Koronavirus – viktig informasjon fra Skatteetaten

Rettledning for utfylling og innlevering av tredjepartsopplysninger om betaling for pass og stell av barn

Oppdatert oktober 2020.

Kort om

Både private og offentlige barnehager og skolefritidsordninger er opplysningspliktige til Skatteetaten. Det skal leveres inn tredjepartsopplysninger om foreldre/foresattes påløpte kostnader for pass og stell av barn i løpet av inntektsåret. Fritidsordninger i regi av idrettsforening, sportsklubb mv. skal også rapportere hvis fritidsordningen er av tilsvarende art som skolefritidsordning på barneskole.

Fristen for rapportering er 20. januar i året etter inntektsåret.

Hvem skal levere opplysninger

Institusjoner som mottar betaling for pass og stell av barn skal gi opplysninger om kostnader som er påløpt i året for foreldre og andre foresatte for pass og stell av barn.

Offentlige barnehager og skolefritidsordninger

Offentlige barnehager (herunder barneparker) og offentlig organiserte skolefritidsordninger plikter å rapportere opplysninger om foreldre/foresattes påløpte kostnader for pass og stell av barn. Hvor offentlige barnehager og skolefritidsordninger drives av kommunen, er det kommunen som er opplysningspliktig.

Private barnehager og skolefritidsordninger

Private barnehager (herunder barneparker) og skolefritidsordninger er pliktig til å rapportere opplysninger over foreldre/foresattes kostnader for pass og stell av barn.

Privat barnepassordning der foreldre mv. har opplysningsplikt om barnepass i a-meldingen omfattes ikke.

Fritidsordninger i idrettsforening mv. eller andre foreninger

En del idrettsforeninger og sportsklubber driver fritidsordning for barn rett etter skoletid som et alternativ til skolenes skolefritidsordning. Fritidsordninger med tilbud som tilsvarer skolefritidsordning på barneskole skal gi opplysninger om pass og stell.   

Det er et vilkår at ordningen er etablert som et alternativ til skolefritidsordning på barneskole, både med hensyn til tidsrom og regularitet. Fritidsordning som har åpent før skoletid eller som utvides til heldagstilbud noen uker i skoleferien omfattes også.

Idrettslag og foreninger er opplysningspliktige for fritidsordning med:

  • tilbud rett etter skoletid 3 dager eller mer i uken, eventuelt har tilbud også før skoletid
  • tilbud gjennom hele skoleåret eller en sesong
  • tilbud for barn i alderen 5-11 år, eventuelt for et avgrenset aldersintervall
  • tilbud som er åpent for alle barn i det aktuelle aldersintervallet, uten krav om faglige kvalifikasjoner, dvs. ikke spisset aktivitetstilbud for særskilt utvalgte barn 
  • avtale om opphold faste dager i uken for det enkelte barn
  • fellesaktiviteter ute og/eller inne

Fritidstilbud som ikke gir opplysningsplikt:

  • Tidsbegrenset/kortvarige /sporadiske aktivitetstilbud i regi av lag og foreninger i SFO-tiden anses ikke som en fullverdig fritidsordning.
  • Idrettsklubbens organiserte treningsopplegg senere på ettermiddagen/kvelden/helger, f.eks. trening med klubbens aldersbestemte lag, er fritidstilbud av en annen art enn SFO/idrettsfritidsordning.

Ingen dispensasjonsadgang ved opplysningsplikt

Skatteetaten kan ikke gi den enkelte opplysningspliktige dispensasjon fra opplysningsplikten. Tredjepartsopplysninger som ikke er levert innen fristen kan som hovedregel ilegges tvangsmulkt.

Tvangsmulkt ved for sent eller ikke leverte oppgaver

Opplysningspliktige som ikke har levert oppgaver innen fristen, kan ilegges tvangsmulkt, jf. skatteforvaltningsloven § 14-1

Opplysninger anses ikke levert når de:

  • er helt uteblitt
  • er sendt eller levert til lokalt skattekontor
  • mangler 11-sifret fødselsnummer eller D-nummer for personlige skattepliktige
  • mangler 9-sifret organisasjonsnummer
  • mangler fullt navn, adresse og landkode til personer som ikke er tildelt fødsels- eller organisasjonsnummer
  • er levert på en måte som ikke følger Skatteetatens bestemmelser

Vedtak om tvangsmulkt sendes ut noen dager etter ordinær frist med orientering om at mulkt vil løpe fra en bestemt fremtidig dato hvis opplysningene ikke blir levert. Tvangsmulkten utgjør 1 rettsgebyr per dag opplysningene uteblir og opp til 50 rettsgebyr.

Du unngår tvangsmulkt ved å levere opplysningene innen den nye fristen som er gitt i vedtaket. Da starter ikke den varslede tvangsmulkten å løpe.

Oppdatering av kontaktopplysninger

Skatteetatens oppgavegiverregister henter opplysningspliktiges organisasjonsnavn og adresse automatisk fra Enhetsregisteret i Brønnøysund. Det er derfor viktig at disse opplysningene til enhver tid er oppdatert. Dette gjøres ved å fylle ut samordnet registermelding.

Skatteetaten sender ut informasjonsbrev og vedtak mm. til opplysningspliktige elektronisk i Altinn. Det er derfor svært viktig at den/de som skal motta varsel om nye meldinger på vegne av opplysningspliktig, har registrert sin e-postadresse og mobilnummer for SMS i Altinn. Dette gjøres ved å fylle ut "Din kontaktinformasjon for virksomheten" og "Varslingsadresser for virksomheten" under virksomhetens "profil" i Altinn.

Eventuelle endringer i Skatteetatens oppgavegiverregister vedrørende kontaktinformasjon, dvs. navn og telefon-/mobilnummer og e-postadresse til kontaktperson i forbindelse med innsending av tredjepartsopplysninger, kvitteringer og feilmeldinger, må imidlertid meldes til oss via Altinn-skjema: RF-1312 Nye opplysninger til oppgavegiverregisteret – tredjepartsopplysninger.

Hvilken informasjon skal du oppgi

Organisasjonsnummer og navn til opplysningspliktig

Alle opplysningspliktige som rapporterer tredjepartsopplysninger til Skatteetaten, skal bruke organisasjonsnummeret sitt tildelt fra Enhetsregisteret i Brønnøysund.

Oppgi det juridiske organisasjonsnummeret til hovedenheten for å identifisere opplysningspliktige private barnehager og skolefritidsordninger.

Organisasjonsnummer er et ni-sifret registreringsnummer som tildeles av Enhetsregisteret ved Brønnøysundregistrene for en organisasjon (foretak, idrettslag og lignende). Nummeret brukes for å gi organisasjonen og juridiske personer en unik og entydig identifikator overfor offentlige myndigheter og andre organisasjoner.

Enhetsregisteret bør kontaktes dersom det er feil ved organisasjonsnummeret, organisasjonsnummeret skal endres eller dersom organisasjonsnummeret mangler.

Har du ikke juridisk organisasjonsnummer? Se Brønnøysundregisteret og på Altinn for mer informasjon og søknadsskjema.

Du skal også oppgi navn til opplysningspliktig.

Identifisering av betaleren

Oppgi fødselsnummer eller D-nummeret til den som har betalt kostnader til pass og stell av barn. For utlendinger som bare har fått tildelt D-nummer, skal dette benyttes.

Med betaler menes den som betaler faktura for pass og stell av barn i barnehage og/eller skolefritidsordning. Betaler er normalt foreldre eller andre foresatte.

Dersom en offentlig instans eller arbeidsgiver har betalt fakturaen, er slik betaling ikke opplysningspliktig.

Fødsels- og D-nummer benyttes av skattemyndighetene til å identifisere de skattepliktige. For å få en korrekt fastsetting av den enkelte betaler (skattepliktige), er det viktig at korrekt nummer blir oppgitt. Opplysningspliktig kan kreve at betaler (skattepliktige) oppgir fødselsnummeret sitt.

Dersom fødselsnummer mangler eller er oppgitt feil, vil oppgaven bli regnet som uidentifisert, og ansett som ikke levert (avvist). Grunnlaget for foreldrefradraget vil dermed ikke bli forhåndsutfylt på skattemeldingen ved slike tilfeller.

Du skal også oppgi fullstendig navn til betaleren.

Beløp

Beløpet skal oppgis i hele kroner. 

Det er beløp som er påløpt (fakturert) for pass og stell av barn i løpet av inntektsåret som skal oppgis. Kostnadene påløper etter hvert som pass av barnet utføres. Fradraget gis uavhengig av om de påløpte kostnadene er betalt eller om de er forfalt innen utløpet av inntektsåret. Foreldrenes/foresattes påløpte kostnader skal derfor rapporteres selv om deler av beløpet ikke er betalt. Er det mottatt forskuddsbetaling for etterfølgende inntektsår eller etterbetaling for tidligere inntektsår, skal slik betaling ikke tas med i oppgaven.

Kun oppholdskostnadene skal rapporteres. Er utgifter til kost (matpenger) i barnehagen/skolefritidsordning inkludert i foreldrebetalingen, skal beløp til matpenger trekkes fra ved rapporteringen.

Kostnader til ekstraaktiviteter som har vært utført i regi av barnehagen, skolefritidsordningen eller fritidsordningen, for eksempel svømming eller ridning, skal rapporteres.

Varselsgebyr og forsinkelsesrente skal ikke rapporteres.

Dersom betaler har flere barn i barnehage/skolefritidsordning/fritidsordning hos samme opplysningspliktig, skal kostnadene rapporteres samlet, i én oppgave.

I noen tilfeller vil foreldre/foresatte ha krav på foreldrefradrag, selv om andre har betalt og dette ikke er rapportert fra barnehagen/skolefritidsordningen. Dette gjelder:

  • betaling som er dekket av sosialkontoret i medhold av sosialtjenesteloven (kun etter denne loven)
  • betaling fra arbeidsgiver for den delen av tilskudd til barnehage som foreldre/foresatte er skattlagt for eller som de har refundert til arbeidsgiver.

I disse tilfellene må foreldre/foresatte selv føre beløpet på skattemeldingen og dokumentere at beløpet er fradragsberettiget. Det er skattekontoret, ikke opplysningspliktig, som skal vurdere retten til foreldrefradrag.

Eventuelle andelsinnskudd foreldrene har i barnehagen, er ikke rapporteringspliktig for barnehagen. Disse innskuddene må foreldrene selv oppgi i skattemeldingen da dette er skattepliktig formue.

Når skal du rapportere

Du skal sende opplysningene elektronisk via Altinn til Skatteetaten innen 20. januar i skattefastsettingsåret. Det gis ikke utsettelse på innleveringsfristen.

Dersom opplysningspliktig får problemer med å overholde innleveringsfristen, skal Skatteetaten kontaktes via e-postadresse [email protected]

Hvordan skal du rapportere

Riktig identifisering av oppgaven

Hver oppgave må ha en unik identifikator (nøkkel). Den unike identifikatoren for en oppgave er satt sammen av:

  • Inntektsår
  • Opplysningspliktiges organisasjonsnummer
  • Oppgaveeiers (betalerens) fødsels- eller D-nummer

Det er viktig å rapportere nøyaktig på disse feltene. Trenger du senere å korrigere eller slette opplysninger på en tidligere rapportert oppgave, må den nye oppgaven ha samme unike identifikator som den opprinnelige oppgaven (se Korrigere opplysninger).

Innsending i Altinn

Det er to måter å sende inn oppgaver på i Altinn:

1. RF-1241 Tredjepartsopplysninger - pass og stell av barn

Manuelt utfyllingsskjema ment for opplysningspliktige som har få oppgaver å levere. På grunn av begrensninger i Altinn bør du ikke sende inn flere enn 50 oppgaver i en leveranse. (Send heller flere leveranser med færre oppgaver).

2. RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg

I dette skjemaet kan du laste opp en eller flere XML-filer med tredjepartsopplysninger og sende inn (se "Beskrivelse av filformatet").

Ingen oppgaver å levere

Opplysningspliktige som ikke har hatt barnepassdrift i løpet av året det rapporteres for, må rapportere elektronisk at de ikke har noen oppgaver å levere. Dette gjøres i Altinn-skjemaet for manuell registrering RF-1241 Tredjepartsopplysninger - pass og stell av barn.

"Ingen oppgaver å levere" kan også rapporteres som egen leveransetype i RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg.

Slik oppgave må sendes for å unngå vedtak om tvangsmulkt for manglende levering.

Beskrivelse av filformatet

Formatbeskrivelsen viser hvordan en XML-fil for rapportering av oppgaver over betaling for pass og stell av barn skal bygges opp. Dokumentene finner du ved å følge denne lenken:

Formater og tekniske spesifikasjoner – Pass og stell av barn

Formatbeskrivelsen skal benyttes av opplysningspliktige/innsendere som skal rapportere tredjepartsopplysninger via Altinn-skjemaet RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg.

Kontroll av innhold

Før innsending av tredjepartsopplysninger til Skatteetaten, må opplysningspliktig kontrollere at opplysningene i leveransen er korrekte. Tredjepartsopplysninger som ikke er korrekt utfylt vil bli avvist og ansett som ikke levert. Tvangsmulkt kan ilegges.

Sjekk at:

  • det er benyttet riktig organisasjonsnummer for oppgavegiver (opplysningspliktig)
  • det er brukt riktig inntektsår 
  • beløpet er avrundet til nærmeste hele krone (vanlig avrundingsregel) 
  • det er brukt riktig fødselsnummer, D-nummer eller organisasjonsnummer for vederlagsmottaker
  • kontaktinformasjon for leveransen er riktig

Rette feil

Korrigere opplysninger

For å korrigere en oppgave må du sende inn oppgaven på nytt. Ny innsending krever at oppgaven har samme unike identifikator som den opprinnelige oppgaven. 

Den unike identifikatoren for en oppgave er satt sammen av:

  • Inntektsår
  • Oppgavegivers (opplysningspliktiges) organisasjonsnummer
  • Oppgaveeiers (betalerens) fødselsnummer eller D-nummer

Når endringsmelding mottas av Skatteetaten vil oppgaven erstatte tidligere innsendt oppgave. Den siste oppgaven du sender inn blir da den gjeldende oppgaven.

Slette opplysninger med feil

Du kan sende en erstatningsoppgave med samme unike identifikator som den opprinnelige oppgaven, og alle beløp satt til 0. Øvrig informasjon i oppgaven er uvesentlig, men obligatoriske felter må fylles ut. Se Formater og tekniske spesifikasjoner.

Feil i den unike identifikatoren (nøkkelen) til en oppgave medfører alltid at innsendt oppgave må slettes, og at ny og fullstendig oppgave med korrekt identifikator må sendes inn dersom det skal rapporteres opplysninger om den aktuelle næringsdrivende.

Eksempler på korrigering eller sletting av innsendte opplysninger

Eksempel 1 (feil beløp):
Første leveranse inneholder 1 000 oppgaver. Det avdekkes at det er levert feil beløp på 40 av oppgavene.

Ny innsending (korreksjon):
En ny leveranse bestående av 40 oppgaver med samme unike identifikator og korrigert beløp. De 40 endringsmeldingene erstatter de 40 opprinnelig innsendte oppgavene i sin helhet og totalt 1 000 oppgaver er oppgitt til Skatteetaten.

Eksempel 2 (forveksling):
En oppgave leveres med et fødselsnummer som tilhører feil person (forveksling).

Ny innsending (korreksjon):
Hele oppgaven for denne personen må annulleres, det vil si at den må rapporteres på nytt med beløpet satt til 0. Samtidig må det også leveres en ny og fullstendig oppgave med korrekt fødselsnummer og beløp.

Eksempel 3 (dublett):
Flere oppgaver i en leveranse inneholder samme fødsels- eller D-nummer (dubletter). Alle oppgavene med samme unike identifikator i en leveranse blir avvist i Skatteetatens system. Oppgaver som avvises i dublettkontroll fremkommer i tilbakemeldingen fra Skatteetaten (se "Tilbakemelding fra Skatteetaten").

Ny innsending (korreksjon):
For å korrigere en oppgaveeier som har blitt avvist i dublettkontrollen må det sendes en ny oppgave med oppgaveeiers fødsels- eller D-nummer og korrekt totalbeløp.

Eksempel 4 (uidentifiserte tredjepartsopplysninger):
Dersom det blir levert oppgaver med ugyldig eller manglende fødsels- / D-nummer, vil disse bli avvist. Disse oppgavene må rapporteres på nytt med korrekt fødsels / D-nummer (se ”Riktig identifisering av oppgaven”).

Hva bruker vi opplysningene til

Ektefeller får automatisk 50 prosent av foreldrefradraget hver på skattemeldingen når barnehage/skolefritidsordning rapporterer kostnader til pass og stell av barn. Det vil si at rapporterte utgifter for begge summeres og det samlede fradraget begrenses til maksimalt fradrag for parets samlede antall barn under 12 år (også barn som ikke er felles teller med). Det samme gjelder når foreldrene er samboere og tidligere år har markert i sine skattemeldinger at de har "Felles barn med samboer". Da behandles de som ektefeller når det gjelder deling av fradraget. Er kostnadene rapportert på mor, vil ikke fradragsbeløpet bli forhåndsutfylt i fars skattemelding uten at samboerskap med fellesbarn er registrert i Skatteetatens systemer.

For utfyllende informasjon om fordeling av foreldrefradrag, for eksempel ved særkullsbarn, se ”Foreldrefradrag” i Skatte-ABC eller kontakt skattekontoret.

Tredjepartsopplysningene brukes i produksjon av skattemeldingen. Skatteetaten har laget en ny versjon av skattemeldingen, som mange skattepliktige får. I den nye skattemeldingen er dagens poster erstattet med temaer. Men noen får fortsatt skattemeldingen med poster og derfor bør dere referere til både poster og temaer i årsoppgavene. 

Under er posthenvisning og temahenvisning for betaling for pass og stell av barn i skattemeldingen:

Poster

Tema

Post 3.2.10 Foreldrefradrag (kostnader til barnehage mv.)

Familie og helse > Pass av barn (foreldrefradrag)

Aktuelt regelverk

Skatteforvaltningsloven § 7-10 første ledd, bokstav b.

Skatteforvaltningsforskriften §§ 7-10-5 til 7-10-8.

Skatteloven § 6-48

Kontaktinformasjon for leveransen

Ved innsending må det oppgis kontaktinformasjon for leveransen, dvs. navn og telefonnummer for kontaktperson for den spesifikke leveransen. Det bør i tillegg oppgis en e-postadresse og et mobilnummer hvor varsel (SMS) om meldinger (kvitteringer/feilmeldinger) kan sendes.

Tilbakemelding fra Skatteetaten

Den opplysningspliktige får en tilbakemelding i innboksen i Altinn når Skatteetaten har behandlet opplysningene. Har du oppgitt mobilnummer eller e-post i innsendingen, får du varsel på SMS/e-post når tilbakemeldingen har kommet.

Det er viktig at du kontrollerer tilbakemeldingen ved mottak, slik at eventuelle feil i de innleverte oppgavene kan rettes opp snarest mulig. Har du ikke mottatt tilbakemeldingen innen et par dager, må du kontakte oss på e-post: [email protected]

Feil på innsendte leveranser

Leveranser som er avvist vil vises på tilbakemelding og feilliste. Avviste leveranser kan skyldes at det er for mange feil eller avvik på innsendte oppgaver eller at oppgitt leveransetype på leveransen er feil eller mangler. Det er derfor viktig at du setter deg inn i hvordan korreksjoner rapporteres. Ta kontakt for å avklare fremgangsmåte for å korrigere feil hvis du er usikker.

Annullering av leveranser

Dersom du har behov for å annullere en leveranse, må Skatteetaten kontaktes.

Testing

For å avdekke mulige feil slik at selve rapporteringen blir mest mulig korrekt, anbefaler Skatteetaten at opplysningspliktig sender inn testoppgaver. Les mer om innsending av testoppgaver her.

Roller og rettigheter i Altinn

Når du skal sende inn tredjepartsopplysninger via Altinn, må du ha en Altinn-rolle på vegne av virksomheten du skal rapportere for. For å logge inn på Altinn må du ha et norsk fødselsnummer eller D-nummer.

For å fylle ut skjemaet trenger du Altinn-rollen Regnskapsmedarbeider, Revisormedarbeider eller Regnskapsfører uten signeringsrett.

Signering krever rollen Begrenset signeringsrettighet, Utfyller/Innsender eller Regnskapsfører med signeringsrett.

Om selskapet er revisorpliktig kreves rollen Revisorrettighet eller Ansvarlig revisor.

Dersom du ikke har noen av disse rollene, må du få en annen person i virksomheten til å delegere den til deg. I Altinn kan man administrere roller og rettigheter ut over de delegeringer som allerede er gjennomført via Enhetsregisteret.

Dersom du ikke har et norsk fødselsnummer eller d-nummer, kan virksomhetssertifikat brukes. For å bruke virksomhetssertifikat kreves det et norsk organisasjonsnummer.

Ta kontakt med Altinn brukerstøtte dersom du har problemer med roller, rettigheter eller pålogging.

Innhenting av fødsels- og organisasjonsnummer

Dersom du som opplysningspliktig har behov for å innhente fødselsnummer eller D-nummer fra andre enn eier, må du sende en skriftlig og begrunnet søknad til skattekontoret. Du kan kostnadsfritt få utlevert inntil 4 opplysninger per uke.

Har du en lengre liste med opplysninger du ønsker å få utlevert, må du betale for å få opplysningene. Omfatter forespørselen mer enn 4 personer, skal den sendes til:

Skatteetaten
Postboks 9200Grønland
0134 Oslo

Du kan også bruke vårt kontaktskjema.

Organisasjonsnummer kan innhentes hos:

Brønnøysundregistrene
Enhetsregisteret
Postboks 900
8910 Brønnøysund

www.brreg.no

Skatteetaten vil minne om at registrering av opplysninger om eier kan utløse meldeplikt til Datatilsynet.

Tildeling av D-nummer

Tildeling av D-nummer er regulert i forskrift 14. juli 2017 nr. 1201 til folkeregisterloven. Det fremgår av forskriften hvem som fysisk kan tildeles et D-nummer og hvem som kan rekvirere D-nummer, se § 2-2-3 og § 2-2-4 første ledd.

Skattepliktige som ikke har/kan få fødselsnummer skal ha D-nummer, jf. forskriften § 2-2-3 bokstav a. De skattepliktige kan henvende seg til spesifikke skattekontor for tildeling av D-nummer. For mer informasjon om fremgangsmåten for å rekvirere D-nummer, se her.

Dersom ikke annet er bestemt, skal rekvisisjonen skje på særskilt melding - RF-1450B Rekvisisjon av D-nummer. Av bestemmelsen fremgår det også hvilke krav som stilles til legitimasjon, jf. forskriften § 2-2-4 annet ledd.

Årsoppgave til skattepliktig

Den skattepliktige skal ha kopi av de opplysningene som er sendt til Skatteetaten innen 15. februar året etter inntektsåret. Det skal alltid fremgå av årsoppgaven at opplysningene også er sendt skattemyndighetene.

Det er ikke gitt spesielle formkrav til årsoppgaven, men den er skal inneholde de samme opplysninger om identifikasjon og oppgitte beløp som er gitt til Skatteetaten.

Tredjepartsopplysningene brukes i produksjon av skattemeldingen. Skatteetaten har laget en ny versjon av skattemeldingen, som mange skattepliktige får. I den nye skattemeldingen er poster erstattet med temaer. Men noen mottar fortsatt en versjon av skattemeldingen med poster og derfor bør dere referere til både poster og temaer i årsoppgavene. 

Årsoppgaven skal inneholde:

  • navn og fødselsnummer/organisasjonsnummer på skattepliktig
  • navn og organisasjonsnummer på den opplysningspliktige
  • oversikt over rapporterte opplysninger om skattepliktig
  • melding om at likelydende opplysninger er sendt Skatteetaten
  • post/temahenvisning til skattemeldingen