Dette må du passe på

Når du bytter lønnssystem må du flytte opplysningene fra et system til et annet. Bytter du regnskapsfører er det sannsynlig at du også må bytte lønnssystem.

Ved bytte av lønnssystem må du passe på at:

• Det er sammenheng i arbeidsforholdene til dine ansatte. Det vil si at du må oppgi et aktivt arbeidsforhold hver måned helt til arbeidsforholdet er avsluttet.
• De ansatte har samme antall arbeidsforhold etter at du har byttet til nytt system.
• Arbeidsforhold er knyttet til samme virksomhet i gammelt og nytt system.

Merk! 
Du kan sjekke hvordan arbeidsforholdene er oppgitt i siste måned fra gammelt lønnssystem/A01. Bestill avstemmingsrapport med ansattopplysninger for en måned. Gjør dette mens du fortsatt har tilgang til gammelt system i tilfelle du må oppgi endringer fra det gamle system.

 

Tre måter å oppgi arbeidsforhold på ved bytte av system

 

Alternativ 1

Viderefør arbeidsforhold fra gammelt system til nytt system

Bruk samme virksomhetsnummer, type arbeidsforhold, arbeidsforholdsID og startdato som er registrert i det gamle systemet, i det nye systemet. For ansatte i permisjon eller permittering, bruk samme beskrivelse, ID og startdato for permisjonen eller permitteringen som i det gamle systemet.   

Merk!
Du kan ikke gjøre det slik hvis du tidligere har send a-melding direkte i Altinn (A01) og skal skifte til lønnssystem.

 

Alternativ 2

Avslutt arbeidsforhold i gammelt lønnssystem/A01 og oppgi nye arbeidsforhold i nytt system (lønnssystem/A01)

Oppgi sluttdato på arbeidsforhold i det gamle systemet og opprett nye arbeidsforhold med ny arbeidsforholdsID i det nye systemet. Pass på at du setter startdato til dagen etter sluttdatoen som er oppgitt i det gamle systemet. For ansatte i permisjon eller permittering, oppgi sluttdato på permisjon eller permittering i det gamle systemet og opprett ny ID og startdato for permisjonen eller permitteringen.  Pass på at du setter startdato til dagen etter sluttdatoen som er oppgitt i det gamle systemet.

Bruk samme virksomhetsnummer i nytt og gammelt system.

 

Alternativ 3

Oppgi ny arbeidsforholdsID i det nye systemet (lønnssystem/A01), og beholde samme type arbeidsforhold og startdato som i det gamle systemet (lønnssystem/A01) 

I det nye systemet oppgir du ny arbeidsforholdsID og samme type arbeidsforhold og startdato som i det gamle systemet. Du skal ikke oppgi sluttdato i det gamle systemet. For ansatte i permisjon eller permittering, oppgi sluttdato på permisjon eller permittering i det gamle systemet og opprett ny permisjonen eller permitteringen i nytt system.  Pass på at du setter startdato til dagen etter sluttdatoen som er oppgitt i det gamle systemet.

Bruk samme virksomhetsnummer i det nytt og gammelt system. Dette alternativet kan du bare bruke hvis du skifter system ved et månedsskifte, se på eksempel. 

Merk!
Korrigeringer tilbake i tid på arbeidsforhold vil bare være mulig for alternativ 1. For alternativ 2 og 3 så kan du bare gjøre endringer for perioder du har rapportert fra nytt system.