Kort om årsak til sluttdato

Årsak til at du avslutter et arbeidsforhold oppgir du når du setter en sluttdato på et arbeidsforhold. Et arbeidsforhold avsluttes normalt ikke av seg selv, men ved at enten arbeidsgiver eller arbeidstaker sier opp. Hvis arbeidstaker sier opp er kravet at oppsigelsen skal være skriftlig. Blir arbeidstakeren sagt opp, er det en rekke formkrav som stilles for at oppsigelsen skal være gyldig, blant annet må den være saklig begrunnet.

Saklige grunner kan være:

• Nødvendig nedbemanning eller omstilling
• Alvorlige brudd på arbeidsavtalen
  
  

På Arbeidstilsynets nettsider finner du mer informasjon om oppsigelser, og også hvilke bestemmelser som gjelder for statsansatte og andre særskilte grupper.

Går den ansatt av med pensjon skal du oppgi at arbeidstaker har sagt opp selv. Den samme beskrivelsen skal du også bruke hvis den ansatte dør.

Midlertidige arbeidsforhold er tidsbestemte og avsluttes som regel av seg selv med mindre annet skjer, f.eks. arbeidstaker sier opp før avtalens utløp. Når kontraktsperioden utløper, så avsluttes også arbeidsforholdet. Du kan oppgi den fremtidige sluttdatoen allerede fra den første a-meldingen. Da må du også oppgi sluttårsak. Hvis arbeidsforholdet går over til en fast stilling, må du endre ansettelsesform og ikke lenger oppgi sluttdato og sluttårsak. Se hvordan du oppgir endring fra midlertidig til fast under ansettelsesform.

Skjer det en endring i organisasjonsstrukturen hos arbeidsgiver kan det også være nødvendig å avslutte arbeidsforholdet, f.eks. ved fusjon eller fisjon. Det samme gjelder hvis arbeidstaker har byttet jobb internt, slik at vedkommende jobber i en annen underenhet enn før. Bytte av type jobb/oppgaver internt i samme underenhet, selv om det f.eks. medfører skifte av yrke, innebærer normalt ikke at arbeidsforholdet blir avsluttet med sluttdato.

Hvis arbeidsgiver bytter lønnssystem eller regnskapsfører avsluttes ikke arbeidsforholdene. Det kan likevel ved slike bytter være behov for å avslutte arbeidsforhold ved å oppgi sluttdato for så å oppgi nytt arbeidsforhold fra det nye systemet. Da må du også oppgi årsaken til at sluttdato er satt. Hvis du er i en slik situasjon bør du kontakte din systemleverandør eller regnskapsfører for å avklare om det er nødvendig å sette sluttdato og årsak til sluttdato på arbeidsforholdene.

Har du oppgitt et arbeidsforhold som du ikke skulle ha rapportert i a-meldingen, skal du også angi dette i årsak til sluttdato.

Du kan velge mellom følgende alternativer som årsak til sluttdato:

• Arbeidstaker har sagt opp selv
• Arbeidsgiver har sagt opp arbeidstaker
• Kontrakt, engasjement eller vikariat er utløpt
• Arbeidsforholdet skulle aldri vært rapportert
• Endring i organisasjonsstruktur eller byttet jobb internt
• Byttet lønnssystem eller regnskapsfører

 

Eksempel på at arbeidstaker har sagt opp selv

 

Eksempel 1

Knut har fått ny jobb og leverer en oppsigelse til sin nåværende arbeidsgiver, Firma A. Firma A sender en a-melding der de oppgir Knut sin siste dag som sluttdato for arbeidsforholdet. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato. De oppgir at arbeidstaker har sagt opp selv.


Eksempel 2

Blomsterbutikken AS har fått et brev fra Skatteetaten om at de har oppgitt arbeidsforhold på to arbeidstakere i over 12 måneder, men det er ikke oppgitt noe lønn til disse i a-meldingen det siste året. De sjekker i sine lønnssystemer og ser at de to ansatte har sagt opp og sluttet for lenge siden, men at de har glemt å sende inn opplysninger om sluttdato på arbeidsforholdet. I neste a-melding setter de faktisk sluttdato på arbeidsforholdene. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato. De oppgir at arbeidstaker har sagt opp selv.


Eksempel 3

Kari har søkt og fått en fast stilling i Finansdepartementet. Hun søker om permisjon fra stillingen hun har i Skatteetaten. Etter reglene for permisjon har hun krav på inntil ett års permisjon fra Skatteetaten når hun bytter til en annen jobb i staten. Siden Kari har byttet arbeidsgiver skal arbeidsforholdet avsluttes i Skatteetaten, selv om hun har fått permisjon. Skatteetaten sender a-melding og setter sluttdato på arbeidsforholdet. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato. De oppgir at arbeidstaker har sagt opp selv.


Eksempel 4 - pensjonist

Isabell jobber som frisør ved Hårklipp Frisørsalong. Hun fyller 67 år i mai og har bestemt seg for å gå av med alderspensjon fra 1.juni og leverer oppsigelse til sin arbeidsgiver. Hårklipp Frisørsalong sender a-melding og oppgir sluttdato på arbeidsforholdet. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato på arbeidsforholdet. De oppgir at arbeidstaker har sagt opp selv.


Eksempel 5 - dødsfall

Hvis en ansatt dør oppgir arbeidsgiver sluttdato på arbeidsforholdet. I tillegg oppgir de arbeidstaker har sagt opp selv som årsak til sluttdato på arbeidsforholdet.

 

 

Eksempler på at arbeidsgiver har sagt opp arbeidstaker

 

Eksempel

Ali jobber i en butikk som selger datautstyr. Etterspørselen etter produktene de selger går ned og de må redusere driften med 25 %. Ali er en av de siste som har blitt ansatt i butikken og han blir sagt opp. De sender a-melding der de oppgir sluttdato på arbeidsforholdet til Ali. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato. De oppgir at arbeidsgiver har sagt opp arbeidstaker.

 

 

Eksempel på at kontrakt, engasjement eller vikariat er utløpt

 

Eksempel 1

Christina har fått et kort oppdrag og skal jobbe en dag på et arrangement som lydteknikker. Regnskapsfører sender a-melding på vegne av arrangøren. Siden Christina bare har jobbet en dag, oppgir regnskapsfører start- og sluttdato på arbeidsforholdet samme dag i a-meldingen. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato. De oppgir at kontrakt, engasjement eller vikariat er utløpt.


Eksempel 2

Julie får sommerjobb i botanisk hage og har kontrakt fra 1. juli til 15. august. I a-meldingen for august setter de sluttdato på arbeidsforholdet til Julie til 15. august. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato. De oppgir at kontrakt, engasjement eller vikariat er utløpt.

Se ansettelsesform for eksempler på hvordan du oppgir at arbeidstaker endrer stilling fra midlertidig til fast.

 

Eksempel på at arbeidsforholdet skulle aldri vært rapportert

 

Eksempel 1

Per skal starte i et vikarbyrå etter sommerferien. For at alt skal være på plass før Per begynner den 1. august, sender arbeidsgiveren a-melding for juli hvor de oppgir opplysninger om Pers arbeidsforhold med startdato 1.august. Per dukker ikke opp på jobb første arbeidsdag fordi han har fått en annen jobb. Siden vikarbyrået allerede har oppgitt arbeidsforholdet til Per, må de sende ny a-melding for å slette det. De oppgir sluttdato på arbeidsforholdet samme dato som startdato og stillingsprosent 0. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato. De oppgir at arbeidsforholdet skulle aldri vært rapportert.


Eksempel 2

Det svenske firmaet AB har et kort oppdrag i Norge som underleverandør til et større norsk firma. De vet at de må melde fra om oppdraget og de ansatte som skal jobbe der til Skatteetaten på skjema RF-1199 og RF-1198. I tillegg må de sende a-melding. Firma AB oppgir både opplysninger om lønn og arbeidsforhold i a-meldingen. De får så informasjon om at de er fritatt for rapporteringsplikt for arbeidsforholdene, og ønsker å slutte å rapportere dem i a-meldingen. De sender en a-melding der de setter sluttdato lik startdato på alle arbeidsforholdene og stillingsprosent 0. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato. De oppgir at arbeidsforholdet skulle aldri vært rapportert.


Eksempel 3

Arbeidsgiveren til Emil har hatt litt rot i sine HR- og lønnssystemer, og har oppgitt flere arbeidsforhold med 100 % stillingsprosent på Emil. Emil har bare ett arbeidsforhold. Det arbeidsforholdet som ikke er reelt, skal arbeidsgiveren avslutte. Arbeidsgiveren sender en a-melding der de setter sluttdato lik startdato på arbeidsforholdet og stillingsprosent 0. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato. De oppgir at arbeidsforholdet skulle aldri vært rapportert.


Eksempel 4

Linda har i 3 måneder arbeidet i lokalavisen som journalist. Linda har hørt om at Skatteetaten har en tjeneste der hun kan se hvilke opplysninger arbeidsgiver har rapportert om henne. Hun har lyst til å teste denne, kanskje det kan bli en artikkel i avisen også. Hun logger seg inn i tjenesten Mine inntekter og arbeidsforhold og ser at hun står oppført med et ordinært arbeidsforhold. Dette stemmer ikke. Hun er frilanser. Linda ber arbeidsgiveren rette dette. Arbeidsgiver retter og sender en a-melding der de setter sluttdato lik startdato på det ordinære arbeidsforholdet og stillingsprosent 0. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato. Avisa oppgir at arbeidsforholdet skulle aldri vært rapportert. I tillegg oppgir de et arbeidsforhold av typen frilanser på Linda.


Eksempel 5

Karl eier et enkeltpersonforetak og han jobber der sammen med to ansatte. Karl sender hver måned a-meldingen med opplysninger om inntekt og arbeidsforhold for seg selv og sine to ansatte. Karl mottar et brev fra Skatteetaten der det står at han ikke skal sende inn opplysninger om sitt eget arbeidsforhold som innehaver i a-meldingen, men at disse opplysningene skal sendes i næringsoppgaven. Det er bare de andre ansatte Karl skal oppgi opplysninger om arbeidsforhold på i a-meldingen. Han sender en a-melding hvor han setter sluttdato er lik startdato og stillingsprosent 0 på sitt feilrapporterte arbeidsforhold. I tillegg oppgir han årsak til at han har satt sluttdato. Han oppgir at arbeidsforholdet skulle aldri vært rapportert.

 

Eksempel på endring i organisasjonsstruktur eller byttet jobb internt

 

Eksempel 1

Philip jobber som kundebehandler i et firma som har flere underenheter. Det blir utlyst en lederstilling i en annen underenhet enn den Phillip jobber i. Philip søker og får jobben som leder. I a-meldingen oppgir arbeidsgiver sluttdato på hans stilling som kundebehandler og de oppgir et nytt arbeidsforhold, med ny startdato og ny arbeidsforholdsID på lederstillingen. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato på kundebehandlerjobben. De oppgir endring i organisasjonsstruktur eller byttet jobb internt.


Eksempel 2

Emil sin underenhet blir slått sammen med en annen underenhet i samme selskap. Når arbeidsgiver sender a-melding så settes det en sluttdato på arbeidsforholdet hans i den gamle underenheten og de oppgir et nytt arbeidsforhold med ny startdato og ny arbeidsforholdsID i den nye, sammenslåtte underenheten. De må oppgi årsak til at de har satt sluttdato på arbeidsforholdet i den gamle underenheten. De oppgir endring i organisasjonsstruktur eller byttet jobb internt.


Eksempel 3

Mari jobber i et lite regnskapsbyrå som blir kjøpt opp av et større byrå. Etter oppkjøpet blir det lille regnskapsbyrået en ny underenhet i den nye hovedenheten, så Mari får formelt sett en ny arbeidsgiver og hennes gamle arbeidsforhold avsluttes. De som jobber på lønnsavdelingen må oppgi årsak til at de har satt sluttdato på arbeidsforholdet. De oppgir endring i organisasjonsstruktur eller byttet jobb internt.


Eksempel 4

Lisbeth jobber i et selskap som både har ansatte på båt og på land. Lisbeth har et maritimt arbeidsforhold siden hun jobber på båt. Lisbeth blir gravid og arbeidsgiver tilbyr henne en stilling på land som hun takker ja til. Siden hun ikke lengre har et maritimt arbeidsforhold må arbeidsgiver avslutte dette ved å sette sluttdato på arbeidsforholdet. De oppretter samtidig et nytt ordinært arbeidsforhold. I tillegg oppgir de årsak til at de har satt sluttdato på det maritime arbeidsforholdet. De oppgir endring i organisasjonsstruktur eller byttet jobb internt.


Eksempel 5

Kari jobber i et flyttebyrå og trives i jobben hun har. Arbeidsgiver er veldig fornøyd med Kari og ønsker at hun skal flytte over til en annen avdeling som ligger i nabobyen. Der trenger de kompetansen til Kari. Siden Kari bytter kontorsted blir hun ansatt i en ny underenhet. Flyttebyrået setter sluttdato på arbeidsforholdet i den tidligere avdelingen og oppretter ett nytt arbeidsforhold i den nye. De må oppgi årsak til at de har satt sluttdato på arbeidsforholdet i den gamle og oppgir endring i organisasjonsstruktur eller byttet jobb internt.


Eksempel 6

Lina jobbet frem til nyttår i Bølstad kommune som nå har blitt en del av storkommunen Indre Viken. Arbeidsforholdet hennes avsluttes i Bølstad kommune og det oppgis ett nytt arbeidsforhold i kommune Indre Viken. Kommunen må oppgi årsak til at de har satt sluttdato på arbeidsforholdet i Bølstad. De oppgir endring i organisasjonsstruktur eller byttet jobb internt.

 

 

Eksempel på bytte av lønnssystem eller regnskapsfører

Det er flere fremgangsmåter å bytte lønnssystem eller regnskapsfører på. I eksemplene under går vi ut fra at du skal avslutte arbeidsforholdene og opprette nye. For flere fremgangsmåter, se i veiledningen Bytte lønnssystem.

 

Eksempel 1

Gartner AS har tre ansatte og enkle arbeids- og lønnsforhold. De har til nå selv sendt a-melding fra et enkelt lønnssystem. Den siste tiden har de fått mange nye oppdrag og de planlegger å utvide og trenger en regnskapsfører. Regnskapsføreren de inngår avtale med bruker et annet lønnssystem enn det de selv har brukt. Fra sitt enkle lønnssystem sender de en a-melding der de oppgir sluttdato på alle arbeidsforholdene. Regnskapsfører sender en a-melding fra systemet og oppgir startdato på arbeidsforholdene dagen etter sluttdato som ble satt i det gamle lønnssystem. De må oppgi årsak til at de har satt sluttdato på arbeidsforholdene i det gamle systemet. De oppgir byttet lønnssystem eller regnskapsfører.


Eksempel 2

Et firma inngår en avtale med en ny lønnssystemleverandør. Det har vært mye rot i det gamle system og de ønsker å starte helt på nytt i det nye systemet. De setter derfor sluttdato på alle arbeidsforholdene i det gamle systemet og oppretter nye arbeidsforhold, fra dagen etter sluttdato, i det nye systemet. De må oppgi årsak til at de har satt sluttdato på arbeidsforholdene i det gamle systemet. De oppgir byttet lønnssystem eller regnskapsfører.

 

 

Er det obligatorisk

Ja, du må oppgi årsak til sluttdato for alle ordinære og maritime arbeidsforhold når du oppgir en sluttdato på arbeidsforholdet. Det er frivillig å oppgi årsak til sluttdato for frilanserforhold.

Du skal ikke oppgi årsak til sluttdato på arbeidsforhold av typen pensjon eller andre ytelser utenfor arbeidsforhold.

 

Når skal du rapportere

Oppgi årsak til sluttdato når du avslutter og oppgir en sluttdato på et arbeidsforhold.

 

Rette feil

 

 

 

Hva bruker vi opplysningene til

Opplysninger om årsak til sluttdato for ordinære og maritime arbeidsforhold overføres til Aa-registeret. NAV distribuerer opplysninger om arbeidsforhold fra Aa-registeret til private og offentlige aktører som har lov til å motta dem. Eksempler på dette er Skatteetaten og Arbeidstilsynet.

Opplysninger om årsak til sluttdato gjør at NAV kan effektivisere sin saksbehandling, arbeidsformidling og oppfølging av stønadsmottakere.

Statistisk Sentralbyrå (SSB) bruker opplysningene til kvalitetssikring av data om arbeidsforhold.