Permisjon
Hvis den ansatte har hel eller delvis permisjon i mer enn 14 dager skal du oppgi dette i a-meldingen.
Kort om permisjon
Oppgi permisjon hvis en ansatt har hel eller delvis permisjon fra arbeidsforholdet i mer enn 14 dager. Gjelder både sammenhengende og ikke sammenhengende permisjonsdager, lønnede og ulønnede permisjoner.
Du kan oppgi alle permisjoner, også kortere permisjoner på 14 dager eller mindre, men dette er ikke et krav.
Dette regnes som permisjon:
Listen er ikke uttømmende
- Kurs/studier o.l. som ikke er pålagt av arbeidsgiver og som innvilges etter ønske fra den ansatte
- Fravær ved pleiepenger og opplæringspenger som er på mer enn 14 dager
- Permisjon etter utløp av periode med sykepenger, for eksempel ved overgang til arbeidsavklaringspenger
- Permisjoner nevnt i arbeidsmiljøloven kapittel 12, som svangerskapspermisjon, fødselspermisjon, foreldrepermisjon, omsorg for barn som er innlagt på sykehus eller for alvorlig sykt barn, pleie av noen i livets sluttfase (hvis samlet over 14 dager), ved militærtjeneste, offentlige verv
- Tariffestede utdanningspermisjoner
Dette regnes ikke som permisjon:
- Kurs, studier o.l. som er pålagt av eller foregår i regi av arbeidsgiver
- Ansatte som får permisjon for å jobbe hos en annen arbeidsgiver. Her skal du oppgi sluttdato for arbeidsforholdet. Dette fordi arbeidsgiveransvaret er overført til ny arbeidsgiver
- Ansatte som er syke eller må være borte fra jobb på grunn av fare for fosteret
- Ansatte som er hjemme med sykt barn (sykt barn dager)
Delvis permisjon
Hvis det er avtalt delvis permisjon og perioder strekker seg utover 14 dager, skal du oppgi permisjonen. Dette gjelder for eksempel om det er avtalt permisjon 1 dag i uken de neste 10 ukene. Her skal du oppgi 20 prosent permisjonsprosent i perioden.
Flere kortere permisjoner
Ved flere kortere permisjoner, oppgi dette som permisjon hvis de til sammen varer mer enn 14 dager i løpet av 12 måneder.
Hjemme med sykt barn eller pleie av noen i livets sluttfase
Du skal rapportere permisjon når en ansatt er borte fra jobb i mer enn 14 dager for
- å pleie et alvorlig sykt barn
- å pleie noen i livets sluttfase
- delta på opplæring for å kunne ta seg av eller pleie et sykt barn.
Du skal ikke rapportere permisjon når en ansatt er borte fra jobb fordi de benytter retten til omsorgsdager når et barn er sykt. Dette gjelder uansett om den ansatte er borte fra jobben både mer eller mindre enn 14 dager.
Langvarig sykdom
Under 12 måneder:
Har den ansatte vært helt eller delvis sykemeldt sammenhengende i mindre enn 12 måneder skal du ikke oppgi dette som permisjon. Sykefraværet endrer ikke hva du skal oppgi om arbeidsforholdet i a-meldingen. Dette gjelder uavhengig om arbeidstaker mottar sykepenger direkte fra NAV eller dere får refundert sykepengene etter å ha utbetalt lønn under sykdom.
Over 12 måneder:
Har den ansatte vært helt eller delvis sykemeldt sammenhengende i mer enn 12 måneder og arbeidsforholdet videreføres, skal du oppgi dette som permisjon. Etter arbeidsmiljøloven har arbeidstakeren en verneperiode på 12 måneder. Fra det tidspunktet arbeidsgiver mener verneperioden er over og velger å videreføre ansettelsesforholdet, skal dette rapporteres som permisjon. Dette er uavhengig av sykmelding eller rett til sykepenger fra NAV. Permisjonen kan være med eller uten lønn.
Du skal da oppgi permisjon tilsvarende den normale arbeidstiden den ansatte er fritatt arbeidsplikt for og for perioden over 12 måneder.
Hvis den ansatte er 100 prosent fraværende skal du oppgi permisjonsprosent på 100. Dette gjelder uavhengig av om den ansatte har krav på godtgjørelse fra arbeidsgiver eller ikke eller om den ansatte mottar en ytelse fra NAV.
Sykdom eller annet fravær under svangerskapet
Er den ansatte syk under svangerskapet eller ikke kan arbeide på grunn av fare for fosteret og mottar svangerskapspenger fra NAV, skal du ikke oppgi dette som permisjon.
En ansatt som er gravid kan også ha rett til permisjon under svangerskapet som ikke skyldes sykdom eller fare for fosteret. Denne typen fravær skal rapporteres som foreldrepermisjon.
Er det obligatorisk
Ja, du må oppgi permisjon for alle ordinære og maritime arbeidsforhold når ansatte er i permisjon.
Du skal ikke oppgi permisjon for frilanser, oppdragstaker og personer som mottar honorarer eller for pensjon eller andre ytelser utenfor arbeidsforhold.
Hvilken informasjon skal du oppgi
Når du oppgir permisjon skal hver registrering inneholde:
Permisjonsbeskrivelse | Alltid |
PermisjonsID | Alltid |
Startdato på permisjon | Alltid |
Sluttdato på permisjon | Alltid i den måneden den ansatte avslutter permisjonen |
Permisjonsprosent | Alltid |
Permisjonsbeskrivelse
Oppgi en av disse beskrivelsene:
- Permisjon med foreldrepenger
- Permisjon ved militærtjeneste
- Utdanningspermisjon (lovfestet)
- Utdanningspermisjon (ikke lovfestet)
- Andre lovfestede permisjoner
- Andre ikke-lovfestede permisjoner
Foreldrepermisjon
Når arbeidstaker mottar foreldrepenger fra NAV.
Gjelder:
- Fødselspermisjon til mor (de siste tre ukene før fødsel og de første seks ukene etter fødsel)
- Foreldrepermisjon med foreldrepenger (begge foreldre)
Permisjonsperioden avtales mellom arbeidstaker og arbeidsgiver.
Permisjon ved militærtjeneste
Når arbeidstaker har permisjon ved pliktig eller frivillig militærtjeneste eller lignende allmenn vernetjeneste.
Utdanningspermisjon (lovfestet)
Permisjon til utdanning i henhold til arbeidsmiljøloven § 12-11.
Utdanningspermisjon (ikke lovfestet)
Permisjon til utdanning som innvilges av arbeidsgiver, og som ikke er lovfestet i arbeidsmiljøloven. For eksempel permisjon til utdanning utover den perioden man har krav på i henhold til arbeidsmiljøloven.
Andre lovfestede permisjoner
For alle andre lovfestede permisjonstyper som ikke er dekket av permisjonsbeskrivelsene over. Gjelder både lønnet og ulønnet permisjon.
Eksempler på andre lovfestede permisjoner:
- Utvidet foreldrepermisjon (permisjon i inntil 2 år etter perioden med foreldrepenger)
- Permisjon ved overtakelse av fosterbarn
- Pleie av alvorlig sykt barn eller pleie av noen i livets sluttfase - pleiepenger
- Fravær for å delta i opplæring for å kunne ta seg av sykt barn
- Omsorgspermisjon ved fødsel (far, eller annen som bistår mor, sin rett til permisjon i to uker)
- Omsorgspermisjon til adoptivforeldre og fosterforeldre ved overtakelse av omsorg (to uker)
- Religiøse høytider (inntil 2 dager)
- Offentlig verv
- Svangerskapskontroll
- Ammefri
- Nødvendig omsorg for foreldre, ektefelle, samboer, eller registrert partner (inntill 10 dager)
- Nødvendig omsorg for funksjonshemmet barn over 18 år (inntil 10 dager).
Du skal ikke rapportere omsorgsdager (hjemme med kortvarig sykt barn eller ved barnepassers sykdom) som permisjon.
Andre ikke-lovfestede permisjoner
Permisjoner som ikke er hjemlet i arbeidsmiljøloven eller folketrygdeloven, men som er avtalt gjennom tariffavtaler eller blir avtalt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Perimisjon etter mer enn 12 måneders sykdom.
PermisjonsID
PermisjonsID er en identifikator for permisjonen.
Oppgi en unik ID for hver permisjon, og bruk denne hver gang du bekrefter permisjonen. Hvis arbeidstakeren skal ha en ny permisjon på et senere tidspunkt, må du bruke en ny ID. Bruker du samme ID flere ganger, blir opplysningene du har oppgitt på denne IDen tidligere erstattet med nye opplysninger på samme ID.
Bruker du et lønns- eller personalsystem vil permisjonsID normalt genereres når du oppretter en ny permisjon.
Flere permisjoner samtidig
Hvis en ansatt har flere permisjoner i samme tidsrom, oppgi dette som forskjellige permisjoner med forskjellig permisjonsID. Eksempel kan være en person som har 50 prosent utdanningspermisjon samtidig med 20 prosent foreldrepermisjon. Her skal du oppgi hver av permisjonene med egen permisjonsID, periode og prosent.
Arbeid i permisjonstiden
Hvis en ansatt arbeider eller er på kurs noen dager midt i en permisjon, opphører eller graderes ikke permisjonen. Oppgi samlet permisjon med samme ID for hele perioden.
Fra lønnet til ulønnet permisjon
Hvis en permisjon endres fra lønnet til ulønnet har dette ingen innvirkning på rapporteringen. Du skal oppgi samme permisjonsID.
Bytte av lønnssystem eller regnskapsfører
Bytter du regnskapsfører, må du ofte bytte lønnssystem. Når du bytter lønnssystem, må du flytte opplysninger fra ett system til et annet. Dette kan du gjøre på tre ulike måter. Se nærmere beskrivelse om bytte av lønnssystem.
Startdato på permisjon
Oppgi datoen permisjonen starter og gjenta startdatoen i hver a-melding så lenge permisjonen varer.
Sluttdato på permisjon
Oppgi datoen permisjonen slutter.
Du kan oppgi sluttdato frem i tid hvis datoen er kjent. Du må da gjenta sluttdatoen i hver a-melding så lenge permisjonen varer.
Fra permisjon til ferie eller sykdom
Hvis en ansatt går direkte fra permisjon til ferie eller sykefravær skal du avslutte permisjonen. I disse tilfellene er ansatte å anse som i jobb selv om de ikke fysisk jobber. Ferie eller sykefravær innenfor permisjonsperioden har derimot ingen innvirkning på permisjonen du rapporterer.
Fra permisjon til streik og lockout
Hvis en ansatt går direkte fra permisjon til streik eller lockout skal du avslutte permisjonen. I disse tilfellene er ansatte å anse som i jobb selv om de ikke fysisk jobber.
Fra permisjon til permittering
Hvis en ansatt er i permisjon, f.eks. foreldrepermisjon, blir ikke den ansatte å regne som permittert før etter endt permisjon.
Eksempel på permisjon som går over i permittering
Henrik er i foreldrepermisjon når alle ansatte i firmaet han jobber i blir permittert med iverksettelsesdato 15. mai.
Foreldrepermisjonen hans slutter 1.juni. Arbeidsgiveren setter sluttdato 1. juni på foreldrepermisjonen og oppgir 2. juni som startdato på permitteringen i a-meldingen for juni. Startdatoen på permitteringen gjentas i alle a-meldinger så lenge han er permittert.
A-melding for mai | |
Inntektsmottaker | Henrik |
Permisjonsbeskrivelse | Permisjon med foreldrepenger |
PermisjonsID | y |
Startdato på permisjon | 15. april |
Sluttdato på permisjon | |
Permisjonsprosent | 100 |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
A-melding for juni | |
Inntektsmottaker | Henrik |
Permisjonsbeskrivelse | Permisjon med foreldrepenger |
PermisjonsID | y |
Startdato på permisjon | 15. april |
Sluttdato på permisjon | 1. juni |
Permisjonsprosent | 100 |
Permitteringsbeskrivelse | permittering |
PermitteringsID | x |
Startdato på permittering | 2.juni |
Sluttdato på permittering | |
Permitteringsprosent | 100 |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
Permisjonsprosent
Oppgi hvor mange prosent permisjonen utgjør av den avtalte stillingsprosenten til den ansatte. Permisjonsprosenten skal være over 0 (hvis du ikke skal slette en permisjon) og ikke mer enn 100.
Eksempler
Kari er ansatt i 80 prosent stilling. Hun har 50 prosent permisjon fra denne deltidsstillingen. Oppgi 50 som permisjonsprosent.
Jacob har avtale om fri hver fredag i en periode på fire måneder. Permisjonsdagene er ikke sammenhengende, men det er den samme permisjonen (samme begrunnelse) som er spredt utover. Siden det er mer enn 14 dager mellom startdatoen for permisjonen til sluttdatoen, skal de oppgi permisjonen. Jacob har i denne perioden 20 prosent permisjon fra en 100 prosent stilling.
Når skal du rapportere
Oppgi permisjonen senest for den kalendermåneden permisjon starter og gjenta til permisjonen avsluttes.
Endre permisjonsprosent
For å endre permisjonsprosent, avlutt eksisterende permisjonsID med den dato endringen skjedde. Oppgi en ny permisjonsID, permisjonsbeskrivelse, ny permisjonsprosent og startdato.
Eksempel
Julie jobber i en butikk og har avtalt 80 prosent permisjon fra 1. februar til 31. juli.
Senere avtaler Julie endring av permisjonsprosenten fra 80 til 50 prosent fra 15. mars.
A-melding for februar | |
Permisjonsbeskrivelse | utdanningspermisjon |
PermisjonsID | 2 |
Startdato på permisjon | 1. februar |
Sluttdato på permisjon | 31. juli |
Permisjonsprosent | 80 |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
A-melding for mars | |
Permisjonsbeskrivelse | utdanningspermisjon |
PermisjonsID | 2 |
Startdato på permisjon | 1. februar |
Sluttdato på permisjon | 14. mars |
Permisjonsprosent | 80 |
Permisjonsbeskrivelse | utdanningspermisjon |
PermisjonsID | 3 |
Startdato på permisjon | 15. mars |
Sluttdato på permisjon | 31. juli |
Permisjonsprosent | 50 |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
Butikken må oppgi ny permisjonsID frem til og med a-meldingen for juli.
Rette feil
MAGNET_EDAG-114 Ugyldig verdi |
MAGNET_EDAG-114B Ugyldig verdi for denne kalendermåneden |
MAGNET_EDAG-192 Permisjonsprosent mangler |
MAGNET_EDAG-192B Ulogisk periode for permisjon |
MAGNET_EDAG-192C Ugyldig permisjonsID |
MAGNET_EDAG-193 Ulogisk periode for permisjon |
MAGNET_EDAG-231 Opplysninger om permisjon mangler |
MAGNET_EDAG-257 Ulogisk start- og/eller sluttdato på permisjon |
MAGNET_EDAG-271 Ugyldig verdi |
MAGNET_EDAG-276 |
MAGNET_EDAG-286 |
Har du oppgitt feil i permisjon, og ikke fått feilmelding (MAGNET/EDAG) på dette i tilbakemelding (A03) kan du rette feilen i neste a-melding. Du behøver ikke å endre tidligere innsendte a-meldinger.
Dette gjelder feil eller mangler i opplysninger om:
- Permisjonsbeskrivelse (feil type permisjon)
- Permisjons-Fra-Dato
- Permisjons-Til-Dato
- Permisjonsprosent
- Permisjons-ID
Eksempel – arbeidsgiver har oppgitt feil type permisjon
En butikk sender a-melding for mars med opplysninger om utdanningspermisjon for Nils. Det er feil permisjon, han har velferdspermisjon. De retter feilen ved å oppgi startdato lik sluttdato og permisjonsprosent lik 0 på permisjonen med feil beskrivelse, og rapporterer riktig opplysninger om permisjon med ny permisjonsbeskrivelse.
Butikken oppgir disse opplysningene for å rette feil permisjonstype: | |
PermisjonsID | 10 |
Permisjonsbeskrivelse | Utdanningspermisjon |
Startdato på permisjon | 1. mars |
Sluttdato på permisjonen | 1.mars |
Permisjonsprosent | 0 |
PermisjonsID | 20 |
Permisjonsbeskrivelse | Velferdspermisjon |
Startdato på permisjonen | 1.mars |
Permisjonsprosent | 80,00 |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
Eksempel – arbeidsgiver har oppgitt feil periode for permisjonen
Jørgen er ansatt på en skole og har fått innvilget permisjon hver onsdag for å delta på et eksternt kurs. Kurset er fra 1. februar til 31.mai. I a-meldingen for februar oppgir skolen opplysninger om permisjonen til Jørgen.
Kurset blir utsatt og får først oppstart i mars og Jørgen får endret permisjonsperioden fra 1.mars til 30. juni. De retter dette ved å oppgi ny startdato på permisjonen i a-meldingen for mars.
Skolen oppgir disse opplysningene om Jørgen sin endrede permisjon i a-meldingen for mars: | |
PermisjonsID | 20 |
Permisjonsbeskrivelse | Utdanningspermisjon |
Startdato på permisjonen | 1. mars |
Sluttdato på permisjonen | 30. juni |
Permisjonsprosent | 20,00 |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
Eksempel – arbeidsgiver har oppgitt feil permisjonsprosent
En butikk sender a-melding for mars med opplysninger om permisjon ved militærtjeneste for Aksel. De har oppgitt permisjonsprosent på 60. Permisjonsprosenten er 100 og ikke 60 som de har oppgitt. De retter dette ved å oppgi ny permisjonsprosent i a-meldingen for april.
Butikken oppgir disse opplysningene når de retter Aksel sin permisjon i a-meldingen for april: | |
PermisjonsID | 4 |
Permisjonsbeskrivelse | Permisjon ved militærtjeneste |
Startdato på permisjon | 1. mars |
Sluttdato på permisjonen | 31.desember |
Permisjonsprosent | 100,00 |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
Eksempel – arbeidsgiver har oppgitt feil permisjons-ID
Et byggefirma har bygget opp permisjons-ID slik at den består av ansattnummer og løpenummer. Lise jobber i dette byggefirmaet og har ansattnummer 2345 og løpenummer 3. Når de har sendt inn a-melding med opplysninger om Lise sin utdanningspermisjon har de oppgitt permisjons-ID 4523-3. Byggefirmaet oppdager at de har oppgitt feil permisjons-id. De retter feilen ved å oppgi startdato lik sluttdato og permisjonsprosent lik 0 på permisjonen med feil ID, og rapporterer riktig opplysninger om permisjon med ny permisjons-ID.
Byggefirmaet oppgir disse opplysningene for å rette feilen: | |
PermisjonsID | 4523-3 |
Permisjonsbeskrivelse | Utdanningspermisjon |
Startdato på permisjon | 10. februar |
Sluttdato på permisjonen | 10. februar |
Permisjonsprosent | 0 |
PermisjonsID | 2345-3 |
Permisjonsbeskrivelse | Utdanningspermisjon |
Startdato på permisjon | 10. februar |
Sluttdato på permisjonen | 30. juni |
Permisjonsprosent | 40,00 |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
Bruker du et lønnssystem, sjekk med systemleverandøren hvis du er usikker på hvordan du retter i ditt system.
Slette en permisjon
Du kan slette en feilrapportert permisjon på to måter.
- Send inn en ny a-melding der startdato og sluttdato for permisjonen settes til samme dato, og permisjonsprosenten settes til 0 prosent.
Bruk samme permisjonsID som ved tidligere feilrapportering(er). Aa-registeret må entydig kunne skille mellom endags permisjon og feilrapportert permisjon som skal slettes. Når startdato settes lik sluttdato og permisjonsprosenten settes til 0 prosent, kan dette entydig tolkes i registeret som en sletting av tidligere innrapportert informasjon. - Send inn en erstatningsmelding der den feilrapporterte permisjonen ikke er med. Du må erstatte alle rapporteringsperioder hvor permisjonen har blitt feilaktig rapportert.
Hva bruker vi opplysningene til
NAV bruker opplysninger om permisjon i sin saksbehandling. NAV vil fra 2019 benytte opplysninger om permisjon direkte i automatisk saksbehandling og det vil da være helt avgjørende for en riktig og rask saksbehandling at opplysninger om permisjon blir rapportert korrekt og så tidlig som mulig. I enkelte tilfeller kan arbeidstakere ha rett til ytelser fra NAV selv om de er i permisjon. Rapporter gjerne opplysninger om permisjon så tidlig som mulig, slik at NAV kan fatte vedtak på riktig grunnlag.
Statistisk sentralbyrå (SSB) bruker opplysningene til å avgjøre hvem som regnes som sysselsatt.
Opplysninger om permisjon overføres til Aa-registeret.