Dette må du passe på

Når du bytter lønnssystem, eller går fra å levere a-melding fra skatteetaten.no eller Altinn til et lønnssystem, må du flytte arbeidsforholdsopplysningene fra et system til et annet. Bytter du regnskapsfører er det sannsynlig at du også må bytte lønnssystem.

Ved bytte av lønnssystem må du passe på at:

• du fortsetter å oppgi arbeidsforholdene hver måned helt til arbeidsforholdene er avsluttet
• de ansatte har samme antall arbeidsforhold etter at du har byttet til nytt system.
• arbeidsforhold er knyttet til samme underenhet i gammelt og nytt system.

Merk! 
Du kan sjekke hvordan arbeidsforholdene er oppgitt i siste måned ved å bestille en avstemmingsrapport med ansattopplysninger for en måned.

Tre måter å flytte arbeidsforhold på ved bytte av system

Alternativ 1 - videreføre arbeidsforhold fra gammelt til nytt lønnssystem

Med denne metoden skal du ikke avslutte eller gjøre noen endringer på arbeidsforholdene i det gamle systemet. 

Når du sender a-melding fra det nye systemet må du bruke samme organisasjonsnummer for underenheten, type arbeidsforhold, arbeidsforholdsID og startdato som i det gamle systemet.

For ansatte i permisjon eller permittering, må du også bruke samme beskrivelse, ID og startdato for permisjonen eller permitteringen som i det gamle systemet.   

 

Alternativ 2 - ikke avslutte arbeidsforholdet i det gamle systemet

Med denne metoden skal du ikke avslutte eller endre opplysningene om arbeidsforhold i det gamle systemet. 

Du sender a-melding fra det nye systemet og oppgir ny arbeidsforholdsID og sørger for at alle de andre opplysningene om arbeidsforholdet, slik som type arbeidsforhold og startdato, er identisk som i det gamle systemet. 

For ansatte i permisjon eller permittering, skal du oppgi sluttdato på permisjon eller permittering i det gamle systemet og opprett ny permisjonen eller permitteringen i nytt system. Pass på at du setter startdato til dagen etter sluttdatoen som er oppgitt i det gamle systemet.

Bruk samme organisasjonsnummer for underenheten i det nytt og gammelt system.

Alternativ 3 - avslutte arbeidsforholdet i gammelt system

Med denne metoden leverer du en a-melding i det gamle systemet og avslutter arbeidsforholdet ved å oppgi sluttdato og årsak til sluttdato. Du skal bruke byttet lønnsystem eller regnskapsfører som årsak til sluttdato. 

Du sender deretter a-melding fra det nye systemet med ny arbeidsforholdsID. Startdato for arbeidsforholdene skal settes til dagen etter sluttdatoen som du oppga på a-meldingen du leverte fra det gamle systemet. 

For ansatte i permisjon eller permittering skal du oppgi sluttdato på permisjon eller permittering i det gamle systemet, og opprette ny ID og startdato på permisjonen eller permitteringen i det nye systemet. Pass på at du setter startdato til dagen etter sluttdatoen som du oppga på a-meldingen du sendte fra deg gamle systemet. 

Bruk samme organisasjonsnummer for underenheten i nytt og gammelt system.