Skattedirektoratet har fått flere spørsmål knyttet til hvordan kontantsalget skal dokumenteres ved salg fra ubetjente salgssteder. Skattedirektoratet vil nedenfor kommentere den problemstillingen som er reist.

Generelt

Iht. forskrift 1.12.2004 nr. 1558 om bokføring (bokføringsforskriften) § 5-3-2 skal bokføringspliktige registrere kontantsalg fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system og dokumentere kontantsalget ved daterte, nummererte summeringsstrimler eller tilsvarende rapport. Det er også bl.a. krav om at kassaapparatet skal kunne skrive kvittering til kunden for hvert salg. Bokføringsforskriften § 5-3-3 har krav om daglige kassaoppgjør, der dokumentasjonen for kontantsalget (summeringsstrimlene fra kassaapparatet) sammenholdes med opptalt kassabeholdning. Avstemmingen skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen. Eventuelle differanser skal forklares.

I bokføringsforskriften § 5-4 er det gitt enkelte unntak fra kravet til kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system i § 5-3-2. Det er ikke gitt noe generelt unntak for kontantsalg fra ubetjente salgssteder.

Skattedirektoratets vurdering og konklusjon

I bokføringsforskriften § 5-3-1 defineres kontantsalg slik:

Med kontantsalg menes salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering.

Salg fra ubetjente salgssteder vil på samme måte som salg fra betjente steder være kontantsalg etter denne definisjonen. Imidlertid synes regelverket å forutsette at det er en fysisk person (selger) som betjener kjøperen. Det er i forarbeidene ikke drøftet hvilke regler som bør gjelde ved salg fra selvbetjente salgssteder (kontantkasser og lignende). Slike salgsformer forekommer i en viss utstrekning, og er for eksempel vanlig ved betaling for bruk av private fjellveier (bompenger) og parkeringsplasser. Et annet eksempel kan være salg av proviant på ubetjente turisthytter. Salg fra ubetjente gårdsbutikker, eller fra ramper eller lignende langs veien (kornband, jordbær o.l.), er et tredje eksempel.

Skattedirektoratet har i en konkret sak, se Utleie av solsenger - kontantautomater, lagt til grunn at salg fra automater som ikke tilfredsstiller kravene til kassaapparat i bokføringsforskriften § 5-3-2, under nærmere angitte forutsetninger kan benyttes, men at det ved utskifting må benyttes automater som tilfredsstiller forskriftens krav, så langt slike løsninger tilbys. Skattedirektoratet er også av den formening at salg fra ubetjente salgssteder fortsatt kan finne sted, uten at det kreves kassaapparat, terminal, eller automater med tilsvarende funksjonalitet. Spørsmålet blir da hvordan slikt salg skal dokumenteres.

Generelt om kravene til dokumentasjon Et sentralt formål med salgsdokumentasjonen er å underbygge at alle transaksjoner er bokført i regnskapet, jf. også den grunnleggende forutsetningen om fullstendighet i bokføringsloven § 4 nr. 2. Det vises også til bokføringsloven § 10 hvor det kreves at dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. De generelle kravene for dokumentasjon av salgstransaksjoner fremgår i bokføringsforskriften §§ 5-1 flg., hvor det i § 5-1-1 kreves at dokumentasjon av salg av varer og tjenester minst skal inneholde:

1. Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen,
2. angivelse av partene,
3. ytelsens art og omfang,
4. tidspunkt og sted for levering av ytelsen,
5. vederlag og betalingsforfall, og
6. eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.

Bokføringsforskriften § 5-1-3 krever dessuten at salgsdokumentasjonen skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.

Etter bokføringsforskriften § 5-2-1 kreves det dessuten at salgsdokumentasjonen som hovedregel skal utstedes av selger.

Ved salg fra ubetjente salgssteder kan ikke selger utstede dokumentasjon iht. bokføringsforskriften §§ 5-1 flg. Etter Skattedirektoratets oppfatning bør det derfor kunne aksepteres enklere former for dokumentasjon av kontantsalget i slike tilfeller. Det vises i den forbindelse også til at slikt salg i første rekke er rettet mot private forbrukere, hvor mottakers behov for dokumentasjon ofte er mindre fremtredende enn ved salg til bokføringspliktige virksomheter.

Nærmere om aktuelle dokumentasjonsformer ved salg fra ubetjente salgssteder Skattedirektoratet legger til grunn at salg fra ubetjente salgssteder kan dokumenteres som følger, jf. bokføringsloven § 10:

A konvolutter eller lignende Skattedirektoratet forutsettes at konvoluttene er forhåndsnummerert og at den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer fremgår. I tillegg må kunden minst fylle ut

1. hvilke varer/tjenester som er kjøpt,
2. omfang,
3. tidspunkt (dato) og
4. hvilket beløp som er lagt i konvolutten.

Eventuelle konvolutter som ikke er benyttet pga. feilskrift eller lignende må også oppbevares, så langt disse er i behold på salgsstedet. Den bokføringspliktige bør ved oppslag eller lignende informere om at konvolutter ikke skal fjernes.

B  innbundet bok Ved varesalg kan det være en alternativ løsning å benytte en innbundet bok, hvor sidene er forhåndsnummerert. I boken må det minst være rubrikker for vare og omfang, tidspunkt (dato) og vederlag. Det kan være praktisk å benytte en bok med gjennomslag, hvor den ene delen tas ut og benyttes i bokføringen, mens den andre delen forblir i boken.

C kvantumsoversikter Ved varesalg kan det dessuten være en akseptabel løsning at det etableres et system hvor det daglig dokumenters hvilke varer som er lagt ut på salgsstedet og hvilke som er i behold ved dagens slutt. På grunnlag av dette kan det foretas en utregning av kontantsalget som avstemmes mot opptalt kontantbeholdning, jf. nedenfor.

Skattedirektoratet understreker at dokumentasjonen som nevnt ovenfor ikke er å betrakte som et salgsdokument som selger har utstedt etter bokføringsforskriften §§ 5-1 flg., jf. § 5-2-1. Eventuell gjenpart til kunden kan da heller ikke legges til grunn for dokumentasjon av kjøp etter bokføringsforskriften § 5-5.

Krav til kassaoppgjør Bokføringsforskriften § 5-3-3 krever at det skal foretas daglige kassaoppgjør. Dette gjelder i prinsippet også ved salg fra ubetjente salgssteder. I en del tilfeller er det praktisk vanskelig / lite hensiktsmessig at det foretas daglig påfylling av varer, eller daglig ettersyn av kontantbeholdningen. Skattedirektoratet legger til grunn at kassaoppgjøret da kan skje på det senere tidspunkt hvor den bokføringspliktige oppsøker salgsstedet, forutsatt at kontantbeholdningen er tilfredsstillende sikret på salgsstedet. Hensynet til daglig kontroll med kontantsalget er i slike tilfeller ikke like fremtredende som ved salg fra betjente salgssteder, siden kontantene ikke vil være i omløp i perioden mellom tømmingene.

Når det gjelder dokumentasjon for kontantsalget, legger Skattedirektoratet til grunn at opptalt kontantbeholdning må avstemmes mot den dokumentasjonen som er omtalt ovenfor, enten denne består i nummererte konvolutter, eller tilsvarende, oppsummert salg fra en bok, eller utregnet varesalg basert på kvantumsoversikter. Oppgjøret skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt oppgjøret, jf. bokføringsforskriften § 5-3-3 annet ledd. Kassaoppgjørene med underliggende dokumentasjon skal oppbevares i 10 år, jf. bokføringsloven § 13 annet ledd.