Rettledning for utfylling og innlevering av tredjepartsopplysninger om betalinger til selvstendig næringsdrivende

I denne rettledningen gjennomgås rapporteringsreglene for betalinger til selvstendig næringsdrivende (uten fast forretningssted). Revidert oktober 2018.

Innledning

I denne rettledningen gjennomgås rapporteringsreglene for tredjepartsopplysninger om betalinger til selvstendig næringsdrivende, herunder hvilke utbetalinger som gir utbetaler en plikt til å levere tredjepartsopplysninger, og hva som omfattes av opplysningsplikten. Rettledningen inneholder både praktiske, juridiske og datatekniske opplysninger vedrørende utfylling og innsending av tredjepartsopplysningene.

Alle næringsdrivende oppdragsgivere som har kjøpt tjenester fra selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted i inntektsåret omfattes av opplysningsplikten og skal rapportere det fakturerte beløpet, ekskl. mva. (Om fast forretningssted, se "Opplysningsplikt").

Rapporteringen av utbetaling til selvstendig næringsdrivende vil være med på å avgjøre om den som utfører tjenesten og mottar vederlag (oppdragstakeren) skal ha skattemelding for næringsdrivende. (Når driften er for liten til å anses som næringsvirksomhet, får oppdragstakeren i stedet skattemelding for lønnstaker). Opplysningene vil bli forhåndsutfylt i skattemeldingen til den næringsdrivende og benyttes også til kontrollformål. Det er derfor viktig at innleveringsfristen 15. februar overholdes, og at feil som oppdages rettes opp så snart som mulig, og senest 1.mars for å få endringen hensyntatt på skattemeldingen.

Rapporteringen via altinn i RF-1321/RF-1301 erstatter tidligere rapportering via lønns- og trekkoppgaven på kode 401.

Opplysningsplikt

Opplysningsplikten for utbetalinger til selvstendig næringsdrivende er hjemlet i skatteforvaltningsloven § 7-10 bokstav e og skatteforvaltningsforskriften § 7-10-23 til § 7-10-25.

Opplysningene skal leveres ukrevd og skal være identifisert med organisasjonsnummer (9 siffer) for mottaker av betalingen, dvs. den selvstendig næringsdrivende.

Unntaksvis mangler små enkeltpersonsforetak organisasjonsnummer fordi det har ikke registreringsplikt i enhetsregisteret, men det forutsetter både at foretaket er uten ansatte og at den næringsdrivende skal ikke betale merverdiavgift. Da skal mottakeren identifiseres med eierens fødselsnummer (11 siffer). Alle næringsdrivende har likevel rett til å registrere seg for å få et organisasjonsnummer og da skal det brukes ved rapporteringen. Merk at organisasjonsnummer er nødvendig for å opprette bankkonto på foretaket.

Tredjepartsopplysningene skal leveres via Altinn på internett.

Opplysningsplikten gjelder når:

  • det utbetales vederlag for tjenester av teknisk, håndverksmessig, juridisk, regnskapsmessig eller annen art
  • oppdragstakeren er selvstendig næringsdrivende som ikke driver fra fast forretningssted i Norge og
  • oppdragsgiver/utbetaler er næringsdrivende foretak, skattefritt selskap/forening/institusjon, offentlig myndighet eller boligselskap, dvs. ikke er privatperson

Enhetsregisteret i Brønnøysund viser om oppdragstakeren er organisert som et enkeltpersonsforetak og dermed er selvstendig næringsdrivende.

Vederlag til næringsvirksomhet organisert som aksjeselskap eller et ansvarlig selskap, gir ikke opplysningsplikt om betalingen.

Om enkeltpersonsforetaket har et fast forretningssted, må oppdragsgiver avklare med den næringsdrivende oppdragstaker. Eventuelt kan skattekontoret gi veiledning.

Et fast forretningssted kan være

  • kontor med lønnet personale,
  • kontor med telefonsvarer for bestilling av oppdrag, (ikke telefonsentral uten tilknytning til den enkelte utøver)
  • kontorfellesskap med andre
  • hjemmekontor, særskilt innredet rom med utstyr til bruk i virksomheten
  • kontor med vanlig åpningstid eller til regelmessige tider bekjentgjort på forhånd
  • et bestemt sted gjort kjent for offentligheten som fast forretningssted

Har den selvstendig næringsdrivende kun en telefonadresse, privat telefon betjent av familiemedlemmer eller automatisk telefonsvarer, kan det tilsi at virksomheten ikke har fast forretningssted. Hvis det fortsatt er tvil om det er fast forretningssted, skal opplysningene rapporteres.

Er oppdragstakeren ikke registrert med et foretak i enhetsregisteret, må utbetaler vurdere om oppdragstakeren faktisk ikke driver næringsvirksomhet, men i stedet må anses som ansatt eller som frilanser med enkeltstående og mer tilfeldige oppdrag. I så fall skal utbetalingene anses som lønn til arbeidstaker og rapporteres i a-melding.

Utbetalinger til opphavsmann: Honorar/godtgjørelse til opphavsmann til åndsverk, dvs. vederlag som gjelder selve opphavsretten, skal for 2018 rapporteres i ny ordning for godtgjøring til opphavsmann til åndsverk, i Altinn på RF 1301 vedleggskjema eller RF 1357. Andre typer ytelser til opphavsmannen enn vederlag for opphavsretten, f.eks. vederlag til næringsdrivende musiker eller forfatter for opptreden e.l., skal rapporteres i denne ordningen som betaling til selvstendig næringsdrivende. Utbetalinger til opphavsmann skal fra 2018 ikke lenger rapporteres i a-meldingen. 

Offentlig tilskudd som basistilskudd til fastlegeordningen, driftstilskudd og behandlingsoppgjør til behandlende helsepersonell (fastleger, fysioterapeuter og andre spesialister) omfattes ikke av denne ordningen og skal inntil videre ikke rapporteres til Skatteetaten.

Ingen dispensasjonsadgang ved opplysningsplikt

Etter gjeldende  lover og forskrifter har ikke Skatteetaten adgang til å gi dispensasjon fra opplysningsplikten.

Hvordan bli opplysningspliktig

Virksomheter som rapporterer opplysninger om utbetaling til selvstendig næringsdrivende til Skatteetaten, blir automatisk registrert i Skatteetatens register for opplysningspliktig ved rapporteringen.

Tredjepartsopplysningens innhold

Organisasjonsnummer

Alle opplysningspliktige som rapporterer tredjepartsopplysninger om betalinger til selvstendig næringsdrivende til Skatteetaten, blir registrert med organisasjonsnummer i Skatteetatens register for opplysningspliktig, dvs. virksomhetens organisasjonsnummer i Enhetsregisteret i Brønnøysund.

Organisasjonsnummer skal alltid benyttes ved innsending av tredjepartsopplysninger, samt ved alle henvendelser til Skatteetaten

Riktig identifisering av oppgaven

Det er svært viktig for identifisering av vederlagsmottaker at organisasjonsnummer (9 siffer) eller fødselsnummer (11 siffer) for oppdragstaker er utfylt. For å få en korrekt fastsetting av den enkelte mottaker (skattepliktig), er det viktig at korrekt nummer blir oppgitt.

Dersom organisasjons- eller fødselsnummer mangler eller er oppgitt feil, vil oppgaven bli regnet som uidentifisert, og ansett som ikke levert (avvist). Opplysningene vil da ikke godkjennes som levert.

Dersom den selvstendig næringdrivende ikke har organisasjons- eller fødselsnummer kan Skattekontoret  rekvirere D-nummer ved skattemessige forhold.

Se også ”Korrigere en oppgave”.

Navn og adresse

Den selvstendig næringsdrivendes/oppdragstakers fullstendige navn oppgis. Det er ikke nødvendig å opplyse om oppdragstakers bostedsadresse i oppgaven.

Beløp

Det skal gis tredjepartsopplysninger om beløp som er fakturert i løpet av inntektsåret. Det skal rapporteres et beløp per oppdragstaker/mottaker samlet for hele året. Beløpet skal rapporteres eksklusiv mva. og oppgis i hele kroner.

Følgende beløp skal rapporteres i ordningen Betalinger til selvstendig næringsdrivende:

  • Vederlag for tjenester av teknisk, håndverksmessig, juridisk, regnskapsmessig eller annen art skal rapporteres.
  • Utbetaling til næringsdrivende opphavsmann som ikke er godtgjørelse/royalty for opphavsretten, f.eks. skal vederlag til næringsdrivende musiker eller forfatter for opptreden e.l. rapporteres i denne ordningen,

Følgende beløp skal ikke inkluderes i rapporteringen:

  • Royalty/honorar/godtgjørelse til opphavsmann til åndsverk (for selve opphavsretten)
  • Basistilskudd for fastleger, driftstilskudd og behandleroppgjør til behandlende helsepersonell (fysioterapeuter og andre spesialister)
  • Vederlag til aksjeselskap, ansvarlig selskap

(Se også "Opplysningsplikt")

Kreditnotaer som mottas før første ordinære rapportering for det aktuelle inntektsår må føre til reduksjon av beløpet som skal rapporteres på den enkelte næringsdrivende.

Hvis netto utbetaling til en næringsdrivende mottaker er kr 0 skal det ikke rapportere noe.

(Se også avsnittet under "Korrigere en oppgave"

Levering av tredjepartsopplysninger

Leveringssted og frist for å levere tredjepartsopplysninger

Opplysningene leveres via Altinn ved å benytte skjema RF-1321 Betalinger til selvstendig næringsdrivende eller skjema RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg, forutsatt at man har de nødvendige utfyllings- og innsendingsrettigheter (se "Tredjepartsopplysninger via Altinn").

Tredjepartsopplysninger skal sendes via Altinn på internett til Skatteetaten innen 15. februar året etter inntektsåret.

Vi gjør oppmerksom på at det ikke blir gitt utsettelse på innleveringsfristen (se "Ingen dispensasjonsadgang ved opplysningsplikt”).

Dersom opplysningspliktig får problemer med å overholde innleveringsfristen, skal Skatteetaten kontaktes via e-postadresse [email protected]o.

Oppgaver via Altinn

Opplysninger om  betalinger til selvstendig næringsdrivende sendes inn via Altinn. Det er to måter å sende inn oppgaver på i Altinn:

1. RF-1321 Betalinger til selvstendig næringsdrivende

Manuelt utfyllingsskjema ment for opplysningspliktige som har få oppgaver å levere. På grunn av begrensninger i Altinn bør du ikke sende inn flere enn ca 50 oppgaver om gangen.

2. RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg

I dette skjemaet kan du laste opp en eller flere XML-filer med tredjepartsopplysninger og sende inn (se "Beskrivelse av filformatet").

Ingen oppgaver å levere

Opplysningspliktig som ikke har hatt betalinger til selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted i løpet av året det rapporteres for skal ikke rapportere noe.

Korrigere en oppgave

For å korrigere opplysninger i en oppgave må du sende inn oppgaven på nytt. Ny innsending krever at oppgaven har samme unike identifikator som den opprinnelige oppgaven. For oppgaver over betalinger til selvstendig næringsdrivende er det den enkelte selvstendig næringsdrivendes organisasjons- eller fødselsnummer (sammen med inntektsår og opplysningspliktig) som er unik identifikator.

Når endringsmelding mottas av Skatteetaten vil oppgaven erstatte tidligere innsendt oppgave. Den siste oppgaven du sender inn blir da den gjeldende oppgaven.

Ved "sletting" (nullstilling) av en oppgave sender du oppgaven på nytt med beløp satt til 0.

Eksempel 1 (feil beløp):

Første leveranse inneholder 1 000 oppgaver. Det avdekkes at det er levert feil beløp på 40 av oppgavene.

Ny innsending (korreksjon):

En ny leveranse bestående av 40 oppgaver med samme unike identifikator som i den opprinnelige oppgaven og korrigert beløp. De 40 korrigerte oppgavene erstatter de 40 opprinnelig innsendte oppgavene i sin helhet og totalt 1 000 oppgaver er oppgitt til Skatteetaten.

Eksempel 2 (forveksling):

En oppgave leveres med et organisasjons- eller fødselsnummer som tilhører feil person/oppdragtaker (forveksling).

Ny innsending (korreksjon):

Hele oppgaven for denne personen må annulleres. Det vil si at den må rapporteres på nytt med beløpet satt til 0. Samtidig må det også leveres en ny og fullstendig oppgave med korrekt organisasjons- eller fødselsnummer og beløp.

Eksempel 3 (dublett):

Flere oppgaver i en leveranse inneholder samme organisasjons- eller fødselsnummer (dubletter). Alle oppgavene med samme unike identifikator i en leveranse blir avvist i Skatteetatens system. Oppgaver som avvises i dublettkontroll fremkommer i tilbakemeldingen fra Skatteetaten (se "Tilbakemelding fra Skatteetaten").

Ny innsending (korreksjon):

For å korrigere en næringdrivende som har blitt avvist i dublettkontrollen må det sendes en ny oppgave med oppdragstakerens organisasjons- eller fødselsnummer og korrekt totalbeløp.

Eksempel 4 (uidentifiserte tredjepartsopplysninger):

Dersom det blir levert oppgaver med ugyldig eller manglende organisasjons- eller fødselsnummer, vil disse bli avvist. Disse oppgavene må rapporteres på nytt med korrekt organisasjons- eller fødselsnummer (se ”Riktig identifisering av oppgaven”).

Posthenvisning til skattemeldingen

Opplysningene som rapporteres i tredjepartsopplysningene benyttes til produksjon av skattemeldingen for næringsdrivende.

Når samlet rapporterte beløp fra alle opplysningspliktige utgjør minst 50 000 kroner for den enkelte næringsdrivende (oppdragstaker), vises dette i skattemeldingen på siden for foreløpig skatteberegning (Foreløpig oversikt over skatter). Den næringsdrivende skal føre opptjente driftsinntekter i  næringsoppgave eller i næringsrapport skatt.

Her finner du posthenvisning for betalinger til selvstendig næringsdrivende i Skattemeldingen for næringsdrivende hvis samlet rapportert beløp er under 50 000 kroner:

Post 1.6.2

Post 2.7.6

Beskrivelse av filformatet

Formatbeskrivelsen viser hvordan en XML-fil for rapportering av opplysninger om betalinger til selvstendig næringsdrivende skal bygges opp. Dokumentene finner du ved å følge denne lenken:

Formater og tekniske spesifikasjoner – Betalinger til selvstendig næringsdrivende

Formatbeskrivelsen skal benyttes av opplysningspliktige/innsendere som skal rapportere tredjepartsopplysninger via Altinn-skjemaet RF-1301 Tredjepartsopplysninger som vedlegg.

Årsoppgave til skattepliktig

I følge skatteforvaltningsforskriften § 7-12-1 første ledd skal den enkelte skattepliktige ha kopi av de opplysninger som sendes skattemyndighetene innen 15. februar året etter inntektsåret. Det skal alltid fremgå av årsoppgaven at opplysningene også er sendt skattemyndighetene.

Årsoppgaven kan utformes slik den opplysningspliktige finner det hensiktsmessig, men det er en forutsetning at den er identisk med hensyn til identifikasjon og oppgitte beløp.

I 2020 vil de fleste motta en ny og modernisert skattemelding, hvor temaene ikke lenger er sortert i poster. I rettledningen er posthenvisningene til skattemeldingen erstattet av tabeller som viser hvilke temaer de ulike tredjepartsopplysningene vil fremkomme under. Tredjeparter med plikt til å utlevere årsoppgaver bør derfor ha henvisninger til nytt og gammelt skattemeldingsformat i disse.

Årsoppgaven skal inneholde:

  • navn og fødselsnummer/organisasjonsnummer på skattepliktig
  • navn og organisasjonsnummer på den opplysningspliktige
  • oversikt over rapporterte opplysninger om skattepliktig
  • melding om at likelydende opplysninger er sendt Skatteetaten
  • posthenvisning til skattemeldingen

Kontaktinformasjon for leveransen

Ved innsending må det oppgis kontaktinformasjon for leveransen, dvs. navn og telefonnummer for kontaktperson for den spesifikke leveransen. Det bør i tillegg oppgis en e-postadresse og et mobilnummer hvor varsel (SMS) om meldinger (kvitteringer/feilmeldinger) kan sendes.

Tilbakemelding fra Skatteetaten

Alle som rapporterer tredjepartsopplysninger vil få en tilbakemelding i sin innboks i Altinn når Skatteetaten har behandlet oppgavene. Har du oppgitt mobilnummer eller e-post i innsendingen, vil du få varsel på SMS/e-post når tilbakemeldingen har kommet.

Det er viktig at opplysningspliktig kontrollerer tilbakemeldingen ved mottak, slik at eventuelle feil i de innleverte oppgavene kan rettes opp snarest mulig.

Dersom tilbakemeldingen ikke er mottatt innen et par dager, må du kontakte oss via e-post: [email protected]

Feil på innsendte leveranser

Leveranser som er avvist vil vises på tilbakemelding og feilliste. Avviste leveranser kan skyldes at det er for mange feil eller avvik på innsendte oppgaver, at oppgitt leveransetype på leveransen er feil eller mangler. Det er derfor viktig at opplysningspliktig setter seg inn i hvordan korreksjoner rapporteres. Ved usikkerhet ta kontakt for å avklare fremgangsmåte for å korrigere feil.

Annullering av leveranser

Dersom opplysningspliktig har behov for å annullere en leveranse, må Skatteetaten kontaktes.

Testing

For å avdekke mulige feil slik at selve rapporteringen blir mest mulig korrekt, anbefaler Skatteetaten at opplysningspliktig sender inn testoppgaver. Les mer om innsending av testoppgaver her.

Roller og rettigheter i Altinn

Når du skal sende inn tredjepartsopplysninger via Altinn, må du ha en Altinn-rolle på vegne av virksomheten du skal rapportere for:

For å fylle ut skjemaet trenger du Altinn-rollen Regnskapsmedarbeider, Revisormedarbeider eller Regnskapsfører uten signeringsrett.

Signering krever rollen Begrenset signeringsrettighet, Utfyller/Innsender eller Regnskapsfører med signeringsrett.

Om selskapet er revisorpliktig kreves rollen Revisorrettighet eller Ansvarlig revisor.

Dersom du ikke har noen av disse rollene, må du få en annen person i virksomheten til å delegere den til deg. I Altinn kan man administrere roller og rettigheter ut over de delegeringer som allerede er gjennomført via Enhetsregisteret.

Ta kontakt med Altinn brukerstøtte dersom du har problemer med roller, rettigheter eller pålogging.

Innhenting av fødsels- og organisasjonsnummer

Dersom du som opplysningspliktig har behov for å innhente fødselsnummer eller D-nummer fra andre enn eier, må du sende en skriftlig og begrunnet søknad til skattekontoret. Du kan kostnadsfritt få utlevert inntil 4 opplysninger per uke.

Har du en lengre liste med opplysninger du ønsker å få utlevert, må du betale for å få opplysningene. Omfatter forespørselen mer enn 4 personer, skal den sendes til:

Skattetaten, Grålum
Postboks 1073, Valaskjold
1705 Sarpsborg

Organisasjonsnummer kan innhentes hos:

Brønnøysundregistrene
Enhetsregisteret
Postboks 900
8910 Brønnøysund

www.brreg.no

Skatteetaten vil minne om at registrering av opplysninger om eier kan utløse meldeplikt til Datatilsynet.

Tildeling av D-nummer

Tildeling av D-nummer er regulert i forskrift 14. juli 2017 nr. 1201 til folkeregisterloven. Det fremgår av forskriften hvem som fysisk kan tildeles et D-nummer og hvem som kan rekvirere D-nummer, se § 2-2-3 og § 2-2-4 første ledd.

Skattepliktige som ikke har/kan få fødselsnummer skal ha D-nummer, jf. forskriften § 2-2-3 bokstav a. De skattepliktige kan henvende seg til spesifikke skattekontor for tildeling av D-nummer. For mer informasjon om fremgangsmåten for å rekvirere D-nummer, se her.

Dersom ikke annet er bestemt, skal rekvisisjonen skje på særskilt melding - RF-1450B Rekvisisjon av D-nummer. Av bestemmelsen fremgår det også hvilke krav som stilles til legitimasjon, jf. forskriften § 2-2-4 annet ledd.