Fødselsnummer, D-nummer eller internasjonal ID (inntektsmottaker)
Hvordan du identifiserer ansatte og andre du betaler lønn og ytelser til.
Kort om identifisering av inntektsmottaker
I a-meldingen skal du identifisere ansatte og andre du betaler lønn og ytelser til, for å kunne knytte opplysninger om inntekt, fradrag, trekk og arbeidsforhold til rett person. I a-meldingen omtales en person som mottar lønn, pensjon eller andre ytelser fra virksomheten for inntektsmottaker.
Bruk fødselsnummer eller D-nummer for å angi hvilken inntektsmottaker du gir opplysninger om.
Du finner mer informasjon om D-nummer på sidene om skattekort.
Har ikke norsk fødselsnummer eller D-nummer
Hvis inntektsmottakeren ikke har norsk fødselsnummer og ikke fått tildelt D-nummer ennå, kan du i påvente av D-nummer bruke:
- internasjonal ID
- navn
- fødselsdato, og
- ansattnummer (frivillig)
Internasjonal ID må være utstedt av det landet personen kommer fra og bestå av:
- ID-nummer
- type id, se liste nedenfor
- landkode
Du kan bruke en av fire typer id:
- passnummer (eller annet godkjent internasjonal ID-nummer)
- social security number
- tax identification number
- value added tax identification number
Eksempel på identifisering med internasjonal ID
Piotr jobber for kommunen og har mottatt lønn. Han har polsk passnummer og ikke fått norsk D-nummer ennå.
| Inntektsmottaker | Piotr |
| ID-nummer | PL12345678 |
| Type ID | Passnummer |
| Fødselsdato | 1. januar 1972 |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
Merk!
Sender du flere a-meldinger før en inntektsmottaker får tildelt D-nummer, bruk samme internasjonal ID, navn, fødselsdato og eventuelt ansattnummer i alle a-meldingene.
Bruker du ulik internasjonal ID, navn, fødselsdato eller ansattnummer, tolker vi dette som ulike personer. Vi klarer da ikke å koble opplysningene til et fremtidig D-nummer.
Ikke alle får D-nummer eller fødselsnummer
Alle har ikke rett til å få tildelt D-nummer, eller plikt til å skaffe seg D-nummer. Da må du oppgi internasjonal ID, navn, fødselsdato og evt. ansattnummer. Gjelder for eksempel utenlandske gjesteforelesere på universiteter.
Endre fra internasjonal ID til D-nummer
Når inntektsmottaker får tildelt D-nummer, må du knytte D-nummeret sammen med internasjonal ID, navn, fødselsdato og evt. ansattnummer som du har brukt i tidligere a-meldinger.
Dette gjør du ved å oppgi D-nummer og internasjonal ID, navn, fødselsdato og evt. ansattnummer i samme a-melding.
Eksempel på endring fra internasjonal ID til D-nummer
En servicebedrift har sendt inn opplysninger om Ewa i a-meldingen for januar og februar. De har oppgitt polsk passnummer, navn, fødselsdato og ansattnummer.
I mars får Ewa tildelt D-nummer. Servicebedriften begynner å ta i bruk D-nummeret i a-melding for mars.
| A-melding for mars | |
| Inntektsmottaker | Ewa |
| Norsk ID | D-nummer |
| Internasjonalt ID-nummer | PL12345678 |
| Type ID | Passnummer |
| Fødselsdato | 1. januar 1972 |
| Ansattnummer | 10 |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
Merk!
Du kan knytte D-nummeret sammen med internasjonal ID, navn, fødselsdato og evt. ansattnummer i a-melding for hvilken som helst måned.
Etter at knytningen er gjort i en a-melding er det tilstrekkelig å oppgi D-nummer i fremtidige a-meldinger.
Endre fra D-nummer til fødselsnummer
Når en inntektsmottaker som har D-nummer får tildelt fødselsnummer, skal du begynne å bruke fødselsnummeret i a-meldingen.
Våre systemer gjør knytningen mellom D-nummeret og fødselsnummeret, og kobler sammen opplysningene som har kommet i a-meldingene med D-nummer og a-meldingene med fødselsnummer.
Eksempel på endring fra D-nummer til fødselsnummer
Et oljeselskap har sendt opplysninger om William i a-meldinger for mars til og med oktober. De har brukt D-nummeret til William i a-meldingene.
I november får William tildelt fødselsnummer. Oljeselskapet begynner å ta i bruk fødselsnummeret i a-melding for november.
| A-melding for mars til og med oktober | |
| Inntektsmottaker | William |
| Norsk ID | D-nummer |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
| A-melding for november | |
| Inntektsmottaker | William |
| Norsk ID | fødselsnummer |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
Ved skifte av kjønn
Dersom inntektsmottaker skifter kjønn og får nytt fødselsnummer, kobles tidligere og det nye fødselsnummeret automatisk. Du skal bruke det nye fødselsnummeret når du skal sende neste a-melding.
Rette feil
Har du oppgitt feil i identifisering av inntektsmottaker, og ikke fått feilmelding på dette i tilbakemeldingen (A03), må du annullere det som er sendt feil og sende inn riktige opplysninger.
Feil i fødselsnummer eller D-nummer
Har du oppgitt et gyldig nummer, men på feil person kan du rette på to måter:
- Send en erstatningsmelding med riktig fødselsnummer eller D-nummer, eller
- «Null ut» alle inntekter, fradrag og trekk og slett arbeidsforholdet for personen du ikke skulle gitt opplysninger på. I tillegg må du da sende alle opplysninger på fødselsnummer eller D-nummer til riktig person.
Feil i internasjonal ID
Har du oppgitt feil internasjonal ID kan du rette på to måter:
- Send en erstatningsmelding med riktig internasjonal ID, eller
- «Null ut» alle inntekter, fradrag og trekk og slett arbeidsforholdet for den identifikatoren du ikke skulle rapportert opplysninger på. I tillegg må du sende alle opplysninger knyttet til riktig internasjonale identifikator.»
Viktig informasjon
Bruker du et lønnssystem, sjekk med systemleverandøren hvis du er usikker på hvordan du retter i ditt system.
Hva bruker vi opplysningene til
Skatteetaten bruker opplysninger om fødselsnummer og D-nummer for å koble opplysninger om inntekter, trekk og fradrag til rett person. Opplysninger fra a-meldingen brukes i skattemeldingen.
NAV bruker opplysninger om fødselsnummer og D-nummer for å koble opplysninger om inntekter og arbeidsforhold til rett person når de skal beregne ytelser.
