Utdrag av Skattedirektoratets brev av 15. april 2011.

Bakgrunn Fra ditt brev gjengis:

I eksempelvis Sverige plikter drosjer å dokumentere alle transaksjoner i taksameteret i detalj, ganske likt det andre næringsdrivende må, for eksempel ved bruk av et kassaapparat i en butikk som produserer en ”kassarull”: Alle innslag må dokumenteres i detalj. I tillegg til en oppsummerende ”skiftlapp” tilsvarende det vi er vant til i Norge, skriver derfor systemene ved avslutning av et skift ut en lang ”kassarull” der hver eneste transaksjon fremkommer i detalj.

Leverandører av taksametersystemer og drosjedataanlegg som benyttes i Sverige og som der produserer ovennevnte detaljerte inntektslegitimasjon, fjerner av og til de relevante opsjonene for dette når anlegget skal leveres for bruk i Norge.

[X] har valgt å tolke regelverket dit hen at den såkalte ”skiftlappen” som beskrives i bokføringsforskriftens § 8.2 kun er å oppfatte som beskrivelse hva et oppsummert ”kassaoppgjør/dagsoppgjør” skal omfatte av drosjespesifikk informasjon. Videre at hvert eneste ”innslag” på taksameteret, på samme måte som når man registrerer salg på et kassaapparat, skal dokumenteres ved at det produseres en ”kassarull” der ”innslagene” vises i detalj, og at denne ”kassarullen” skal inngå som bilag i den næringsdrivendes regnskap. Taksameterforskriften § 34 b angir at skriver skal være tilkoblet taksameter under bruk. Bruk av taksameter (dvs. drosjekjøring) uten tilkoblet skriver, er ikke tillatt.

I de systemene vi benytter, har vi derfor valgt å beholde funksjonen som produserer en ”kassarull som viser hvert innslag”, se vedlagte eksempel. Flere regnskapsførere forteller imidlertid våre løyvehavere at de kan rive av og kaste ”kassarullen” og at verken regnskapsloven, bokføringsforskriften eller andre reguleringer setter krav til slikt når det gjelder legitimering av omsetning/salg i drosje. Vi opplever også at flere systemleverandører hevder det samme. Vi finner det imidlertid underlig at drosjevirksomhet skulle være i en særstilling i det norske samfunnet og ikke skulle være underlagt de samme strenge krav til detaljert legitimasjon av hvert enkelt salg, som man har i de andre deler av næringslivet.

Med bakgrunn i ovennevnte, ber du Skattedirektoratet om å besvare følgende spørsmål:

1.  Bokføringsforskriften § 8.2 angir at omsetning i drosjer skal legitimeres med løpende nummererte skiftlapper inneholdende de i § 8.2.2 beskrevne drosjespesifikke opplysninger.

Vi ber opplyst om forskriftens § 8.2 erstatter regelverkets øvrige krav til detaljert salgsdokumentasjon, eksempelvis angående krav til kassarull der hvert enkelt salg/oppdrag fremkommeri detalj, eller om dette for drosjer er et tilleggskrav slik at en løyvehaver/næringsdrivende i sitt regnskap i tillegg til ”skiftlappen” med drosjespesifikk informasjon jf. § 8.2 (som kan forstås å være likt som dagsoppgjør) plikter å legitimere de enkelte salg/oppdrag med maskinskrevne kopier av kvitteringer fra de enkelte oppdrag, ikke ulikt en kassarull fra et kassaapparat.

2.  Enkelte drosjedatasystemer kan overføre både den tradisjonelle skiftlappen som beskrives i nevnte forskrifts § 8.2 fra taksameteret, samt eventuell detaljert informasjon om hver enkelt transaksjon, til eksterne datasystemer for elektronisk lagring i mer eller mindre usikrede systemer.

Skal gjeldende regelverk forstås dit hen at ”skiftlappen” som beskrives i § 8.2 skal produseres direkte fra en skriver direkte tilknyttet drosjens taksameter, eller kan det som regnskapsbilag like godt benyttes en utskrift av data som etter overføring og ”tømming” er blitt mellomlagret på en bærbar datamaskin, en PC eller en dataserver?

Dersom vi har forstått kravene korrekt og at det vitterlig skal produseres en ”kassarull” som viser alle ”innslagene” på et taksameter, er det da slik at denne skal produseres direkte fra taksameteret (jf. kassaapparatet) i bilen, eller kan en slik utskrift produseres i ettertid, på bakgrunn av data som etter overføring og ”tømming” er blitt mellomlagret på en bærbar datamaskin, en PC eller en dataserver.

Regelverk
Dokumentasjon av salg – generelle regler Salg, herunder kontantsalg, skal i utgangspunktet dokumenteres i samsvar med bestemmelsene i bokføringsforskriften § 5-1 (§§5-1-1 til 5-1-8). For den som driver kontantsalg gjelder i tillegg bestemmelsene i §§ 5-3 og 5-4, jf. nedenfor.

Bestemmelser som kun gjelder ved kontantsalg Bokføringsforskriften §§ 5-3 (§§ 5-3-1 til 5-3-4) og 5-4 omhandler som nevnt særlige bestemmelsene om dokumentasjon av kontantsalg. Disse reglene gjelder i utgangspunktet alle bokføringspliktige virksomheter som har kontantsalg, og regulerer krav til kassaapparat og dagsoppgjør. I bokføringsforskriften kapittel 8 er det dessuten gitt enkelt tilleggsbestemmelser og særlige regler for enkelte næringer og bransjer, herunder noen bestemmelser på kontantsalgsområdet, jf. nærmere omtale nedenfor.

Det følger av bokføringsforskriften § 5-3-2 første ledd at bokføringspliktige skal registrere kontantsalget på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system, og dokumentere kontantsalget med daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport. Det er krav om at summeringsstrimlene skal inneholde klokkeslett for hvert enkelt salg. Dette kravet kommer i tillegg til det generelle kravet i bokføringsforskriften § 5-1-1 nr. 1 om at salgsdokumentet skal angi dato. Videre skal korreksjonsposter dokumenteres.

Forskriften § 5-3-2 annet ledd krever at kassaapparatet skal kunne skrive kvittering til kunden, og at beløpet som registreres skal være lett synlig for kunden, med mindre dette er vanskelig gjennomførbart. Kvitteringen skal alltid skrives ut dersom beløpet som registreres ikke er lett synlig.

Bokføringsforskriften § 5-3-3 har bestemmelser om dagsoppgjør. Bestemmelsen lyder slik:

Det skal daglig utarbeides daterte nummererte summeringsstrimler (« z-rapporter ») eller tilsvarende rapporter over opplysninger som er registrert på kassaapparat, terminal eller likeverdig system. Dette kan skje enten ved at opplysningene lagres i systemet, slik at rapportene til enhver tid kan skrives ut, eller ved at rapportene skrives ut ved daglig opptelling av kassabeholdning. Klokkeslett for utkjøring fra kassaapparatet skal fremgå av rapportene.

Dokumentasjon av kontantsalg sammenholdt med daglig opptelling av kassabeholdning skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen. Eventuelle differanser skal forklares.

Bokføringsforskriften § 5-3-4 krever at det skal foreligge en lettfattelig systembeskrivelse av kassasystemets oppbygging og funksjoner.
Tilleggsbestemmelser / særskilte regler for taxinæringen I bokføringsforskriften § 8-2 (§§ 8-2-1 til 8-2-3) er det gitt enkelte særskilte bestemmelser for taxinæringen, hvor § 8-2-1 stiller krav til å benytte taksameter.

Bokføringsforskriften § 8-2-2 stiller særskilte krav til dokumentasjon av kontantsalg for taxinæringen. Bestemmelsen lyder slik:

Kontantomsetningen skal dokumenteres ved bruk av skiftlapper. Skiftlappene skal nummereres fortløpende av systemet og inneholde løyvenummer og taksameterets serienummer.

Skiftlappen skal for hvert skift inneholde følgende opplysninger: 1.   skiftets dato 2.   klokkeslett for skiftets begynnelse og slutt 3.   antall turer 4.    brutto innkjørt beløp fordelt på kontant og kreditt 5.     totale og besatte kilometer 6.   sjåførens navn og fødselsnummer eller annen identifikasjonskode 7.   akkumulerte tall for totale kilometer og totalt innkjørt i kroner. Kilometer og kroner skal oppgis med henholdsvis minimum seks- og nisifrede tall.

Skiftlapper skal ved utskrift signeres fortløpende med fullt navn av skiftets sjåfør.

Dersom skiftlappsystemet på grunn av feil, strømbrudd eller lignende midlertidig er ute av drift skal årsaken dokumenteres. I disse tilfellene skal det benyttes forhåndsnummererte manuelle skiftlapper. Besatte kilometer, jf. annet ledd nr. 5 kan i slike tilfeller unnlates spesifisert.

For øvrig er det i forskrift 1. oktober 2009 nr. 1226 stilt særskilte krav til taksametre.  Forskriften innebærer en rekke konstruksjons- og funksjonskrav mv., samt krav til installasjon og bruk av taksametre. Taksametre som kjøpes etter 1. januar 2010 skal være i samsvar med forskriften. For taksametre som er tatt i bruk før 1. januar 2010 er det en overgangsperiode på 2 år. Det betyr at virksomheter som har slike taksametre må etterkomme kravene innen 1. januar 2012.

Skattedirektoratets vurdering Ditt første spørsmål er hvorvidt bokføringsforskriften § 8-2 erstatter det generelle kravet i forskriften § 5-3-2 første ledd om dokumentasjon av hver enkelt transaksjon med summeringsstrimler (kassarull) eller tilsvarende rapport, eller om kravet til å benytte skiftlapper er å regne som et tilleggskrav.Skattedirektoratet vil innledningsvis bemerke at taxinæringen overveiende driver kontantsalg slik dette er definert i bokføringsforskriften § 5-3-1. Denne næringen har dermed i utgangspunktet plikt til å dokumentere kontantsalget i samsvar med forskriften § 5-3 (§§ 5-3-1 til 5-3-4).

I den ustrekning det i kapittel 8 er gitt særskilte bestemmelser som har tilsvarende anvendelsesområdet som enkelte av kravene i § 5-3, vil de særlige bestemmelsene i kapittel 8 gå foran de generelle bestemmelsene i kapittel 5.

Et eksempel på dette kan være kravet i § 8-2-1 om at taxinæringen skal registrere kontantsalget ved bruk av taksameter. Bestemmelsen innebærer at bransjen må benytte et bestemt elektronisk system, som anses som et likeverdig system til kassaapparat. Taxinæringen har dermed ikke anledning til å velge mellom å benytte kassaapparat, terminal eller andre likeverdig system, slik øvrige bokføringspliktige virksomheter kan gjøre, jf. bokføringsforskriften § 5-3-2.

Et annet eksempel er § 8-2-2 hvor det er en særskilt bestemmelse om dokumentasjon av kontantsalg. Bestemmelsen stiller krav om å dokumentere kontantomsetning ved skiftlapper, samt nærmere krav til innhold i disse skiftlappene. Skattedirektoratet vurderer det slik at kravet til å dokumentere kontantsalget pr. skift er en særskilt regel som går foran den generelle bestemmelsen i § 5-3-3 første ledd om at det daglig skal utarbeides daterte nummererte summeringsstrimler (z-rapporter) eller tilsvarende rapport. Kravet til innhold i skiftlappen er dessuten mer detaljert regulert enn kravet til innhold i z-rapporten.

I den grad det i kapittel 8 er bestemmelser om kontantsalg som ikke er omfattet av § 5-3, kommer disse bestemmelsene i tillegg til bestemmelsen i § 5-3.

I bokføringsforskriften § 5-3 er det flere generelle bestemmelser om dokumentasjon av kontantsalg hvor det ikke finnes tilsvarende bestemmelser i de særskilte bestemmelsene for taxinæringen:

• § 5-3-2  - Krav til å dokumentere hver enkelt transaksjon med summeringsstrimler (kassaruller eller tilsvarende rapport), jf. første ledd (selgers salgsdokument) - Krav om at kassaapparatet skal kunne produsere kvittering til kunden, jf. annet ledd (kundens gjenpart av salgsdokumentet).
• § 5-3-3 annet ledd - Krav til kassaavstemming, dvs. å sammenholde opptalt kassabeholdning med salg ifølge summeringsstrimler.
• § 5-3-4 - Krav til systembeskrivelse

Når det gjelder spørsmålet om disse bestemmelsene også gjelder for taxinæringen vises det til omtale i NOU 2002:20 Ny bokføringslov, punkt 13.4.2:
…Utvalget har i de generelle reglene foreslått at kassaapparat eller likeverdig system skal kunne skrive kvittering til kunden og foreslå derfor ingen regler om dette i bestemmelsen for taxinæringen.

Utvalget har også omtalt enkelte andre regler i bokføringsforskriften kapittel 5 som kommer til anvendelse. Dette gjelder kravet til avstemming av kontantsalget, jf. § 5-3-3 og muligheten til å søke dispensasjon fra kravet til kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system, jf. § 5-4 siste ledd.

Skattedirektoratet legger etter dette til grunn at når det er bestemmelser i §§ 5-3 og 5-4 som ikke er dekket av bransjebestemmelsen i § 8-2, vil rettigheter og plikter etter disse bestemmelsene også gjelde fullt ut for taxinæringen. Det legges dermed også til grunn at Bokføringslovutvalgets omtale på dette punkt ikke representerer en fullstendig avstemming mellom bestemmelsene i kapittel 5 og kapittel 8.

I ditt brev spør du spesielt om taxinæringen har krav til å dokumentere hver enkelt salgstransaksjon. Det fremgår ovenfor at bokføringsforskriften § 8-2 verken regulerer kravet til å dokumentere hver enkelt salgstransaksjon eller kravet til at taksameteret skal kunne skrive kvitting til kunden. Kravet til å dokumentere hver enkelt salgstransaksjon er dermed regulert i bokføringsforskriften § 5-3-2 første ledd, på samme måte som at kravet til at taksameteret skal kunne skrive kvittering til kunden er regulert i § 5-3-2 annet ledd.

I denne forbindelse kan det også vises til forskrift om krav til taksametre, § 18, som krever at taksameter skal kunne levere bl.a. følgende data, jf. bokstav d)

Oppdragspris for en tur: samlet beløp, oppdragspris, beregning av oppdragspris, tillegg, dato starttid, sluttid og tilbakelagt distanse.

Etter forskriften § 19 skal opplysningen lagres på en sikker måte så lenge det er aktuelt å benytte måleverdiene som grunnlag for økonomisk oppgjør eller så lenge lagring er påkrevd etter annet regelverk. Flere av disse opplysningene kreves oppgitt i kundens kvittering, jf. bokføringsforskriften § 5-1-1 flg., jf. § 5-3-2, og skal inngå på de summeringsstrimler, jf. § 5-3-2, som den bokføringspliktige skal oppbevare i 10 år, jf. bokføringsforskriften § 13 annet ledd, jf. første ledd nr. 3. Dersom kvitteringen inneholder flere opplysninger enn det som kreves etter bokføringsreglene, skal opplysningene også oppbevares av den bokføringspliktige som en del av salgsdokumentasjonen, dvs. at de skal fremgå av ”summeringsstrimlene”. Det vises til bokføringsloven § 10 første ledd tredje punktum hvor det fremgår at dokumentasjonen ikke skal endres etter utstedelse.

Ditt andre spørsmål er om bokføringsreglene krever at skiftlapper, jf. bokføringsforskriften § 8-2-2 og ”summeringsstrimler” som viser hver enkelt salgstransaksjon, jf. § 5-3-2 første ledd, skal produseres direkte fra en skriver direkte tilknyttet drosjens taksameter, eller om det kan benyttes en utskrift av data som etter overføring og ”tømming”er blitt mellomlagret på en bærbar datamaskin, en PC eller en dataserver.

Generelt om oppbevaring av regnskapsmateriale Bokføringsloven og bokføringsforskriften stiller i liten grad konkrete krav til hvordan regnskapsmateriale skal oppbevares. Den bokføringspliktige kan således i utgangspunktet velge mellom å ta utskrift av opplysningene for papirbasert oppbevaring, eller å oppbevare dataene elektronisk. Regnskapsmateriale skal imidlertid oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Transaksjonsdata kan etter dette oppbevares elektronisk i taksameteret, overføres fra taksameter for oppbevaring på andre medium, for eksempel en datamaskin eller på en dvd-plate, ev. kan det overføres for oppbevaring eksternt, for eksempel hos en drosjesentral eller en ekstern regnskapsfører. Det avgjørende er at overføring og oppbevaring skjer på en betryggende måte, herunder at det tas sikkerhetskopi av dataene. Det skal være mulig å lese og ta utskrift av dataene i hele oppbevaringstiden på ti år. Den bokføringspliktige må derfor også sørge for å ha maskinvare og programvare tilgjengelig, som gjør det mulig å lese og ta utskrift av regnskapsmaterialet i hele oppbevaringstiden.

Det vises for øvrig til at Norsk RegnskapsStiftelse (Bokføringsstandardstyret) har sendt på høring et forslag til bokføringsstandard om ”sikring av regnskapsmateriale”, med høringsfrist 31. mai 2011. Se http://www.revisorforeningen.no/d9529689/Forslag-til-NBS-Sikring-av-regnskapsmateriale

Også forskrift om krav til taksameter stiller som nevnt krav til at opplysninger som kreves oppbevart skal lagres på en sikker måte, jf. § 19. Forskriften stiller imidlertid ikke konkrete krav til hvordan oppbevaring/sikring skal skje.

Særskilt om skiftlapper Når det gjelder skiftlapper spesielt, bemerkes at bokføringsforskriften § 8-2-2 tredje ledd kreves at disse signeres foreløpende med fullt navn av skiftets sjåfør. Det legges til grunn at dette medfører et krav om at det må tas fortløpende utskrift fra taksameteret og at utskriften må signeres fysisk av sjåføren, med mindre det benyttes elektronisk signatur. Skiftlappene skal deretter oppbevares i 10 år.