" skal dermed ikke spesifiseres.

X- og Z rapport skal inneholde antall rabatter og beløp, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav q, jf. § 2-8.3.

Skattedirektoratet har gitt følgende merknad til bestemmelsen:

"Det er ikkje krav om at det skal registrerast rabattar på varer der prisen er sett ned. Dersom prisen blir korrigert i kassa, skal det likevel gå fram at korreksjonen gjeld rabatt."

Med prisundersøkelse menes skanning av vare eller inntasting av varekode for å undersøke pris, uten at varen blir registrert som varelinje i en salgskvittering.

X- og Z rapport skal inneholde antall prisundersøkelser og spesifisert på varegruppe og beløp, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav t, jf. § 2-8.3.

Hensikten med å logge prisundersøkelser er å hindre at prisundersøkelse brukes som redskap i stedet for å registrere salg. Skanning av en strekkode vil på de fleste systemer kvitteres med en lyd, og/ eller beløpet kommer opp i kundedisplayet, slik at kunden kan oppfatte dette som innslått vare. Prisundersøkelser ved inntasting av den aktuelle varekoden vil kunne oppfattes på samme måte. Kravet er derfor at det logges når det gjøres slike direkte prisoppslag, selv om det ikke genereres en varelinje eller økning på en eksisterende varelinje.

Endring av lagerplassering kreves ikke spesifisert i som korreksjonspost i X- og Z rapport. Når det gjelder programmert tekst på vare eller tjeneste skal denne ikke kunne endre i forbindelse med registrering av salget, jf. kassasystemforskrifta § 2-6 tredje ledd.

X- og X-rapport skal inneholde "andre korreksjoner" spesifisert på type og beløp, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav u, jf. § 2-8-2.

Kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav u er en sekkebestemmelse og er ment å fange opp korreksjoner som skjer på annet grunnlag enn det som er angitt i de foranliggende bokstavene.

Endring av lagerplassering anses ikke som "kontinuerlig bruk" i relasjon til kassasystemregelverket, jf. kassasystemforskrifta § 1-2 bokstav j, og kreves da heller ikke spesifisert hverken i elektronisk journal, jf. § 2-7, eller på og X- og Z-rapport.

Kredittsalg kan registreres på kassasystemet når systemet er lagt opp slik at nødvendige spesifikasjoner i salgskvittering er oppfylt, og det er lagt til rette for at salg- og betalingstransaksjoner kan spesifiseres i kundespesifikasjonen (kundereskontro). Skattedirektoratet vil gi en mer omfattende prinsipputtalelse knyttet til denne problemstillingen.

Ja, dersom kassasystemet er tilrettelagt for at all bruk blir registrert særskilt for hver enkelt bokføringspliktig virksomhet, og betalingsmidlene holdes adskilt, kan det benyttes felles kassasystem.

Kassasystemforskrifta § 2-5 femte ledd lyder slik:

"Kassasystem som er tenkt til bruk for fleire bokføringspliktige, skal vere lagt til rette for at all kontinuerleg bruk, blant anna betalingsmiddel, blir registrert særskilt for kvar enkelt bokføringspliktige verksemd."

Dette innebærer også bl.a. at systemet må kunne produsere X- og Z-rapport og ulike kvitteringer for hver enkelt bruker av kassasystemet.

Videre er det i høringsforslaget til endringer i bokføringsforskriften følgende bestemmelser:

§ 5a-5 tredje ledd

"Dersom flere bokføringspliktige bruker felles kassasystem, jf. § 5a-9, må minst en av de bokføringspliktige bruke integrert kassaskuff for oppbevaring av betalingsmidlene. Dersom det ikke er mulig å holde betalingsmidlene fra flere bokføringspliktige brukere adskilt i kassaskuffen, skal øvrige brukere oppbevare betalingsmidlene i egne kassaskuffer."

Et eksempel på bruk av felles kassasystem kan være to frisører som driver enkeltpersonforetak i samme lokaler. Hvis de velger å benytte felles kassasystem kan begge bruke den integrerte kassaskuffen for å oppbevare sedler og mynter, forutsatt at betalingsmidlene kan holdes adskilt for hver frisør. Hvis ikke det er mulig, må den ene frisøren bruke den integrerte kassaskuffen, mens den andre frisøren må benytte en annen "kassaskuff", f.eks. et pengeskrin. Av utkastet il bokføringsforskriften § 5a-9 følger det også at de bokføringspliktige skal foreta individuelle dagsoppgjør.

Nei, det er ikke stilt krav om at særskilt display mot kunden ved kassapunktet.

Etter gjeldende regler skal beløp som registreres på kassaapparat være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig å gjennomføre, jf. bokføringsforskriften § 5-3-2 andre setning. Et eksempel på hvor det kan være vanskelig å gjennomføre kan være et serveringssted hvor betaling finner sted ved "bordene". Etter forskriften § 5-3-2a første ledd skal det alltid skrives ut kvittering når beløpet som registreres på kassaapparatet ikke er lett synlig.

Verken kassasystemlova eller kassasystemforskrifta har krav til at et kassasystem skal ha et display. Det er i stedet innført et absolutt krav om at det ikke skal være mulig å registrere salg uten at systemet skriver ut en salgskvittering, jf. kassasystemforskrifta § 2-6 fjerde ledd. Det er derfor i det nye regelverket ikke stilt krav til hvilke opplysninger et eventuelt display skal vise.

Skal denne skrives ut til papir eller PDF idet man utfører Z-rapporten, eller er det nok at Z-rapporten utføres (og får løpenummer), men kan hentes frem og skrives på et senere tidspunkt?

Svar

Den bokføringspliktiges bruk av kassasystemet vil bli regulert i bokføringsforskriften. I likhet med dagens regler skal det foretas daglige kassaoppgjør. I forslag til ny § 5a-14 skal Z-rapporten enten skrives ut på papir eller lagres elektronisk i kassasystemet. Dette medfører at dagsoppgjøret kan gjøres elektronisk. Rapporten må derfor produseres ferdig hver dag og det er ikke tilstrekkelig at disse kan produseres ved en eventuell kontroll. For lagring av elektronisk dokumentasjon, se NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale.

Nei, dette er ikke i henhold til regelverket.

Etter kassasystemforskrifta § 2-6 femte ledd er det et krav om at det ikke skal være mulig å registrere salg i kassasystemet dersom integrert kassaskuff er åpen. Dersom kassasystemet ikke har en sperre for dette, vil systemet ha en funksjon som ikke er tillatt. Det må derfor innarbeides en funksjon i programmet som gir kassasystemet beskjed dersom kassaskuffen er åpen.

Nei, hvis det skal kunne betales med sedler og mynter på begge kassapunktene må hvert kassapunkt ha integrert kassaskuff.

Kravet til integrert kassaskuff er regulert i kassasystemforskrifta § 2-2. Det følger av denne bestemmelsen at kravet til integrert skuff ikke gjelder ved kassapunkt hvor det ikke er mulig å betale med sedler og mynter. Kravet gjelder heller ikke hvis kassasystemet har funksjoner for å registrere kontantsalg mv. på den enkelte operatør og salget ikke blir registrert fra faste kassapunkt.

I forslaget til nye bestemmelser i bokføringsforskriften fremgår det at dagsoppgjøret skal foretas for hvert kassapunkt. Dette medfører at betalingsmidlene må holdes adskilt for hvert kassapunkt.

Når det benyttes to terminaler som kan avslutte salg ved at det beordres utskrift av kvittering, så er dette to kassapunkt. Det kan da ikke tas i mot betaling med sedler og mynter fra begge kassapunktene med mindre systemet tilrettelegges med to integrerte kassaskuffer. Bruk av felles integrert kassaskuff her, antas også i praksis å ville medføre en stor utfordring, siden regelverket er til hinder for at det kan registreres salg når integrert kassaskuff er åpen, jf. kassasystemforskrifta § 2-6 femte ledd. Det antas derfor heller ikke å være en praktisk løsning å bruke felles integrert kassaskuff hvor betalingsmidlene for hvert kassapunkt holdes adskilt.

I slike tilfeller skal vekselkassen registreres for hver enkelt operatør. Vekselkassen skal være registrert før operatøren tar i bruk kassasystemet til å registrere salg.

Inngående vekselkasse skal fremgå på X- og Z-rapport, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav k, jf. § 2-8-3.

I dette tilfellet registreres salget på hver enkelt operatør som har egne kasser, dvs. at kassabeholdningen ikke oppbevares samlet i integrert kassaskuff, jf. unntaket i kassasystemforskrifta § 2-2 annet punktum.

Det følger av høringsutkastet til bokføringsforskriften § 5a-14 tredje ledd at det i slike tilfeller skal foretas dagsoppgjør for hver enkelt operatør:

"Hvis kassapunktene betjenes av flere operatører som har egen kassaskuff, skal avstemmingen foretas for hver enkelt operatør"

I høringsutkastet er det dessuten foreslått følgende bestemmelse i § 5a-8 første ledd:

"Ved salgsdagens begynnelse skal vekselkassen registreres i kassasystemet."

Merknaden til bestemmelsen lyder slik (vår understreking):

Kravet i første ledd er nødvendig for å kunne kontrollere kontantbeholdningen mot registrert salg på slutten av dagen/skiftet. Dette brukskravet gjenspeiler funksjonskravet i kassasystemforskriften § 2-5 første ledd. Kravet gjelder også i de tilfeller hvor kontantsalget registreres på den enkelte operatør og operatøren oppbevarer kontantene i egen frittstående kassaskuff, jf. § 5a-5 første ledd. I slike tilfeller skal vekselkassen registreres for den enkelte operatør. Tilsvarende vil hver enkelt bokføringspliktige bruker måtte registrere hver sin vekselkasse ved flerbrukskasser, jf. § 5a-5 tredje ledd.

Hvis feilen avdekkes i forbindelse med dagsoppgjøret etter at det er kjørt en Z-rapport, vil dette inngå som en del av dagsoppgjøret. Hvis feilen avdekkes etter at det er skrevet ut kvittering til kunden, men før dagsoppgjøret skal det skrives ut en returkvittering og en ny salgskvittering til kunden. Alternativt kan det skrives ut et korreksjonsbilag som kun korrigerer feil betalingsmiddel. Feilaktig registrert betalingsmiddel og nytt betalingsmiddel må fremgå av dokumentasjonen, og det må være referanse til salgskvitteringens nummer. Dokumentasjonen må skrives ut og tilbys kunden.

En Z-rapport som tas ut i forbindelse med dagsoppgjøret skal bl.a. vise antall kontantsalg og beløp fordelt på ulike betalingsmiddel, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav g, jf. § 2-8-3.

I høringsutkastet til nye bestemmelser i bokføringsforskriften er det foreslått følgende bestemmelse i § 5a-14 om dagsoppgjør:

"Ved dagens slutt skal det utarbeides en Z-rapport fra hvert enkelt kassapunkt. Z-rapporten skal enten skrives ut på papir eller lagres elektronisk i kassasystemet slik at den til enhver tid kan skrives ut på papir.

Tilsvarende skal det ved dagens slutt utarbeides rapport fra hver enkelt betalingsterminal over de betalinger og uttak som er registrert.

Kontantbeholdningen skal telles og sammenholdes med opplysningene på Z-rapporter. Opplysninger fra betalingsterminal om betalinger ved bruk av betalingskort skal sammenholdes med tilsvarende opplysninger på Z-rapport. Eventuelle differanser skal forklares. Avstemmingen skal foretas for det enkelte kassapunkt. Hvis kassapunktene betjenes av flere operatører som har egen kassaskuff, skal avstemmingen foretas for hver enkelt operatør.

Det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kontantbeholdningen og avstemt kontantsalget."

Differanser som avdekkes, herunder feil betalingsmiddel, blir da en del av dagsoppgjøret og skal fremgå av avstemmingen, enten dette er et papirbasert skjema, eller avstemmingen skjer elektronisk.

Når det gjelder feil registrering av betalingsmiddel som oppdages før det er kjørt Z-rapport, f.eks. ved utskrift av salgskvittering til kunden, kan dette korrigeres på følgende måter:

det tas ut en returkvittering som reverserer opprinnelig salgskvitteringen fullt ut, og en ny salgskvittering med rett betalingsmiddel
det lages en kvittering som kun korrigerer betalingsmiddelet

Det er ikke noe krav om at inn- og utbetalinger må registreres i kassasystemet, men det er heller ikke forbud mot en slik funksjon. Dersom inn- og utbetalinger registreres på kassapunktet må slike betalinger spesifiseres i X- og Z-rapport på antall, type og beløp, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 annet ledd siste punktum.

I høringsutkastet til nye bestemmelser i bokføringsforskriften er det foreslått følgende bestemmelse i § 5a-8 annet ledd:

"Uttak av kontanter fra kassaskuffen i løpet av dagen skal dokumenteres særskilt. Dokumentasjonen skal minst inneholde følgende opplysninger a) dato og klokkeslett, b) beløp, c) hvem som har gjort uttaket. Dokumentasjonen skal oppbevares i kassaskuffen."

Når kontantuttak ikke blir registrert på kassapunktet, vil denne dokumentasjonen være en forklaring på differansen mellom Z-rapporten og opptalte kontanter.

Oppladning av gavekort er ikke salg og skal derfor ikke være med som en del av totalsalget i X- og Z-rapport. Når kassasystemet brukes til å registrere opplading av gavekort må dette fremkomme som egen post i X- og Z-rapport som innbetaling, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 annet ledd siste punktum.

Regnskapsmessig vil betalingen for gavekortet bli stående som en "gjeld" inntil det blir innløst. På det tidspunktet gavekortet brukes som betalingsmiddel skal dette tas med i X- og Z-rapporten som kontantsalg med gavekort som angivelse av betalingsmiddel, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav g, jf. § 2-8-3.

Grand totalene skal vise det totale beløpet som er registrert på kassapunktet fra starten av. Grand total salg vil da vise det totale salgsbeløpet som er registrert fra starten av, før fradrag av Grand total retur. Det er tilstrekkelig at akkumulering av Grand total starter når kassasystem som støtter ny forskrift tas i bruk.

Kravene i kassasystemlova med forskrift gjelder fra og med kassasystemer som tilbys etter 1. januar 2017. Kravene vil da gjelde fra og med installasjoner av den versjonen av systemet som støtter ny forskrift. Grand total kan da starte på 0. Det må være sendt en produkterklæring på denne nye versjonen av kassasystemet før den kan tas i bruk av de bokføringspliktige. Dersom kassasystemet allerede har med Grand total i X- og Z-rapport, er det ikke nødvendig å nullstille dette når ny versjon tas i bruk.

(Svar korrigert 24. mai 2017)

Den inngåtte kontrakten kan legges til grunn også ved nyetableringer i kjeden, forutsatt at kontrakten er inngått før 1. januar 2017, og første leveringsdag av et kassapunkt er før denne datoen.

Kassasystemloven trer i kraft 1. januar 2017. Fra dette tidspunktet kan leverandører av kassasystem kun selge, leie ut eller låne ut kassasystem som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta.

Leverandører kan ha inngått kontrakt med kjeder som omfatter alle butikker, kiosker e.l. som inngår i kjeden, herunder også nyetableringer etter kontraktstidspunktet. Spørsmålet som er stilt er om leverandørene må tilby særskilte løsninger for ev. nye butikker i kjeden etter 1. januar 2017 eller om de kan benytte samme system som øvrige enheter i kjeden, inntil kjeden som sådan skal innføre den nye løsningen, innen 1. januar 2019.

Skattedirektoratet legger til grunn at den inngåtte kontrakten med kjeden kan legges til grunn både for eksisterende butikker i kjeden som får levert kassasystemet etter 1. januar 2017 og for nyetableringer. Så lenge kontrakten er inngått før 1. januar 2017, og første leveringsdag av et kassapunkt er før denne datoen, kan man bruke eksisterende løsning. Det stilles ikke krav til at første levering av et kassapunkt må være til en virksomhet kjeden har i Norge. Alle enheter i kjeden i Norge må være over på ny løsning innen 1. januar 2019. Ved inngåelse av kontrakter hvor første leveringsdag av et kassapunkt er etter 1. januar 2017, kan det kun selges kassasystemer som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta.

Det er antall åpninger av kassaskuffen uten at det er registrert salg eller tilbakebetaling (0-innslag) som skal spesifiseres i X- og Z-rapport. Åpninger av kassaskuff i forbindelse med utskrift av salgskvittering og returkvitteringer og betaling / tilbakebetalinger i den forbindelse, skal dermed ikke inkluderes i det oppsummerte tallet over skuffeåpninger i Z-rapporten, men like fullt registreres i elektronisk journal.

Det følger av kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav m, jf. § 2-8-3 at antall skuffeåpninger skal spesifiseres i X- og Z-rapport.

Skuffeåpning er definert i kassasystemforskrifta § 1-2 bokstav c:

"opning av kassaskuff (nullinnslag): integrert kassaskuff opnast utan at det har skjedd nokon registrering av kontantsal eller tilbakebetaling"

Av merknaden til bestemmelsen fremgår det at dersom det er mulig å registrere bruk av "nødåpningsknapp" i elektronisk journal, skal også slik bruk inngå i oppsummerte tall over skuffåpninger.

Nei, dersom det ikke er foretatt registreringer, skuffeåpninger eller annen bruk fra det aktuelle kassapunktet, er det ikke krav om å produsere en Z-rapport og foreta dagsoppgjør for kassapunktet.

Ja, for kunder dere har pr. 1.januar 2017 kan det foretas oppdateringer av kassasystemet frem til 1. januar 2019, uten at dette kommer i konflikt med kassasystemregelverket. Etter 1. januar 2019 skal alle bokføringspliktige benytte kassasystem med produkterklæring.

Dersom dere skal selge, leie ut eller låne ut kassasystemer til nye kunder etter 1. januar 2017, må kassasystemet tilfredsstille kassasystemregelverket.

Etter kassasystemforskrifta § 2-6 er det enkelte funksjoner et kassasystem ikke skal ha. Blant annet skal ikke programvaren i eit kassasystem ha andre funksjoner enn det som går frem av systemskildringa.

I merknaden til § 2-6 står det:

Føresegna listar opp ei rekke funksjonar som eit kassasystem ikkje kan ha. Føresegna inneber eit forbod mot å ha kassasystem med slike funksjonar, jf. at kassasystem må ha ei produktfråsegn som garanterer fråværet av desse funksjonane. Første ledd inneber eit generelt forbod mot skjulte funksjonar.

Vi mener at parameterstyring av funksjoner i et kassasystem der enkelte funksjoner blir deaktiverte, må likestilles med skjulte funksjoner. Deaktivering av funksjoner som er i strid med kassasystemforskrifta § 2-6, er derfor ikke tillatt. Dette innebærer at det ikke er tilstrekkelig å installere programvaren med landsspesifikke innstillinger, parametere el.l. som deaktiverer de ulovlige funksjonene. Dette gjelder selv om det gjennomføres tiltak for å sikre at bruker ikke kan aktivere funksjonene. Installasjonspakken som distribueres til kunde skal ikke ha mulighet for å installere programvare eller aktivere moduler i programvaren med forbudt funksjonalitet. Det skal heller ikke under bruk av programvaren fremkomme skjermbilder eller tekster som viser at slik funksjonalitet har vært tilstede.

Dersom funksjonalitet i programvaren ikke bryter med kassasystemlova og kassasystemforskrifta, kan denne være skjult gjennom deaktivering, så lenge funksjonaliteten er beskrevet i systembeskrivelsen. Dette medfører for eksempel at funksjonalitet i programvaren til et kassasystem kan ha skjult/deaktivert funksjonalitet for flere land, dersom deaktivert funksjonalitet i programvaren ikke bryter med norsk regelverk. Det forutsetter at kun norsk funksjonalitet er aktivert.

Det er kun leverandøren som skal ha adgang til å aktivere/deaktivere funksjonalitet for andre marked/land. Systembeskrivelsen skal inneholde hvorvidt den inneholder deaktivert funksjonalitet for andre marked/land/jurisdiksjon og en liste over disse.

Etter kassasystemforskrifta § 2-7 tredje ledd skal det være mulig å ta frem opplysninger om aktuelle priser fra kassasystemet dersom kassasystemet har funksjoner for fastsetting av priser for varer og tjenester. I slik tilfeller skal det fremgå av den elektroniske journalen når prisene har blitt endret. Det same gjelder ved andre endringer i de faste opplysningene.

Kravet er at den elektroniske journalen skal ha opplysninger om når prisene og andre faste opplysninger er blitt endret. Dette gjelder både når prisene blir endret på kassapunktet, fra bakrommet/hovedkontoret eller fra et annet system. Det er ikke noe krav om at endringen skal vise hvilke varer som prisen er endret på eller til hvilken pris. Det er tilstrekkeleg at tidspunktet for endringen fremgår av journalen.

Faste kunderabatter anses som faste opplysninger hvor endringene skal fremgå av elektronisk journal. Rabatter som gis på kassapunktet (prisen blir korrigert i kassa), skal registreres og fremgå på x- og z-rapport, med antall og beløp, jf. kassasystemforskrifta § 2‑8‑2 første ledd bokstav q. Det er ikke krav om at det skal registreres rabatter på varer der prisene er satt ned.

Ja, det kan tas ut og mottas kontanter selv om dette ikke registreres på kassasystemet. Når ikke uttak og innbetalinger er dokumentert via kassasystemet, må det utstedes særskilt dokumentasjon.

Kassasystemforskrifta § 2-8-2 andre ledd lyder slik (vår understreking):

Dersom det vert skrive ut kvitteringar for kredittsal frå kassapunktet, skal talet på kredittsal og beløp spesifiserast. Det same gjeld innbetalingar og returkvitteringar som gjeld kredittsal. Også talet på andre inn- og utbetalingar som blir registrert på kassapunktet, skal spesifiserast på type og beløp.

Bestemmelsen krever at inn- og utbetalinger som blir registrert på kassapunktet skal spesifiseres i X- og Z-rapport. Dette gjelder også innbetalinger på kredittsalg som er «fakturert» fra kassapunktet. Det er dermed ikke noe krav om at kassasystemet skal ha funksjonalitet for å registrere inn- og utbetalinger. Dersom det tas kontanter ut av av kassaskuffen skal dette dokumenteres etter bokføringsforskriften § 5-3-8 (som trer i kraft 1. janaur 2019), og dokumentasjonen oppbevares i kassaskuffen:

§ 5-3-8. Registrering av vekselkasse og krav til dokumentasjon ved uttak av kontanter

Ved salgsdagens begynnelse skal vekselkassen registreres i kassasystemet.

Uttak av kontanter fra kassaskuffen i løpet av dagen skal dokumenteres særskilt.

Dokumentasjonen skal minst inneholde følgende opplysninger:

dato og klokkeslett
beløp
hvem som har gjort uttaket.

Dokumentasjonen skal oppbevares i kassaskuffen.

Også innbetalinger som ikke gjelder kontantsalg (dvs. som ikke gjelder betaling for varer og tjenester på salgstidspunktet) skal dokumenteres. Det vises til bokføringsforskriften § 5-11:

Dokumentasjon av betalingstransaksjoner som ikke vedrører kontante kjøp og salg, skal vise betaler og mottaker av betalingen samt beløp og dokumentasjonsdato.

For innbetalinger som ikke registreres og dokumenteres tilstrekkelig via kassasystemet, må det utstedes særskilt dokumentasjon.

Når det gjelder tips spesielt, bemerkes at det ikke er tillatt å oppbevare tips i kassaskuffen, med mindre kassasystemet har funksjonalitet for å registrere tips. Det vises til bokføringsforskriften § 5‑3‑2 siste ledd (som trer i kraft 1. januar 2019).

Kassasystemlova gjelder for kassasystem mv. som blir tilbudt for salg, utleie eller utlån til bokføringspliktig som nevnt i bokføringsloven § 2, jf. kassasystemlova § 1. Bokføringsloven gjelder ikke for Svalbard. Det vil si at kassasystemlova heller ikke gjelder på Svalbard.

X- og Z rapport skal inneholde antall prisundersøkelser og spesifisert på varegruppe og beløp, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav t, jf. § 2-8.3.

Varegruppe er ikke definert fra Skatteetatens side, men begrepet brukes i dag i bl.a. bokføringsforskriften § 5-3-2a siste ledd i forhold til beskrivelse av art i salgsdokumentet. Eksempler fra forarbeidene:

I en virksomhet som selger ulike typer biltilbehør, vil en varegruppe som bilrekvisita ikke være tilstrekkelig spesifikk. En oppdeling av produktspekteret i grupper som bilbelysning, bilelektrisk, lasteprodukter, tilhengerprodukter, kupétilbehør, felger etc., vil derimot være akseptabel.
I en forretning som selger herreklær, kan en hensiktsmessig inndeling i varegrupper være: dresser, skjorter, jakker, slips, tilbehør etc. Det kun å angi ”klær”, vil ikke være tilfredsstillende.
I en kolonialforretning kan en hensiktsmessig oppdeling være: melk, brød, kjeks, mel, sukker, brus, øl, frukt, grønnsaker, sjokolade, rengjøringsmidler osv, uten at det konkret angis hva slags type melk, brød osv. det gjelder.

Vi mener at dette kan være retningsgivende også i forhold til mimimumskrav til spesifikasjon av prisoppslag pr. varegruppe.

X- og Z-rapport skal innholde antall kontantsalg og beløp minimum fordelt på hovudgrupper jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 første ledd bokstav f.

Merknaden til bestemmelsen lyder slik:

Dette vil vere eit samandrag av registrerte sal som høyrer inn under den definerte hovudgruppa. Den bokføringspliktige kan velje å spesifisere kontantsalet på eit meir detaljert nivå. For enkelte bransjar er det sett krav om at omsetning mv. skal bokførast og spesifiserast på bestemte vare- og tenestegrupper, jf. bokføringsforskrifta §§ 8-3 (frisørverksemd mv.) og 8-5 (serveringsstader). For frisørverksemnd er det og eit krav om å vise vare- og tjenestegruppene pr. ansatt. Kassasystemet må da uansett innrettast slik at desse krava kan oppfyllast.

Det fremgår her at det ikke er krav om et veldig detaljert nivå, men at den bokføringspliktige kan velge ytterligere spesifisering om han ønsker det.

Kassasystemforskrifta stiller ikke krav om at betalingsterminalen skal kunne skrive kvittering.

Etter kassasystemforskriften § 2-3 første ledd skal kassasystemet være utstyrt med en skriver ved det enkelte kassapunkt. Skriveren skal blant annet kunne produsere en salgskvittering. Ved integrerte betalingsterminaler skal salgskvitteringen også inneholde transaksjons-Iden til terminalen, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-4. Forskriften stiller imidlertid ikke krav til utskrift av kvittering fra betalingsterminal som ikke er integrerte. Hvis betalingsterminalen kan produsere kvittering for utført betaling, må kvitteringen - papirbasert eller elektronisk - være i henhold til til kassasystemforskrifta § 2-8-8:

§ 2-8-8.Kvittering frå betalingsterminal

Kvittering frå betalingsterminal som ikkje er integrert med kassasystemet skal tydeleg merkast «IKKJE KVITTERING FOR KJØP». Fonten på den markerte teksten skal vere minst 50 % større enn den teksten som angir beløp.

Etter kassasystemforskrifta § 2-8-3 annet ledd skal det ikke være mulig å utarbeide en Z-rapport uten at alle salg er avsluttet.

Fra høringsnotatet til ny kassasystemlov/forskrift gjengis:

Å «parkere» en bong betyr at salget settes på ”vent” uten å avsluttes. Begrunnelse for å parkere en bong kan være at kunden skal hente en vare til, bytte en vare eller skaffe mer penger. Mens dette pågår, kan butikken ekspedere andre kunder.

Dette kan misbrukes. I stedet for å avslutte et salg når kunden betaler, kan bongen parkeres. Salget vil da ikke regnes med i omsetningen på dagsoppgjøret, fordi salget ikke er avsluttet.

Det er ikke noe i veien for å ha en funksjon for å «parkere bonger» i kassasystemet. Bongen må imidlertid avsluttes enten ved å bli registrert som ordinært kontantsalg eller ved at salget avbrytes før det utarbeides en Z-rapport. Hvis salget avbrytes skal dette fremgå av Z-rapporten, jf. kassasystemforskriften § 2-8-3, jf. § 2-8-2 første ledd bokstav r. Parkerte bonger kan altså ikke stå i systemet til neste dag.

I merknaden til kassasystemforskrifta § 2-8-3 annet ledd fremgår det at romleie som er registrert i kassasystemet ikke regnes som parkert bong selv om utsjekk skjer dagen etter.

Skattedirektoratet har også gitt en uttalelse knyttet til bruk av kassasystemet for å registrere kredittsalg. Her er det blant annet vurdert om kassasystemforskrifta § 2-8-3 annet ledd er til hinder for at kredittsalg som registreres på kassapunktet «faktureres» senere fra kassapunktet . Fra uttalelsen gjengis:

Skattedirektoratet legger til grunn at bestemmelsen ikke er til hinder for dette, forutsatt at salget er registrert i kassasystemet på navngitt kunde, og det skrives ut utleveringskvittering på transaksjonstidspunktet.

Salgskvitteringen må tilfredsstille kravet til salgsdokumentets innhold, jf. bokføringsforskriften delkapittel 5-1, herunder må kunden angis med navn og adresse eller organisasjonsnummer. Det samme gjelder ved eventuelle returer som skjer på kassapunktet, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-5 Returkvittering. Salget, returer og betalingen skal spesifiseres i kundespesifikasjonen, jf. bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 3.

Nei, kassasystemlova omfatter ikke netthandel. Dette følger av kassasystemlova § 2 bokstav a at salg over internett eller ved oppkrav ikke regnes som kontantsalg. Avgrensningen får betydning for tilfeller hvor betaling og levering skjer samtidig på nettet (f.eks. betaling for nedlastingstjenester, programvare etc.)

Hvis varene bestilles og betales på nettet, men hentes i butikken, vil innbetalingen regnes som forskuddsbetaling, som må føres over kunden sin konto (gjeld til kunden). Hvis det skal skrives ut salgskvittering fra kassasystemet når kunden henter varen, må dette salget kunne avstemmes mot tidligere innbetaling.

Dersom varene bestilles på nettet, men hentes og betales i butikk/restaurant, regnes det som kontantsalg som må registreres ved bruk av kassasystem.

Det er antall linjer man korrigerer som skal vises i X- og Z-rapport.

Eksempel: minking av antallet med 4 pga. feilslag.

Det er på en linje registrert 5 kaffe á kr 30 (kr 150), men dette skulle være en linje med 1 kaffe á kr 30. Dette korrigeres med -4 kaffe á kr 30 (-kr 120). I X- og Z-rapport vises linjekorreksjon: feilslag antall: 1, beløp kr -120.

Dersom det er registrert en kaffe på hver linje (4 for mye), skal korrigeringen også skje for hver linje. I X- og Z-rapport vises da linjekorreksjon: feilslag antall: 4, beløp kr -120 .

Dersom det blir foretatt korrigeringer etter at salget er avsluttet, skal dette vises som returer og ikke som linjekorreksjoner. Når 4 kaffer slås inn som minus salg, skal dette i X- og Z-rapport fremkomme som returer antall -1, beløp kr -120, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 første ledd bokstav p. Det skal i slike tilfelle skrives en returkvittering og det er antall returkvitteringer som skal summeres i X- og Z-rapport.

Tekst på rapporter, kvitteringer mv. kan være på norsk, svensk, dansk eller engelsk, jf. kassasystemforskrifta § 2-4. I merknaden til bestemmelsen står det:

Navn på kvitteringane og ord som skal vere tydeleg merka, jf. §§ 2-8-4 til 2-8-8, skal vere på norsk sjølv om resten av teksten på kvitteringane er på eit av dei andre språka.

Begrunnelsen for dette er at denne teksten skal være helt entydig og gjenkjennelig, uavhengig av hvor man handler. Tilsvarende forståelse er lagt til grunn i kravet til innhold på kvitteringer også i dag, hvor selgere som er registrert i Merverdiavgiftsregistert skal ha bokstavene «MVA» etter organisasjonsnummeret. Det er ikke anledning til å erstatte dette med VAT, men det er anledning til å angi VAT i tillegg til MVA, MVA (VAT). Dette kan også gjøres for kvitteringsoverskrifter mv.

Det er ingen hjemler for bruk av andre språk, og det er heller ikke muligheter for å gi dispensasjon slik det er etter bokføringsloven.

Kassasystemforskrifta sitt krav til skriver skal forstås som en skriver som kan skrive kvittering mv. på papir. Det er likevel ikke et absolutt krav til at kvitteringen skal skrives ut på papir til kunden, kunden kan velge å få den oversendt elektronisk. Det vises her også til merknaden til kassasystemforskrifta § 2-6 fjerde ledd:

Kassasystemet må kunne skrive ut kvitteringa på papir, men kan også ha mogelegheit for elektronisk utskrift. Elektronisk utskrift er gjennomført når kvitteringa er sendt frå kassasystemet på ein slik måte at kunden kan ta i mot kvitteringa i elektronisk form, f.eks. på ein smarttelefon eller på Digipost. Dersom kassakvitteringa blir sendt til kunden elektronisk, og det også blir teke ei utskrift på papir, skal ei av kvitteringane merkast «KOPI», jf. § 2-8-6.

Dette betyr at et kassapunkt som KUN kan sende kvittering elektronisk IKKE vil tilfredsstille lovens krav.

Det er ikke noe formkrav til hvordan kunden oppgir e-post adressen. Det er greit at kunden oppgir e-post adresse e.l. muntlig. Det er heller ikke et krav om at kunden må identifiseres via betalingsmetoden.Det viktige er at systemet tilrettelegges slik at kvitteringen alltid blir forelagt kunden på papir eller avsendt elektronisk, jf. kassasystemforskrifta § 2-6 fjerde ledd:

Det skal ikkje vere mogeleg å avslutte sal utan at systemet skriv ut ei salskvittering.

Dersom elektronisk kvittering velges, er det ikke tilstrekkelig at denne går til en søppelkasse. I merknaden til kassasystemforskrifta § 2-6 fjerde ledd står det:

Etter kassasystemforskrifta § 2-5 tredje ledd skal et kassasystem ha klokke. Klokken skal være stilt til norsk normaltid og justeres for sommertid.

Det er tilstrekkelig at kassasystemet bruker klokken i operativsystemet.

Ja, et kassasystem kan produkterklæres selv om systemet ikke har integrert kassaskuff. Dette skal det opplyses om når produkterklæringen blir sendt inn.

Det er viktig å være oppmerksom på at slike kassasystem bare kan brukes av bokføringspliktige når unntaket til integrert kassaskuff i kassasystemforskrifta § 2-2 annet og tredje punktum kommer til anvendelse. Bestemmelsen lyder slik:

Kassasystemet skal ha integrert kassaskuff på kvart kassapunkt. Dette gjeld likevel ikkje dersom kassasystemet har funksjonar for å registrere kontantsal mv. på den enkelte operatør og salet ikkje blir registrert frå faste kassapunkt. Kravet gjeld heller ikkje ved kassapunkt kor det ikkje er mogeleg å betale med setlar og myntar.

Det er ikke i strid med kassassytemforskrifta å unnlate å legge inn beløp som en fast opplysning knyttet til en vare eller en varegruppe i kassasystemet

Etter bokføringsforskriften § 5-3-2a kan enkeltinnslag i salgskvitteringen angis per varegruppe dersom detaljert beskrivelse av art, jf. § 5-1-1 nr. 3, vanskelig lar seg gjennomføre.

Beskrivelse av varer må som et minimum være varegruppe for å tilfredsstille kravet i kassasystemforskrifta § 2-8-2 bokstav t. Å angi en varegruppe som diversevarer er ikke tilstrekkelig beskrivelse av varens art.

Når operatøren har egen kassaskuff er det krav om at inngående vekselkasse skal registreres pr. operatør. Operatøren registrerer vekselkasse ved skiftets start. Det er ikke krav om å registrere vekselkasse på nytt selv om operatøren skal arbeide ved et annet kassapunkt i løpet av dagen.

Det forusettes at det som er registrert betalt med kontant på den enkelte operatør (på ett eller flere kassapunkt) kan avstemmes med det beløpet operatøren har i «kassaskuffen», redusert for inngående vekselbeholdning.

Ja, hele rapporten skal vises i elektronisk journal, ikke bare tidspunktet for generering.

All kontinuerlig bruk skal lagrest fortløpende i elektronisk journal, herunder utskrift av kvitteringer og rapporter, jf. kassasystemforskrifta § 2-7 første ledd, jf. § 1-2 bokstav k.

Bestemmelsen gjelder tilfeller hvor operatøren oppsøker kunden for å ta bestilling og betaling, og kontanten (sedler og mynter) blir oppbevart i pengebelte e.l. og salget blir registrert på den enkelte operatør. Det har ingen betydning om salget blir registrert fra ett eller flere faste kassapunkt, eller ved en terminal e.l. som operatøren bringer med seg. Etter bokføringsforskriften § 5-3-4 (som trer i kraft 1. januar 2019) stilles det ikke bestemte krav til hvor kontantsalget registreres for at operatøren skal kunne bruke pengebelte eller lignende for å oppbevare sedler og mynter.

Salg, utleie eller utlån av kassasystem er likestilt i loven. En virksomhet som leier et kassasystem ved lovens ikrafttredelse kan benytte kassasystemet frem til 1. januar 2019. Vår uttalelse Kan vi foreta vedlikeholds- og hovedoppdateringer i 2017 og 2018 hos kunder vi har ved årsskiftet, selv om systemet ikke er tilpasset kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta? gjelder tilsvarende ved utleie.

Ved utleie til virksomheter som har ambulerende eller sporadisk kontantsalg, f.eks. virksomheter som deltar på messer, arrangerer årlige festivaler etc, leies kassasystemet ut for en kortere periode og leveres deretter tilbake i påvente av neste (års) arrangement. Hvis det er inngått kontrakt med eksisterende kunder om fortsatt leie i 2017 og 2018 før 1. januar 2017, kan den gamle løsningen leies ut også for disse årene, uavhengig av om kassasystemet er i bruk av kunden ved årsskiftet.

Kassasystemregelverket er ikke til hinder for å skrive ut byttelapper på kvitteringsskriver. Byttelappen må ikke ha informasjon som kan forveksles med en salgskvittering. Funksjonen skal fremgå av systembeskrivelsen, jf. kassasystemlova § 3 annet ledd.

Ja, det er greit at logoen står før kvitteringens "navn". Dette gjelder uavhengig av om logoen ligger forhåndsdefinert i selve printeren eller om logoen ligger i programvaren. Det følger av kassasystemforskrifta § 2-8-4 og § 2-8-5 at navnet på kvitteringene (salgskvittering og returkvittering) skal komme øverst på kvitteringen. Det tillates likevel at logoen kan vises før overskriften på kvitteringene.

Ja, det er greit. Etter kassasystemforskrifta § 2-8-1 skal kassasystemet for hvert kassapunkt kunne produsere X-rapporter, Z-rapporter, salgskvitteringer og returkvitteringer. Det er likevel tillatt å produsere alle Z-rapportene fra ett kassapunkt.

Ja, et produkterklært kassasystem uten display kan benyttes også før 1. januar 2019.

Bokføringsforskriften § 5-3-2 første ledd annet punktum lyder slik:

Beløp som registreres på kassaapparatet skal være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart.

Etter § 5-3-2a første ledd skal kvittering alltid skrives ut til kunden når beløp som registreres på kassaapparatet ikke er lett synlig.

Fra 1. januar 2017 er det kun tillatt å selge kassasystem som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Bokføringspliktige har frist til 1. januar 2019 med å anskaffe et slikt kassasystem, eller oppgradere det systemet han bruker.

Kassasystemforskrifta § 2-6 fjerde ledd krever at det ikke skal være mulig å avslutte et salg på slike system uten at systemet skriver ut en salgskvittering. Hensynet som ligger bak de nevnte bestemmelsene i bokføringsforskriften vil da være oppfylt. Skattedirektoratet legger derfor til grunn at et produkterklært kassasystem også tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften § 5-3-2a første ledd, jf. § 5-3-2. Hvis kassasystemet likevel har display, skal beløpene som registreres være lett synlig for kunden. Det vises også til bokføringsforskriften § 5-3-12 første ledd (i kraft fra 1. januar 2019):

Kassasystemet skal skrive salgsdokument (salgskvittering) til kunden for hvert salg og beløpet som registreres på kassasystem med display skal være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart.

Ja, det kan gis overtredelsesgebyr og tvangsmulkt også til utenlandske leverandører.

Loven gjelder enhver leverandør som tilbyr kassasystem for salg, utleie eller utlån på det norske markedet, uavhengig av om dette skjer fra Norge eller fra utlandet.

En utenlandsk leverandør som selger direkte til bokføringspliktig fra utlandet må da produkterklære sitt system. Dersom han ikke gjør dette vil han kunne ilegges sanksjoner etter kassasystemlova.

Det samme gjelder hvis han har produkterklært kassasystemet, men det avdekkes at kassasystemet ikke tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta.

Det kan ilegges sanksjoner mot leverandører ved salg av mangelfulle kassasystem etter 1. januar 2017.

Det er leverandør av kassasystemet som skal sende inn produkterklæring. Leverandør av kassasystemer er definert i kassasystemlova § 2 bokstav e:

produsent eller importør som enten sjølv eller gjennom forhandlar sel eller tilbyr kassasystem mv. for sal, utleige eller utlån til bokføringspliktig som nemnt i § 1, og forhandlarar og andre som tilpassar kassasystem for dei bokføringspliktige.

Når en importør av kassasystemet ikke gjør tilpasninger i systemet kan den utenlandske produsenten levere produkterklæring. Dersom den utenlandske produsenten ikke leverer produkterklæring, må importør sørge for at produkterklæring blir sendt inn.

Etter bokføringsforskriften § 5-3-15 skal kassasystemet i sin helhet befinne seg i Norge. Elektronisk journal skal til enhver tid oppbevares i Norge. Dette tolkes slik at det ikke vil være tillatt å oppbevare elektronisk journal i utlandet for så å overføre en backup til Norge for oppbevaring. Denne endringen trer i kraft 1. januar 2019. Inntil dette tidspunktet er det de vanlige oppbevaringskravene som gjelder.

Gjeldende oppbevaringskrav:

Elektronisk regnskapsmateriale kan oppbevares i Danmark, Finland, Island og Sverige dersom det er elektronisk tilgang fra terminal eller lignende i Norge, jf. bokføringsforskriften § 7-5, jf. forskrift 3. juni 2010 nr. 759 om oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i andre EØS-land.

Etter gjeldende dispensasjonspraksis gis det tillatelse til oppbevaring i land innen EØS og andre land vi har skatteavtale med som regulerer utveksling av opplysninger, forutsatt at oppbevaringen skjer som ledd i en felles konsernløsning.

All kontinuerlig bruk skal lagres fortløpende i elektronisk journal, jf. kassasystemforskrifta § 2-7 første ledd. Da alle opplysningene som skal registreres i elektronisk journal ikke er omfattet av XML-eksporten, må elektronisk journal oppbevares i hele oppbevaringstiden. Det er ikke tilstrekkelig at dataene oppbevares i henhold til kravene i SAF-T formatet.

En virksomhet har kjøpt opp en annen virksomhet og ber forhandleren om å endre organisasjonsnummer på kassen, samt nullstille tellere. Er dette greit i forhold til de nye kravene?

Kjøp/overdragelse av virksomhet regnes ikke som salg av kassasystem etter kassasystemlova.

En forhandler kan derfor endre organisasjonsnummer og andre faste opplysninger i kassasystemet, herunder nullstille tellere, uten å komme i konflikt med regelverket.

Dette vil gjelde ved

Kjøp av virksomhet (innmat)
Fusjoner og fisjoner
Omdannelser
Eventuelle andre omorganiseringer

En Z-rapport viser et sammendrag av registreringene i kassasystemet i løpet av en dag. Etter at Z-rapport er produsert, skal registreringene i kassasystemet nullstilles slik at de ikke kommer med på neste Z-rapport. Det skal kun være én Z-rapport pr. kassapunkt pr. dag (dagsrapport).

Det følger av kassasystemforskrifta § 2-8-1 første punktum at kassasystemet skal kunne produsere X-rapporter, Z-rapporter, salgskvittering og returkvitteringer for hvert kassapunkt. Kravet til innhold i X- og Z-rapporter følger av kassasystemforskrifta §§ 2-8-2 og 2-8-3.

Tilsvarende følger det av bokføringsforskriften § 5-3-14 første ledd, i kraft fra 1. januar 2019, at den bokføringspliktige skal utarbeide en Z-rapport fra hvert enkelt kassapunkt ved dagens slutt.

I § 5-3-14 gis det også nærmere anvisning på hvordan kassa-avstemmingen skal gjennomføres. Herunder fremgår det at avstemmingen skal foretas for det enkelte kassapunkt. Hvis kassapunktene betjenes av flere operatører som har egen kassaskuff, skal avstemmingen foretas for hver enkelt operatør. Opplysning om hver enkelt operatørs kontantsalg fordelt på betalingsmiddel skal fremgå av Z-rapporten, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 første ledd bokstav h, jf. § 2-8-3. Dersom operatøren selv skal foreta avstemming av sitt kontantsalg, kan dette gjøres på grunnlag av særskilte operatørrapporter som kjøres når vedkommende avslutter arbeidet. Slike rapporter skal ikke påvirke innholdet i den dagsrapporten (Z-rapport) som skal produseres ved dagens slutt.

Kassasystemregelverket er ikke til hinder for at forhandlere selger slike system. Bokføringspliktige har lov å bruke disse frem til 1. januar 2019. Dere har opplysningsplikt overfor kunden om at kassasystemet må oppgraderes eller skiftes ut innen 1. januar 2019 for å kunne brukes etter dette tidspunktet.

Kassasystemlovas virkefelt, jf. § 1:

"Denne lova gjeld leverandørar av kassasystem som nemnt i § 2 bokstav e. Lova fastsett krav til kassasystem mv. som blir tilbode for sal, utleige eller utlån til bokføringspliktig som nemnt i bokføringslova § 2."

Leverandør av kassasystem er definert i kassasystemlova § 2 bokstav e:

Leverandørene kan kun selge kassasystem som tilfredsstiller kassasystemlova/forskrifta etter 1. januar 2017, enten leverandøren selger direkte til kunden eller via forhandler. En forhandler som ikke er produsent eller importør, men som kun selger kassasystem uten å gjøre tilpasninger for kunden, er ikke leverandør etter kassasystemlova. Regelverket er ikke til hinder for at slike forhandlere selger ut kassasystem de har på lager pr. 1. januar 2017. Kunden må informeres om at systemet må oppgraderes eller skiftes ut innen 1. januar 2019.

Krav til å bruke kassasystem som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta gjelder bokføringspliktige som har kontantsalg, jf. bokføringsloven § 10a (i kraft fra 1. januar 2019).

Kontantsalg er definert slik, jf. kassasystemlova § 2 bokstav a:

sal av varer og tenester der kjøparen si betalingsplikt overfor seljar blir gjort opp ved levering, ved bruk av betalingskort eller kontantar som betalingsmiddel. Sal over internett eller ved oppkrav blir ikkje rekna som kontantsal.

Hoteller vil regelmessig ha kontantsalg etter denne definisjonen, og må benytte et kassasystem etter kassasystemlova for å dokumentere kontantsalg. Ordre-/bookingsystemer mv. omfattes ikke av regelverket for kassasystemer, men ved integrerte systemer må systembeskrivelsen gi en kortfattet beskrivelse av de ulike delmodulene, jf. kassasystemlova § 3 annet ledd. Om unntak for krav til å bruke kassasystem etter kassasystemlova se Unntak fra krav til å benytte kassasystem etter kassasystemlova.

Nei, salg av bonger på festivaldagen, må registreres som annen innbetaling. Salget finner sted når bongene løses inn i øl. Salgskvittering må skrives ut på dette tidspunktet, hvor betalingsmiddelet angis som "ølbong", eller tilsvarende.

Dette innebærer en endring i forhold til tidligere akseptert praksis, hvor vi har uttalt at salg av øl, kan registreres på det tidspunktet det betales for bongene. De nye kassasystemreglene skjerper imidlertid kravene for å skrive kvittering på det tidspunktet varer/tjenester "passerer" kassapunktet. Dette må også gjelde på festivaler. Dersom kunden ikke har rett til å få ubenyttede bonger refundert, må verdien av eventuelle ubenyttede bonger ved festivalens slutt registreres som en del av den avgiftspliktige øl-omsetningen.

Dersom det oppstår en feil i kassasystemet, kan systemet likevel brukes til å registrere kontantomsetningen. Det er en forutsetning at alle registreringer gjort i nødmodus kan spores i elektronisk journal og i standard eksport-XML (SAF-T)

I henvendelsen skisseres følgende løsning: "Dersom nødmodus tillates kan salget fortsette, men operatør vil få opp en dialogboks mellom hvert salg som sier at det er en kritisk feil på skuff/skriver som må repareres. Denne meldingen må kvitteres ut for hvert salg (trykk OK)".

Bokføringsforskriften § 5-3-11 som trer i kraft 1. januar 2019, lyder:

§ 5-3-11. Reserveløsninger

Dersom det oppstår feil i et kassasystem, og feilen medfører at kravene i kassasystemlova § 3 eller kassasystemforskrifta § 2-1 til § 2-8 ikke oppfylles, skal feilen rettes uten ugrunnet opphold. Inntil feilen er rettet skal den bokføringspliktige ta i bruk hensiktsmessige reserveløsninger.

Merknaden til bestemmelsen lyder slik (hentet fra høringsnotatet):

Dersom feilen er av en slik karakter at kassasystemet må bringes inn for service, vil en hensiktsmessig reserveløsning være å anskaffe en låne-/leiekasse. I et kortere tidsrom, inntil denne er på plass, vil det kunne benyttes et mer manuelt system med daterte, nummererte kvitteringer eller lignende. Det samme vil gjelde hvis det oppstår kortvarige avbrudd grunnet strømbrudd eller lignende, eller ved utendørs salg, hvor det pga. værforhold (ekstrem kulde mv.) ikke lar seg gjøre å benytte kassasystemet. Det er viktig at den bokføringspliktige dokumenterer hvorfor det ikke er benyttet kassasystem i den aktuelle perioden.

Både utskrift av kvitteringer og logging av skuffeåpninger er sentrale krav i regelverket. Regelverket forutsetter dessuten at feilen skal rettes uten ugrunnet opphold. Det kan oppstå situasjoner hvor bruk av kassasystemet i nødmodus er mer hensiktsmessig enn å skrive manuelle kvitteringer. Dette kan f.eks. være i en dagligvareforretning, hvor det er kort tid mellom transaksjonene og hvor man ofte bruker strekkoder for å registrere omsetningen. Den skisserte løsningen kan benyttes i slike tilfeller, forutsatt at alle registreringer gjort i nødmodus kan spores i elektronisk journal og i standard eksport-XML (SAF-T).

Det forutsettes at det samme dag tas nødvendige skritt til å få rettet feilen, eventuelt anskaffe lånekasse. Hvis skriver ikke kan benyttes, må det legges til rette for at det kan skrives manuell kvittering til kunden på forespørsel.

Hvordan en skal behandle kredittsalg i et kassasystem er omtalt i en egen uttalelse om Nye krav til kassasystemer – registrering av kredittsalg.

Dersom et salg delvis gjøres opp med kontanter eller andre betalingsmidler og delvis skal faktureres, kan dette gjøres på følgende måter:

Det som ikke betales kontant blir fakturert på et senere tidspunkt. Det skrives salgskvittering for den delen av salget som betales kontant. For den delen av salget som skal faktureres på et senere tidspunkt, skrives det en utleveringskvittering. Det som betales som kontant, kommer med som kontantsalg i X- og Z-rapporten, mens det som faktureres senere kommer med som utleveringskvittering, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 første ledd, bokstav v.
Det som ikke betales kontant blir fakturert fra kassapunktet på salgstidspunktet. Det skrives salgskvittering for den delen av salget som betales kontant. For den delen av salget som faktureres, skrives det en kvittering for kredittsalg. Det som betales som kontant, kommer med som kontantsalg i X- og Z-rapporten, mens det som faktureres kommer med som kredittsalg, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-2 annet ledd. Alternativt kan kontantsalg og kredittsalg fremkomme på samme salgskvittering. Dette forutsetter at kassasystemet har funksjonalitet til å "telle" kontantsalget og kredittsalget hver for seg.
Dersom virksomheten i all hovedsak har kontantsalg og unntaksvis kredittsalg, kan følgende løsning benyttes: På salgstidspunktet skrives det en salgskvittering som medtas som kontantsalg på X- og Z-rapport. Betalingsmiddel angis som kontant. I uttalelsen om kredittsalg er det sagt at "for å forklare differanser mellom opptalt kontantbeholdning og Z-rapporten, må dagsoppgjøret vedlegges kopi av salgskvitteringen eller ha en referanse til salgskvitteringens nummer." Den bokføringspliktige kan i stedet for å føre en kundespesifikasjon fremlegge kopier av salgsdokumentasjonen ordnet pr. kunde, jf. bokføringsforskriften § 3-1 annet ledd.

Utleveringskvitteringer skal være nummererte, og ikke inngå i samme nummerserie som salgskvitteringer, og skal som hovedregel inneholde beløp.

Dersom kassasystemet blir benyttet til å registrere kredittsalg som blir fakturert på et senere tidspunkt, skal det skrives ut en kvittering som viser hva slags varer og tjenester som er levert, jf. kassasystemforskrifta § 2-8-7. Det fremkommer ikke direkte av forskrifta hvilket innhold utleveringskvitteringen skal ha. Utleveringskvitteringen skrives ut som erstatning for salgskvittering og må vise nummer, dato/tidspunkt og hva som er levert. Denne beskriver hvilke data som skal medfølge en eksport fra elektronisk journal.

Salgskvittering/faktura knyttet til salget, vil bli skrevet ut på et senere tidspunkt med nummer for salgskvittering. Nummeret på utleveringskvitteringen skal derfor ikke inngå i samme nummerserien som brukes for salgskvitteringer.

Etter kassasystemforskrifta § 2-8-2 første ledd bokstav v skal X-rapport inneholde antall utleveringskvitteringer og beløp. Beløp må derfor angis på en utleveringskvittering. Dersom beløpet ikke er kjent på utleveringstidspunktet, kan det føres 0 i beløp. I tillegg må det angis på utleveringskvitteringen at salgsverdi ikke er kjent på utleveringstidspunktet. Dersom det gis rabatt på utleverte varer, og rabattbeløpet ikke er kjent på utleveringstidspunktet, skal varen angis med beløp før rabatt.

Krav til å bruke et kassasystem som oppfyller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta for å registrere og dokumentere kontantsalg gjelder alle som er bokføringspliktige etter bokføringsloven. De bokføringspliktige har frist til 1. januar 2019 med å oppgradere sitt kassasystem eller anskaffe nytt kassasystem. Det er ikke unntak for foretak som inngår i internasjonale kjeder.