Fødselsnummer, D-nummer eller internasjonal ID (inntektsmottaker)
Hvordan du identifiserer ansatte og andre du betaler lønn og ytelser til.
Kort om identifisering av inntektsmottaker
I a-meldingen skal du identifisere ansatte og andre du betaler lønn og ytelser til, for å kunne knytte opplysninger om inntekt, fradrag, trekk og arbeidsforhold til rett person. I a-meldingen omtales en person som mottar lønn, pensjon eller andre ytelser fra virksomheten for inntektsmottaker.
Bruk fødselsnummer eller D-nummer for å angi hvilken inntektsmottaker du gir opplysninger om.
Informasjon om hvordan søke om D-nummer og søknadsskjema finner du hos Brønnøysundregistrene på brreg.no.
Har ikke norsk fødselsnummer eller D-nummer
Hvis inntektsmottakeren ikke har norsk fødselsnummer og ikke fått tildelt D-nummer ennå, kan du i påvente av D-nummer bruke:
- internasjonal ID
- navn
- fødselsdato, og
- ansattnummer (frivillig)
Internasjonal ID må være utstedt av det landet personen kommer fra og bestå av:
- ID-nummer
- beskrivelse av hva slags type id som brukes, se liste nedenfor
- landkode
Du kan bruke en av fire typer id:
- passnummer (eller annet godkjent internasjonal ID-nummer)
- social security number
- tax identification number
- value added tax identification number
Eksempel på identifisering med internasjonal ID
Piotr jobber for kommunen og har mottatt lønn. Han har polsk passnummer og ikke fått norsk D-nummer ennå.
| Inntektsmottaker | Piotr |
| ID-nummer | PL12345678 |
| Type ID | Passnummer |
| Fødselsdato | 1. januar 1972 |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
Merk!
Sender du flere a-meldinger før en inntektsmottaker får tildelt D-nummer, bruk samme internasjonal ID, navn, fødselsdato og eventuelt ansattnummer i alle a-meldingene.
Bruker du ulik internasjonal ID, navn, fødselsdato eller ansattnummer, tolker vi dette som ulike personer. Vi klarer da ikke å kople opplysningene til et fremtidig D-nummer.
Ikke alle får D-nummer eller fødselsnummer
Alle har ikke rett til å få tildelt D-nummer, eller plikt til å skaffe seg D-nummer. Da må du oppgi internasjonal ID, navn, fødselsdato og evt. ansattnummer. Gjelder for eksempel utenlandske gjesteforelesere på universiteter.
Endre fra internasjonal ID til D-nummer
Når inntektsmottaker får tildelt D-nummer, må du knytte D-nummeret sammen med internasjonal ID, navn, fødselsdato og evt. ansattnummer som du har brukt i tidligere a-meldinger.
Dette gjør du ved å oppgi D-nummer og internasjonal ID, navn, fødselsdato og evt. ansattnummer i samme a-melding.
Eksempel på endring fra internasjonal ID til D-nummer
En servicebedrift har sendt inn opplysninger om Ewa i a-meldingen for januar og februar. De har oppgitt polsk passnummer, navn, fødselsdato og ansattnummer.
I mars får Ewa tildelt D-nummer. Servicebedriften begynner å ta i bruk D-nummeret i a-melding for mars.
| A-melding for mars | |
| Inntektsmottaker | Ewa |
| Norsk ID | D-nummer |
| Internasjonalt ID-nummer | PL12345678 |
| Type ID | Passnummer |
| Fødselsdato | 1. januar 1972 |
| Ansattnummer | 10 |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
Merk!
Du kan knytte D-nummeret sammen med internasjonal ID, navn, fødselsdato og evt. ansattnummer i a-melding for hvilken som helst måned.
Etter at knytningen er gjort i en a-melding er det tilstrekkelig å oppgi D-nummer i fremtidige a-meldinger.
Endre fra D-nummer til fødselsnummer
Når en inntektsmottaker som har D-nummer får tildelt fødselsnummer, skal du begynne å bruke fødselsnummeret i a-meldingen.
Våre systemer gjør knytningen mellom D-nummeret og fødselsnummeret, og kobler sammen opplysningene som har kommet i a-meldingene med D-nummer og a-meldingene med fødselsnummer.
Eksempel på endring fra D-nummer til fødselsnummer
Et oljeselskap har sendt opplysninger om William i a-meldinger for mars til og med oktober. De har brukt D-nummeret til William i a-meldingene.
I november får William tildelt fødselsnummer. Oljeselskapet begynner å ta i bruk fødselsnummeret i a-melding for november.
| A-melding for mars til og med oktober | |
| Inntektsmottaker | William |
| Norsk ID | D-nummer |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
| A-melding for november | |
| Inntektsmottaker | William |
| Norsk ID | fødselsnummer |
I tillegg oppgir de andre obligatoriske opplysninger.
Rette feil
Har du fått feilmelding (MAGNET/EDAG)
Har du ikke fått feilmelding
Har du oppgitt feil i identifisering av inntektsmottaker, og ikke fått feilmelding på dette i tilbakemeldingen (A03), må du annullere det som er sendt feil og sende inn riktige opplysninger.
Feil i fødselsnummer eller D-nummer
Har du oppgitt et gyldig nummer, men på feil person kan du rette på to måter:
- Send en erstatningsmelding med riktig fødselsnummer eller D-nummer, eller
- «Null ut» alle inntekter, fradrag og trekk og slett arbeidsforholdet for personen du ikke skulle gitt opplysninger på. I tillegg må du da sende alle opplysninger på fødselsnummer eller D-nummer til riktig person.
Feil i internasjonal ID
Har du oppgitt feil internasjonal ID kan du rette på to måter:
- Send en erstatningsmelding med riktig internasjonal ID, eller
- «Null ut» alle inntekter, fradrag og trekk og slett arbeidsforholdet for den identifikatoren du ikke skulle rapportert opplysninger på. I tillegg må du sende alle opplysninger knyttet til riktig internasjonale identifikator.»
Bruker du et lønnssystem, sjekk med systemleverandøren hvis du er usikker på hvordan du retter i ditt system.
Hva bruker vi opplysningene til
Skatteetaten bruker opplysninger om fødselsnummer og D-nummer for å koble opplysninger om inntekter, trekk og fradrag til rett person. Opplysninger fra a-meldingen brukes i skattemeldingen.
NAV bruker opplysninger om fødselsnummer og D-nummer for å koble opplysninger om inntekter og arbeidsforhold til rett person når de skal beregne ytelser.
