Viktig informasjon

Delar av dette innhaldet er ikkje tilgjengeleg på nynorsk enno. Innhaldet blir for tida revidert og blir omsett så snart som mogleg. Innhald under Rettskilder blir ikkje omsett.

Prinsipputtalelse

Krav til angivelse av kjøper i salgsdokumentet – bruk av GLN-nummer

  • Publisert:
  • Avgitt 16.01.2015

Skattedirektoratet har besvart spørsmålet fra en større butikk-kjede om foretaksnavn sammen med fakturamottaksadresse og GLN-nummer tilfredsstiller kravet til angivelse av kjøper etter bokføringsforskriften § 5-1-2 første ledd.

Utdrag av Skattedirektoratets svarbrev:

Konkret spør dere om GLN-nummeret kan benyttes i kjøpsdokumentasjonen i stedet for organisasjonsnummer. I e-post av 10. desember 2014 opplyser dere at 80 % av fakturaene mottas elektronisk (XML, EDI og EHF), mens resterende 20 % mottas på papir eller e-post. Uavhengig av hvordan fakturaene mottas er det GLN-nummeret som identifiserer hvilket foretak som er rett mottaker av fakturaene. 

Skattedirektoratet har kommet til at dere kan benytte foretakssnavn sammen med GLN-nummer og adressen for fakturamottak som angivelse av kjøper, jf. bokføringsforskriften § 5-1-2 første ledd. Det vises til nærmere vurderinger nedenfor. 

Nærmere om bruk av GLN-nummer

Fra deres e-post av 29. august 2014 gjengis:

" [Kjeden] har felles fakturamottak i Mo i Rana for alle selskapene i konsernet og de kjøpmannseide virksomhetene som vi fører regnskap for. Fakturaadresse for alle disse virksomhetene er derfor Mo i Rana. Det er ikke praksis å påføre kjøpers organisasjonsnummer på fakturaen og de forskjellige økonomisystemene våre leverandører benytter har heller ikke funksjonalitet for å påføre dette. Resultatet av dette er at det i flere tilfeller hvert år påpekes i bokettersynsrapporter for virksomheter tilknyttet [Kjeden] at de ikke tilfredsstiller lovkravet og dermed ikke har krav må fradrag for inngående avgift. 

Fakturaadresse på inngående fakturaer til [Kjedens] selskaper og tilknyttede virksomheter består i tillegg til formelt selskapsnavn og fakturaadresse (Mo i Rana) av et GLN-nummer. GLN-nummeret er nødvendig for at scannede fakturaer skal bli sendt riktig enhet elektronisk. 

GLN (Global Location Number) er et globalt nummersystem tatt frem for på en entydig måte kunne identifisere de juridiske enhetene som er involvert i en handel. Dette kan være kjøper, selger, banker, transportører etc. En kan også bruke dette nummeret til å identifisere geografiske steder som for eksempel firmaadresser, avdelinger, lagerlokasjoner, kjøreporter etc.

I elektroniske handelsmeldinger (EDI/XML) benyttes GLN for å identifisere de ulike aktørene og deres roller som avsender, mottaker, kjøper, selger, bestiller, fakturamottaker, leveringssted etc. I Norge er det GS1 Norway som har ansvaret for tildeling og vedlikehold av GLN. Alle GLN registreres og vedlikeholdes i et sentralt register - GLN-basen, og opplysningene er åpent tilgjengelig på www. gs1. no. De viktigste opplysningene for et GLN er bedriftens navn, besøksadresse og organisasjonsnummer. 

Vår oppfatning er at GLN-nummeret er en minst like god identifikator som organisasjonsnummer. Det er veldig kostnadsbesparende å ha sentral faktureringsmottaker og det er lite aktuelt å gå tilbake til lokale faktureringsadresser. Det er også en meget vanskelig oppgave å få flere tusen leverandører til å påføre vårt (kundens) organisasjonsnummer på de fakturaene de sender til oss, spesielt ettersom de da sannsynligvis i såfall må foreta tilpassinger til sine økonomisystemer for å få dette til. Vi anmoder derfor Skattedirektoratet å se på muligheten til at GLN-nummer kan aksepteres som en erstatning for organisasjonsnummer. "

Gjeldende rett

Det følger av bokføringsforskriften § 5-1-1 første ledd nr. 2, jf. § 5-1-2 første ledd, at angivelsen av kjøper i salgsdokumentet minst skal inneholder kjøpers navn, og adresse eller organisasjons-nummer. Selger skal angis i salgsdokumentet med bl. a. navn og organisasjonsnummer, jf. § 5-1-2 tredje ledd. 

Vurdering

Kravene til angivelse kjøper og selger i salgsdokumentet skal bidra til å sikre identifikasjon av hvem som er partene i en transaksjon.

Skattedirektoratet har i publisert uttalelse 2. mars 2010 lagt til grunn at selger skal utstede salgsdokument med angivelse av sitt organisasjonsnummer og det navn som er knyttet til organisasjonsnummeret, dvs. selgerens foretaksnavn. Tilsvarende legger vi til grunn at kjøper skal angis i salgsdokumentet med det foretaksnavn og adresse som er knyttet til kjøperens organisasjonsnummer, eventuelt med kjøperens foretaksnavn og organisasjonsnummer. 

Spørsmålet som er reist er om organisasjonsnummeret kan erstattes av et GLN-nummer. Organisasjonsnummeret vil da ikke fremgå direkte i salgsdokumentet, men kan spores via GLN-nummeret ved oppslag i GLN-basen. Databasen er offentlig tilgjengelig. 

Skattedirektoratet har kontaktet GS1 Norway og fått opplyst at det er kunden som selv påfører opplysninger om organisasjonsnummer mv. i en GLN-søknad. Ved mottak av søknaden kontrolleres opplysningene mot Brønnøysundregistrene. Videre foretas det kontrollkjøringer av GLN-basen mot Brønnøysundregistrene to ganger årlig. Det er imidlertid slik at når en virksomhet ikke lenger er aktiv, så vil virksomhetene ikke lenger kunne søkes opp via den GLN-basen. GS1 Norway vil imidlertid loggføre endringene og ha mulighet til å ta ut informasjon om det aktuelle GLN-nummeret. 

I deres tilfelle oppgis det også en fakturamottaksadresse i stedet for kjøperens registrerte forretningsadresse. En slik fakturaadresse vil i deres tilfelle være knyttes til en større gruppe foretak innen kjeden. Skattedirektoratet har etter en helhetsvurdering kommet til at angivelse av kjøperens registrerte foretaksnavn, sammen med fakturamottaksadresse og GLN-nummer kan benyttes som angivelse av kjøper  etter bokføringsforskriften § 5-1-2 første ledd.