3.2.1 Dokumentbegrepet I brev av 20. mai 1997, jf. Utv. 1997 s. 887, har Finansdepartementet bl.a. uttalt at dokumentbegrepet i ligningsloven ikke er "(....) begrenset til opplysninger og meningsinnhold som fysisk fremtrer på papir, plastkort m.v. Dokumentbegrepet omfatter også tekster og tallmateriale m.v. som er lagret på annen måte, også elektronisk i en datamaskin. En kan bruke begrepet datadokument om dette. Dokumentbegrepet omfatter imidlertid ikke materiale som ennå ikke er lagret eller produsert i datamaskinen, men som kunne vært fremskaffet gjennom en arbeidsprosess ved/i datamaskinen. Departementet viser for øvrig til de dokumentasjonskrav som følger av regnskapsloven."

Det vises i denne sammenheng til kap. 2 i regnskapsloven av 17. juli 1998 og forskrift nr. 544 av 6. mai 1999 om regnskapssystem, registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger. Når det gjelder dem som har valgt å benytte overgangsbestemmelsen i regnskapsloven § 9-2, vises det til regnskapsloven av 13. mai 1977 med forskrifter samt bokføringsregler som pr. 31. desember 1998 var gitt i medhold av særlovgivningen.

3.2.2 Plikt for regnskapspliktige til å fremlegge dokumenter - ligningsloven § 4-10 nr. 2 Under bokettersyn har regnskapspliktig skattyter plikt til å legge frem regnskapsbøker og dokumenter som nevnt i ligningsloven § 4-10 nr. 1 bokstav a uten hensyn til den taushetsplikt han er pålagt ved lov eller på annen måte. Dokumenter som utelukkende inneholder opplysninger om andre skattyteres retts- eller forretningsforhold, er unntatt, jf. ligningsloven § 4-10 nr. 2 annet punktum. Timebestillingsbøker for regnskapspliktige leger, psykologer mv. vil gi ligningsmyndighetene opplysninger som belyser virksomhetens omfang. Timebestillingsbøker anses ikke for å være dokument som utelukkende inneholder opplysninger om andre skattyteres retts- eller forretningsforhold, og skattyter har plikt til å legge frem disse uten hinder av eventuell taushetsplikt. Se høyesterettsdom i Utv. 2000 s. 1013 og Finansdepartementets brev av 17. februar 1999 i Utv. 1999 s. 714. Lovbestemt taushetsplikt går imidlertid foran ligningslovens bestemmelser om opplysningsplikt dersom den lovbestemte taushetsplikten uttrykkelig bestemmer at den går foran opplysningsplikt i henhold til andre lover.

Da dokumentbegrepet i ligningsloven også omfatter elektronisk lagrede dokumenter (data-dokumenter), jf. pkt. 3.2.1, gjelder utleveringsplikten etter ligningsloven § 4-10 også slike dokumenter. Finansdepartementet har i uttalelsen av 20. mai 1997, jf. Utv. 1997 s. 887, lagt til grunn at skattemyndighetene "kan velge om de vil kreve plikten oppfylt ved utlevering av utskrifter på papir og/eller ved utlevering på elektronisk lesbart medium, eventuelt overføring til egen datamaskin".

Departementet har videre uttalt: "En nærmere vurdering av skattyterens framleggingsplikt for datadokumenter bør for øvrig forankres i opplysningsplikten etter ligningsloven § 4-1 og § 4-8. Opplysningsplikten er generell og knyttet til det materiale som er tilgjengelig for skattyteren, uansett form og lagringsmedium. Opplysningsplikten er klarligvis ikke begrenset til de forhold som allerede går fram av lagrede dokumenter i skattyterens skriftlige og/eller elektroniske arkiv. Det er en integrert del av opplysningsplikten at skattyteren evt må supplere allerede foreliggende dokumenter ved å sette opp nye dokumenter (forklaringer, oppstillinger, utskrifter mv). Dette kan kalles en supplerende dokumentasjonsplikt, som er særlig aktuell når skattemyndighetene ber om (pålegger) et slikt supplement. Opplysningsplikten innebærer en aktiv medvirkningsplikt for skattyteren, ikke bare en plikt til å finne seg i skattemyndighetenes kontrollaktivitet og passivt overlevere arkivert materiale.

Når skattyterens regnskap, evt andre registreringsrutiner og arkiv mv føres på datamaskin, blir datamaskinens innhold og programsystemer en del av det område som opplysningsplikten omfatter. Det vil forekomme at tilstrekkelig skriftlig eller annen ekstern dokumentasjon på data-innholdet mv. i datamaskinen ikke eksisterer fra før, eller at skattemyndighetene ønsker å kontrollere samsvaret mellom dette innholdet og tilgjengelig materiale utenom datamaskinen. Opplysningsplikten omfatter da en plikt til å sette opp de supplerende dokumenter fra datamaskinen som skattemyndighetene ber om (ut-trykkelig, eller implisitt i et mer generelt pålegg om supplement). Plikten til å sette opp nye dokumenter kan ikke anses begrenset til det som eksisterende programvare i datamaskinen kan produsere, idet det er skattyterens ansvar å sørge for tilstrekkelig programvare til at de kontrollmessig begrunnede utskrifter mv. kan gis. Det er også skattyterens ansvar å sørge for at datautstyret er funksjonsdyktig med sikte på også skattemyndighetenes opplysningsbehov. Det er uten betydning om regnskapet mv. føres i bedriften eller hos ekstern regnskapsfører, i det skattyterens opplysningsplikt setter krav til det nærmere innhold av et eksternt regnskapsoppdrag.

..........

Skattemyndighetene kan også kreve at skattyters datamaskin mv. for regnskapsføring mv. stilles til deres disposisjon for egne undersøkelser av det elektronisk lagrede innhold. Men slike fysiske utlån vil det være mindre behov for når skattyteren oppfyller sin supplerende dokumentasjonsplikt som nevnt foran.

..........

Departementet tilføyer at opplysningsplikten etter ligningsloven går foran evt avtalte begrensninger i innsynsretten til vern av EDB-leverandørers opphavsrett mv. (lisensbegrensninger). Særbestemmelsen i § 4-10 nr 2 annet punktum vil i praksis få liten betydning som innskrenkning av opplysningsplikten på dette område.

Oppbevaringsplikten i 10 år for regnskapsdokumenter mv. etter ligningsloven § 4-10 nr 1 a fjerde punktum omfatter også elektronisk lagrede dokumenter som ikke oppbevares like lenge på papir."