Skattedirektoratets konklusjon er at kvitteringsblokker med korte nummerserier, for eksempel nr. 1-50 bare kan benyttes dersom den bokføringspliktige har få salgstransaksjoner per år.

Bakgrunn

I et brev til Skattedirektoratet har Norges Bondelag bedt om en uttalelse om hva som er tilstrekkelig salgsdokumentasjon med tilstrekkelig kontrollerbar sekvens etter bokføringsforskriften § 5-1-3. Norges Bondelag påpeker blant annet at fakturablokker/kvitteringsblokker kjøpt i en bokhandel i mange tilfeller er det mest praktiske og håndterbare.
Regelverket Bokføringsforskriften § 5-1-1 punkt 1 til 7 regulerer generelle krav til innhold i salgsdokument. Det fremgår her at salgsdokumentet blant annet skal være nummerert, jf. nr. 1. Nærmere bestemmelser om nummerering av salgsdokument er gitt i bokføringsforskriften § 5-1-3 første ledd:
Salgsdokumentasjon skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.

Skattedirektoratets vurdering

Det er et grunnleggende bokføringsprinsipp at alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet, jf. bokføringsloven § 4 nr. 2. Kravet til forhåndsnummerering av salgsdokumentet med en kontrollerbar sekvens, jf. bokføringsforskriften § 5-1-3, er med å sikre dette grunnleggende bokføringsprinsippet, for så vidt gjelder bokføring av salgsinntektene. Dersom det er brudd i nummerserien, vil dette være en indikasjon på at et salg har funnet sted, uten at salgsinntekten er bokført.
I Skattedirektoratets uttalelse 24. april 2007, ”Nummerering av salgsdokument – merking på annen måte”, legges det til grunn at dette alternativet i forskriften i utgangspunktet tar sikte på virksomheter som ikke har et faktureringssystem som produserer ”maskinelt tildelte nummer”. Det legges videre til grunn at bestemmelsen som hovedregel forutsetter blanketter som er trykt opp eksternt for den bokføringspliktige virksomheten, i et omfang som muliggjør fullstendighetskontroll.
Norges Bondelag reiser spørsmål om fakturablokker/kvitteringsblokker kjøpt i en bokhandel vil kunne tilfredsstille bokføringsforskriftens krav til nummerering av salgsdokument. Det er ikke opplyst hvilke opplysninger slike fakturablokker inneholder, herunder heller ikke hvor lange nummerserier slike blokker har. Skattedirektoratet mener at kvitteringsblokker med korte nummerserier, for eksempel nr. 1-50, i utgangspunktet ikke tilfredsstiller bokføringsforskriftens krav. Dette gjelder særlig når slike blokker brukes av bokføringspliktige som har salgstransaksjoner av et visst omfang. Bruk av slike blokker vil da innebære at det brukes flere sett med samme nummer innenfor et regnskapsår, noe som gjør at salgsdokumentene vil være dårlig egnet for å kontrollere fullstendighet på en enkel måte. Løsningen vil da etter vår vurdering ikke oppfylle kravet i bokføringsforskriften § 5-1-3.
Dersom det er slik at en bokføringspliktig kun har et fåtall transaksjoner, slik at det kan brukes kun en blokk innenfor et regnskapsår, eller at samme blokk kan benyttes over flere år, mener vi at løsningen kan benyttes. For å sikre at salgsdokumentet inneholder alle opplysninger som bokføringsforskriften krever, anbefaler vi likevel at det benyttes særskilt opptrykte fakturablanketter også i slike tilfeller. Den bokføringspliktige bør da sørge for at også opplysninger om selgerens navn og organisasjonsnummer, eventuelt etterfulgt av bokstavene MVA, blir trykket. For bokføringspliktige som fyller ut salgsdokumentene for hånd, er det også å anbefale at relevante ledetekster som ”fakturadato”, ”leveringsdato”, ”betalingsforfall” mv. forhåndstrykkes.