Delar av dette innhaldet er ikkje tilgjengeleg på nynorsk enno. Innhaldet reviderast no og blir omsett så snart som mogleg. Innhald under Rettskilder blir ikkje omsett.

Kunngjøring

Dispensasjon fra enkelte bestemmelser i bokføringsloven og bokføringsforskriften

  • Publisert:

Bokføringsloven § 13 siste ledd

Forskriftsregulerte unntak fra kravet til oppbevaringssted:

I bokføringsforskriften § 7-4 er det gitt enkelte unntak fra kravet om at regnskapsmaterialet skal oppbevares i Norge. Oppfyller den bokføringspliktige vilkårene for å følge disse unntakene, kan dette gjøres uten ytterligere informasjon eller søknad til Skattedirektoratet.

Finansdepartementet fastsatte den 21. mai 2010 ny § 7-5 i bokføringsforskriften. . Bestemmelsen trådte i kraft samme dag og gir adgang til å oppbevare elektronisk regnskapsmateriale i andre EØS-stater på nærmere angitte vilkår, herunder et vilkår om at det skal gis skriftlig informasjon (melding) om oppbevaringen til Skattedirektoratet, jf. nedenfor. Nærmere informasjon om forskriftsendringen.

I bokføringsforskriften § 7-5 er Skattedirektoratet gitt hjemmel til fastsette forskrift om hvilke EØS-land som til enhver tid oppfyller vilkårene i forskriften. Skattedirektoratet fastsatte den 3. juni 2010 ”Forskrift om oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i andre EØS-land”. Forskriften åpner for at bokføringspliktige kan oppbevare elektronisk regnskapsmateriale i Danmark, Finland, Island og Sverige uten å måtte søke om dette. Vår artikkel om forskriftsendringen kan du lese her. I artikkelen fremgår det at meldingen til Skattedirektoratet må inneholde følgende informasjon:

  • Hvilke deler av det elektroniske regnskapsmaterialet som oppbevares i utlandet, spesifikasjoner, type dokumentasjon osv.
  • Selskapsnavn og adresse til det stedet regnskapsmaterialet skal lagres i utlandet, dvs. stedet der serveren er plassert. Senere endringer i oppbevaringssted må tilsvarende meldes til Skattedirektoratet.
  • Hvordan kontrollmyndighetene til enhver tid kan få adgang til regnskapsmateriale. Dette kan være opplysning om aktuell forretningsadresse i Norge, hvor terminal og nødvendige passord befinner seg.

Unntak fra kravet til oppbevaringssted etter søknad

Dersom den bokføringspliktige ikke kan benytte unntakene i bokføringsforskriften §§ 7-4 eller 7-5, men likevel ønsker å oppbevare regnskapsmateriale i utlandet, må det søkes Skattedirektoratet om dispensasjon etter bokføringsloven § 13 siste ledd.   Skattedirektoratet har pr. 1. juli 2010 behandlet 777 søknader om å få oppbevare regnskapsmateriale permanent i utlandet. En stor andel av disse gjelder søknader om oppbevaring i Norden, og de er tilfeller som nå ville oppfylt vilkårene for unntak i den nye § 7-5 i bokføringsforskriften. . Bokføringsloven forutsetter at regnskapsmaterialet skal oppbevares i Norge. Skattedirektoratet anser det som en forutsetning for at dispensasjon skal innvilges at det medfører problemer for den bokføringspliktige å oppfylle lovens krav om at oppbevaringen skal skje i Norge. Skattedirektoratet finner i denne sammenheng ikke at kostnadsbesparelser ved utenlandsk oppbevaring gir noe selvstendig grunnlag for dispensasjon. I de tilfeller hvor dispensasjon hittil er innvilget, er det lagt avgjørende vekt på om oppbevaringen i utlandet skjer som ledd i en felles regnskapsløsning innen et konsern eller lignende sammenslutning, og at lagringen skjer hos et konsernselskap eller lignende i utlandet eller under kontroll av et slikt selskap. Det er også lagt vekt på om lagringen skjer i et land som har skatteavtale med Norge. Det er videre stilt krav om at regnskapsmaterialet som lagres i utlandet skal være tilgjengelig i lesbar form i Norge og at det skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden fra terminal eller lignende i Norge. Det er videre en forutsetning at kontrollmyndighetene ikke hindres adgang til regnskapsmaterialet. Det presiseres at spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, jf. bokføringsloven § 5, og dokumentasjon av regnskapssystemet skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk også ved regnskapsføring og oppbevaring i utlandet, jf. bokføringsloven § 12.

Det er ikke gitt dispensasjon i tilfeller hvor regnskapsmateriale som søkes oppbevart i utlandet ikke kan skrives ut fra terminal i Norge. Dette betyr at regnskapsmateriale som kun forefinnes på papir normalt må oppbevares i Norge.

En søknad om dispensasjon bør inneholde følgende opplysninger:

  • Den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer
  • En begrunnelse for søknaden.
  • Kort om hvilket regnskapsmateriale det søkes dispensasjon for. 
  • Opplysninger om eventuell konserntilknytning eller lignende til selskap som er involvert i oppbevaringen av regnskapsmaterialet i utlandet. 
  • Selskapsnavn og adresse til det stedet regnskapsmaterialet skal lagres i utlandet (serverplassering). 
  • Bekreftelse på at alt materiale som lagres i utlandet kan leses og skrives ut på papir fra terminal i Norge, samt opplysninger om navn og adresse til dette stedet. 
  • Opplysning om hvilket språk som benyttes i spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering og dokumentasjon av regnskapssystemet.

Når det gjelder søknad om dispensasjon fra bokføringspliktige avgiftssubjekt uten forretningssted eller hjemsted i merverdiavgiftsområdet og som heller ikke har merverdiavgiftsrepresentant, viser vi til egen artikkel.

Redusert oppbevaringstid:

Skattedirektoratet har pr. 1. juli 2010 behandlet 43 søknader om nedsatt oppbevaringstid. En god del av disse søknadene er fra foretak som har opphørt med virksomhet. Skattedirektoratet legger til grunn at opphør av virksomhet i seg selv ikke er et selvstendig grunnlag for dispensasjon. Kravet til å oppbevare regnskapsmateriale en bestemt periode er et av de kravene som følger med å drive en bokføringspliktig virksomhet, og som også annen lovgivning tar hensyn til. Som eksempel kan nevnes at aksjelovgivningen pålegger avviklingsstyret ansvaret for å påse at det avsettes midler slik at en betryggende lagring kan foretas. (Det finnes egne regler i konkursloven § 122 b for bobestyrers adgang til makulering av regnskapsmateriale for rettssubjekt som slutter å eksistere etter at det har gått konkurs.)

I Ot.prp. nr 46 (2003-2004) Om lov om bokføring, pkt 12.3.3, nevnes store mengder papirbilag som en mulig grunn for å gi dispensasjon. Skattedirektoratet legger til grunn at mengden papirbilag må ses i forhold til hva som kan påregnes i den aktuelle bransjen og i forhold til virksomhetens størrelse. Full lagringstid må også fremstå som vanskelig å oppfylle for søker. Skattedirektoratet har i sin dispensasjonspraksis lagt til grunn at det må foreligge forhold som gjør det spesielt vanskelig å oppfylle oppbevaringskravet samt at det ikke er sannsynlig at det er uavklarte forhold rundt regnskapet. Det vil derfor være ytterst sjeldent at det gis redusert oppbevaringstid til under 3,5 år. Ett eksempel på saker hvor dispensasjon er innvilget er hvor den bokføringspliktige har avgått ved døden, og hvor de etterlatte har godtgjort at det er problematisk å fortsette oppbevaringen av regnskapsmaterialet.

Det forekommer også en del søknader om nedsatt oppbevaringstid som skyldes skade på regnskapsmaterialet slik at materialet har nedsatt lesbarhet, og hvor det eventuelt er påkrevd med kostbare prosesser for å reparere materialet. Det er gitt enkelte dispensasjoner i slike tilfeller, hvor alder på materialet og behov for etterkontroll er vurdert opp mot kostnaden ved restaureringen.

Søknader om nedsatt oppbevaringstid bør minimum inneholde:

  • Den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer
  • Hvilket regnskapsmateriale det søkes for (type og år)
  • Årsaken til at oppbevaring anses vanskelig
  • Eventuelle relevante opplysninger om gjennomførte offentlige kontroller

Bokføringsforskriften § 5-2-9 første ledd

Det var på tidspunktet for ikrafttredelse av bokføringsforskriften etablert en rekke ordninger hvor kjøper utstedte salgsdokumentet på vegne av selger (selfbilling). Ved ikrafttredelsen av bokføringsforskriften var ikke dette lenger tillatt, med unntak av enkelte tilfeller omhandlet i bokføringsforskriften § 5-2-1 annet ledd bokstavene a til d.

Skattedirektoratet har pr. 1. juli 2010 behandlet 270 søknader om dispensasjon fra kravet i bokføringsforskriften § 5-2-1 første ledd om at salgsdokumentet skal utstedes av selger. Nesten alle disse søknadene kom før endringen av bokføringsforskriften den 20. desember 2006, hvor det ble tilføyd en nytt unntak fra kravet om at selger skal utstede salgsdokumentet, jf. forskriften § 5-2-1 tredje ledd bokstav e. Endringen gjelder kjøpere som helt eller delvis beregner omfang, vekt, kvalitet eller lignede som grunnlag for utbetaling av provisjon eller annet vederlag til selgeren. Samtidig ble det tilføyd et nytt annet ledd i forskriften § 5-1-3. Denne endringen innbærer at bokføringspliktige kjøpere som med hjemmel i § 5-2-1 tredje ledd kan utstede salgsdokument på vegne av selger, i stedet for fortløpende nummerering av hver enkelt selgers salgsdokument, kan anføre hvor mye som er avregnet overfor vedkommende selger hittil i regnskapsåret. De nye bestemmelsene var en forskriftsfastsetting av den dispensasjonspraksis som var etablert av Skattedirektoratet.

Skattedirektoratet understreker at det er en forutsetning for at kjøper skal kunne utstede salgsdokument etter bokføringsforskriften § 5-2-1 tredje ledd bokstav e, at ikke selgeren selv kjenner til grunnlaget det skal faktureres etter. Dette betyr at dersom både kjøper og selger sitter inne med hele fakturagrunnlaget, så er det fortsatt selger som skal utstede salgsdokument iht. hovedregelen i forskriften § 5-2-1 første ledd. Dersom det derimot er slik at selgeren må innhente hele eller deler av fakturagrunnlaget fra kjøperen, kan unntaksbestemmelsen i § 5-2-1 annet ledd bokstav e benyttes. Skattedirektoratet har ikke hatt et tilstrekkelig antall søknader til å kunne beskrive noen dispensasjonspraksis etter at det nye unntaket i forskriften § 5-2-1 tredje ledd bokstav e trådte i kraft.

En søknad om dispensasjon bør minimum inneholde følgende opplysninger:

  • Den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer 
  • Tilsvarende opplysninger for den (de) andre parten(e) i transaksjonene 
  • En begrunnelse for søknaden.
  • Opplysninger om omsetning, omfang av transaksjoner, merverdiavgiftsplikt, osv.
  • En beskrivelse av aktuelle rutiner og dokumentasjon hos kjøperen som bidrar til å redusere den økte eksistensrisikoen som oppstår som følge av at kjøperen utsteder salgsdokumentet (sitt eget kostnadsbilag).
  • Det må dessuten fremgå om det er behov for unntak fra kravet til fortløpende nummerering (tett nummerserie) hos selger, jf. bokføringsforskriften § 5-1-3. I denne forbindelse bør det opplyses om virksomheten, som et alternativ til fortløpende nummerering, kan påføre salgsdokumentet andre opplysninger som er egnet til å kontrollere fullstendighet hos selger, for eksempel akkumulert omsetning mellom partene hittil i regnskapsåret.
  • Dersom søknaden gjelder en eksisterende ordning må det også vedlegges et eksempel på salgsdokument (avregning) og eventuell underdokumentasjon hos kjøper.

Bokføringsforskriften § 5-2-9 annet ledd

Skattedirektoratet har pr. 1. juli 2010 behandlet 14 søknader om tillatelse til å utstede salgsdokument, inkludert merverdiavgift, før den avgiftspliktige varen eller tjenesten er levert (forskuddsfakturering). Slik tillatelse kan gis i særlige tilfeller. Et eksempel på dette er tillatelser som er gitt til flere begravelsesbyråer. Utsetting av gravmonument vil bl.a. av klimatiske årsaker ofte finne sted mange måneder etter gravferden. Hensynet til bl.a. behandlingen av dødsboene tilsier imidlertid et særskilt behov for at alle kostnadene er på plass og dokumentert i umiddelbar tilknytning til gravferden.

Skattedirektoratet har også behandlet flere søknader hvor det har vært ønskelig å utstede salgsdokument for ytelser som er nevnt i § 5-2-7 på forskudd, men for en lengre periode enn ett år. I den forbindelse har Skattedirektoratet vurdert om hjemmelen i § 5-2-9 annet ledd kun gir tillatelse til forskuddsfakturering for en periode på inntil ett år for tilfeller som ikke er regulert i § 5-2-7, eller om det også kan gis tillatelse til å forskuddsfakturere ytelser som nevnt i § 5-2-7 for en lengre periode enn et år. Skattedirektoratet har lagt til grunn at forskriften skal forstås slik at den ikke er til hinder for at det gis tillatelse til utvidet periode for forskuddsfakturering, dersom man står overfor et særlig tilfelle hvor slik fakturering bør kunne finne sted. I en sak er det gitt tillatelse til å forskuddsfakturere abonnementer på blader for en periode på 2 år. Ved avgjørelsen ble det lagt avgjørende vekt på at kundene alt overveiende var privatpersoner, som ikke har fradragsrett for merverdiavgift. Det ble også bl.a. lagt vekt på at ordningen hadde eksistert over lang tid. Et eksempel på søknad som er avslått kan være søknad fra et eiendomsselskap som av praktiske grunner ønsket å fakturere leien for hele perioden (20 år) på forskudd, i stedet for å fordele dette over 20 fakturaer. Skattedirektoratet kom til at slike praktiske hensyn ikke kunne anses som et særlig tilfelle som gir grunnlag for dispensasjon.

  • En søknad om dispensasjon bør minimum inneholde følgende opplysninger:
  • Den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer
  • En begrunnelse for søknaden. Hvorfor kan ikke forskriftens regler følges?
  • Opplysninger om omsetning, omfang av transaksjoner, osv.
  • Beskrivelse av hvilken kategori kjøpere (bokføringspliktige eller private forbrukere) som vil bli fakturert på forskudd og eventuelt i hvilken utstrekning kjøperne vil ha fradrag for merverdiavgift.
  • Eksempel på salgsdokument som benyttes.

Bokføringsforskriften § 5-4 fjerde ledd

Skattedirektoratet har pr. 1. juli 2010 behandlet 167 søknader om dispensasjon fra kravet til kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system i bokføringsforskriften § 5-3-2 første ledd.

Hjemmelen for å dispensere fra plikten til å benytte kassaapparat gjelder ”særlige tilfeller”. Skattedirektoratet har derfor kun gitt dispensasjon i helt spesielle tilfeller hvor det er praktisk svært vanskelig å benytte kassaapparat, terminal eller likeverdig system eller hvor det av andre, helt særegne grunner, bør gis dispensasjon. I tillegg er det gitt enkelte tidsbegrensede unntak, for eksempel hvor det er behov for å utvikle avanserte individuelt tilpassede elektroniske løsninger, eller hvor den bokføringspliktige skal avvikle virksomheten innen forholdsvis kort tid.

Skattedirektoratets utgangspunkt for behandlingen av søknadene er en vurdering av hvorvidt det er mulig å benytte kassaapparat, terminal eller annet lignende system, slik forskriften krever. Hvorvidt andre dokumentasjonsformer gir like god sikkerhet som kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system, slik enkelte søknader gir uttrykk for, er ikke et vurderingstema isolert sett, siden forskriften primært har satt krav om at kontantsalg skal dokumenteres ved bruk av kassaapparat. Dersom Skattedirektoratet mener at det er grunnlag for å gi dispensasjon, jf. omtale i foregående avsnitt, er imidlertid hensiktsmessige alternative dokumentasjonsformer en forutsetning.

Det har vært en rekke henvendelser og søknader fra bokføringspliktige som driver ambulerende salg og fra virksomheter som har lavt kontantsalg målt i antall kroner. Bokføringsforskriften § 5-4 første ledd har et særskilt unntak for ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp (3 G) i løpet av et regnskapsår (pr. juni 2009 kr 218 643 ekskl. merverdiavgift). Om begrepene ”ambulerende og sporadisk kontantsalg”, se uttalelsene ”unntak fra kravene om kassaapparat” og "ambulerende virksomhet, felles kassaapparat”.

Som nevnt i uttalelsen om unntak fra kravene til kassaapparat er det to vilkår som må være oppfylt. Kontantsalget må enten være ambulerende eller sporadisk, og det må ikke overstige 3 G. Dersom en virksomhet har kontantsalg som ikke overstiger 3 G er dette i seg selv ikke nok for å komme inn under unntaket. For eksempel vil en fotpleier som holder oppe en dag i uken og som reglemessig mottar kontantbetaling ikke kunne sies å drive sporadisk kontantsalg, selv om kontantsalget ikke overstiger 3 G. Dersom antall kontanttransaksjoner er svært få sett i forhold til totalt antall salgstransaksjoner, vil kontantsalget kunne anses som sporadisk. Det samme gjelder dersom antall kontantsalgstransaksjoner i seg selv er så få at det er naturlig å betegne salget som sporadisk. Et eksempel på dette kan være en spesialist innen psykologi som i gjennomsnitt hadde 4 kontanttransaksjoner pr. måned og hvor kontantsalget utgjorde en liten andel av det totale salget.

Når det gjelder søknader fra bokføringspliktige som driver ambulerende kontantsalg, er det mange som begrunner søknaden med vanskeligheter med strømtilførsel eller at det er vanskelig å benytte kassaapparat med strøm på grunn av klimatiske forhold. Skattedirektoratet har ikke gitt dispensasjon i slike tilfeller. Det vises til at dette spørsmålet har vært reist i Stortinget, og til det svar som der er gitt, jf. artikkelen ”Krav til kassaapparat”.

Den enkelte bokføringspliktige må selv vurdere om virksomheten faller inn under noen av unntakene i bokføringsforskriften. Dersom den bokføringspliktige mener virksomheten ikke kommer inn under unntakene i forskriften og at kravet til kassaapparat, terminal eller liknende system vanskelig kan oppfylles, må det søkes om dispensasjon.

En søknad om dispensasjon bør inneholde følgende opplysninger:

  • Den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer
  • En begrunnelse for søknaden, herunder opplysninger om hvorfor kravene i bokføringsforskriften ikke kan følges.
  • Beskrivelse av salgsvaren eller tjenesten. Omfanget av kontantsalget, antall transaksjoner etc.
  • Beskrivelse av rutiner, herunder hvordan kontantsalget alternativt kan dokumenteres. Det er ønskelig at et eksempel på dokumentasjon vedlegges søknaden.

Søknaden sendes til Skattekontoret.

 

footer/desktop/standard