Permisjon

Kort om permisjon

Oppgi permisjonar dersom ein tilsett har heil eller delvis permisjon frå arbeidsforholdet sitt i 14 dagar eller meir. Gjeld både samanhengande og ikkje samanhengande permisjonsdagar, lønte og ulønte permisjonar.

Du kan oppgi alle permisjonar, også kortare permisjonar på mindre enn 14 dagar, men dette er ikkje eit krav.

Dette blir rekna som permisjon:

Lista er ikkje uttømmande

• Kurs/studiar o.l. som ikkje er pålagde av arbeidsgivar og som blir innvilga etter ønskje frå den tilsette
• Fråvær som er på meir enn 14 dagar, ved pleiepengar og opplæringspengar.
• Permisjon etter at ein periode med sjukepengar er gått ut, til dømes når ein går over på arbeidsavklaringspengar
• Permisjonar som er nemnde i arbeidsmiljølova kapittel 12, som svangerskapspermisjon, fødselspermisjon, foreldrepermisjon, omsorg for barn som er innlagt på sjukehus eller for alvorleg sjukt barn, omsorg for pleie av nærståande (dersom samla over 14 dagar), ved militærteneste, offentlege verv
• Tariffesta utdanningspermisjonar

Dette blir ikkje rekna som permisjon:

• Kurs, studiar o.l. som er pålagde av eller går føre seg i regi av arbeidsgivar
• Tilsette som får permisjon for å jobbe hjå ein annan arbeidsgivar. Her skal du føre opp sluttdatoen for arbeidsforholdet. Det skal du gjere fordi arbeidsgivaransvaret er overført til ein ny arbeidsgivar.
• Tilsette som er sjuke eller må vere borte frå jobb på grunn av fare for fosteret
• Tilsette som er heime med sjukt barn (sjukt barn-dagar)

Delvis permisjon

Dersom det er avtalt delvis permisjon og periodar strekkjer seg utover 14 dagar, skal du føre opp permisjonen. Gjeld til dømes om det er avtalt permisjon 1 dag i veka dei neste 10 vekene. Her skal du føre opp 20 prosent permisjonsprosent i perioden.

Fleire kortare permisjonar

Ved fleire kortare permisjonar skal ein føre opp dette som permisjon dersom dei til saman varer 14 dagar eller meir i løpet av 12 månader.

Fråvær ved pleiepengar og sjukt barn-dagar

Dersom ein tilsett er borte frå arbeid på grunn av sjukt barn, skal ikkje det rapporterast som permisjon, sjølv om det i enkelte tilfelle kan bli snakk om over 14 dagar. Dette fråværet blir ofte kalla sjukt barn-dagar. Det har ikkje noko å seie om fråværet blir dekt av arbeidsgivar eller NAV.

Fråvær ved pleie av sjukt barn eller pleie av nærståande som går utover sjukt barn-dagar, skal rapporterast som permisjon når fråværet er på meir enn 14 dagar. I desse tilfella får den tilsette pleiepengar frå NAV etter folketrygdlova § 9-10 eller 9-13. Det skal òg rapporterast som permisjon dersom ein tilsett har fråvær utover 14 dagar på grunn av opplæring for å kunne ta seg av eller pleie eit sjukt barn. I desse tilfella vil den tilsette ofte ha opplæringspengar frå NAV.

Langvarig sjukdom

Under 12 månader:

Dersom den tilsette har vore heilt eller delvis sjukmeld samanhengande i mindre enn 12 månader skal du ikkje føre opp dette som velferdspermisjon. Sjukefråværet endrar ikkje kva du skal oppgi om arbeidsforholdet i a-meldinga. Dette gjeld uavhengig om det er de eller arbeidstakaren som tek imot sjukepengar frå NAV.  

Over 12 månader:

Dersom den tilsette har vore heilt eller delvis sjukmeld samanhengande i meir enn 12 månader og arbeidsforholdet blir vidareført, skal du føre opp dette som permisjon. Etter arbeidsmiljølova har arbeidstakaren ein verneperiode på 12 månader. Frå det tidspunktet arbeidsgivar meiner verneperioden er over og han vel å vidareføre tilsettingsforholdet, skal det rapporterast som permisjon. Dette er uavhengig av sjukemelding eller rett til sjukepengar frå NAV. Permisjonen kan vere med eller utan lønn.

Du skal då føre opp permisjon tilsvarande den normale arbeidstida den tilsette er friteken arbeidsplikt for og for perioden over 12 månader.

Dersom den tilsette er 100 prosent fråverande skal du føre opp ein permisjonsprosent på 100. Dette gjeld uavhengig av om den tilsette har krav på godtgjersle frå arbeidsgivar eller ikkje eller om den tilsette tek imot ei yting frå NAV.

Sjukdom eller anna fråvær under svangerskapet

Dersom den tilsette er sjuk under svangerskapet eller ikkje kan arbeide på grunn av fare for fosteret og tek imot svangerskapspengar frå NAV, skal du ikkje føre opp dette som permisjon.

Ein tilsett som er gravid kan òg ha rett til permisjon under svangerskapet som ikkje kjem av sjukdom eller fare for fosteret. Denne typen fråvær skal rapporterast som velferdspermisjon.

Er det obligatorisk

Ja, du må føre opp permisjon for alle ordinære og maritime arbeidsforhold når tilsette er i permisjon.

Du skal ikkje føre opp permisjon for frilansar, oppdragstakar og personar som tek imot honorar eller for pensjon eller andre ytingar utanfor arbeidsforhold.

Kva for opplysningar skal du oppgi

Når du oppgir permisjon skal kvar einskild registrering innehalde:

Permisjon med foreldrepengar

Når arbeidstakaren tek imot foreldrepengar frå NAV.

Gjeld:

• Fødselspermisjon (mor sin rett dei første 6 vekene etter fødsel) 
• Foreldrepermisjon med foreldrepengar (begge foreldra)

Permisjonsperioden skal avtalast mellom arbeidstakar og arbeidsgivar.

Permisjon ved militærteneste

Når arbeidstakaren har permisjon ved pliktig eller frivillig militærteneste o.a.

Utdanningspermisjon

For lønt og ulønt permisjon ved utdanning. Gjeld tariffesta permisjon til utdanning og kurs og studiar som ikkje er lovpålagde og som den tilsette har ønske om å gjennomføre.

Velferdspermisjon

For alle andre permisjonstypar som ikkje er dekte av permisjonsnemningane ovanfor. Gjeld både lønt og ulønt permisjon.

Døme på velferdspermisjon:

• Ammefri
• Foreldrepermisjon (permisjon i inntil 2 år etter perioden med foreldrepengar)
• Omsorg for og pleie av nærståande - pleiepengar
• Omsorg for å pleie sjukt barn – pleiepengar
• Fråvær for å delta i opplæring for å kunne ta seg av sjukt barn
• Omsorgspermisjon (far, eller ein annan som støttar mor, sin rett til permisjon i to veker i samband med fødsel)
• Religiøse høgtider
• Offentleg verv
• Svangerskapskontroll
• Anna type fråvær som arbeidsgivar innvilgar

Permisjonsnemning til og med 2017

For permisjonar til og med 2017 skal du ikkje bruke permisjonsnemningane ovanfor, men nytte nemninga «permisjon».

PermisjonsID

PermisjonsID er ein identifikator for permisjonen.

Oppgi ein unik ID for permisjonen. ID-en skal ikkje brukast fleire gongar og er tidsuavhengig. Dersom du brukar den same ID-en fleire gongar blir det du tidlegare rapporterte erstatta med det du seinare rapporterer på den same ID-en.

Brukar du eit lønns- eller personalsystem blir permisjonsID vanlegvis generert når du opprettar ein ny permisjon.

Fleire permisjonar samstundes

Dersom ein tilsett har fleire permisjonar i det same tidsrommet, skal du føre opp dette som ulike permisjonar med ulik permisjonsID.  Eit døme kan vere ein person som har 50 prosent utdanningspermisjon samstundes med 20 prosent foreldrepermisjon. Her skal du føre opp kvar av permisjonane med ein eigen permisjonsID, periode og prosent.

Arbeid i permisjonstida

Dersom ein tilsett arbeider eller er på kurs nokre dagar midt i ein permisjon, opphøyrer ikkje permisjonen, og han blir heller ikkje gradert. Før opp samla permisjon med den same ID-en for heile perioden.

Frå lønt til ulønt permisjon

Dersom ein permisjon blir endra frå lønt til ulønt, skal du føre opp den same ID-en.

Byte lønnssystem eller rekneskapsførar

Dersom du byter rekneskapsførar, må du ofte byte lønnssystem. Når du byter lønnssystem, må du flytte opplysningar frå eitt system til eit anna. Det kan du gjere på tre ulike måtar. Sjå ei nærare forklaring av korleis du byter lønnssystem.

Merk!
Dersom du opprettar ein ny permisjonsID i det nye systemet, må du som hovudregel avslutte permisjonen i det gamle systemet og setje ein ny startdato for permisjonen i det nye systemet. Den nye startdatoen skal vere dagen etter sluttdatoen i det gamle systemet.

Startdato på permisjon

Før opp datoen permisjonen startar og ta opp att startdatoen på kvar a-melding så lenge permisjonen varer.

Sluttdato på permisjon

Før opp datoen permisjonen sluttar.

Du kan føre opp sluttdato fram i tid dersom datoen er kjend. Du må då ta oppatt sluttdatoen i kvar einskild a-melding så lenge permisjonen varer.

Frå permisjon til ferie eller sjukdom

Dersom ein tilsett går direkte frå permisjon til ferie eller sjukefråvær skal du avslutte permisjonen. I desse tilfella er tilsette å rekne som i jobb sjølv om dei ikkje fysisk jobbar. Ferie eller sjukefråvær innanfor permisjonsperioden verkar derimot ikkje inn på permisjonen du rapporterer.

Frå permisjon til streik og lockout

Dersom ein tilsett går direkte frå permisjon til streik eller lockout skal du avslutte permisjonen. I desse tilfella er tilsette å rekne som i jobb sjølv om dei ikkje fysisk jobbar.

Permisjonsprosent

Oppgi kor mange prosent permisjonen utgjer av den avtalte stillingsprosenten til den tilsette. Permisjonsprosenten skal vere over 0 (om du ikkje skal slette ein permisjon) og ikkje meir enn 100.

Døme

Kari er tilsett i 80 prosent stilling. Ho har 50 prosent permisjon frå denne deltidsstillinga. Før opp 50 som permisjonsprosent.

Jacob har avtale om fri kvar fredag i ein periode på fire månader. Permisjonsdagane er ikkje samanhengande, men det er den same permisjonen (same grunngjeving) som er spreidd utover. Sidan det er meir enn 14 dagar mellom startdatoen for permisjonen til sluttdatoen, skal dei føre opp permisjonen. Jacob har i denne perioden 20 prosent permisjon frå ei 100 prosent stilling.

Når skal du rapportere

Før opp permisjonen seinast for den kalendermånaden permisjonen startar og ta opp att dette til permisjonen blir avslutta.

Endre permisjonsprosent

Når du skal endre permisjonsprosent, må du avslutte den eksisterande permisjonsID-en med den datoen endringa skjedde. Oppgi ein ny permisjonsID, permisjonsnemning, ny permisjonsprosent og startdato.

Rette feil

Slette ein permisjon

Du kan slette ein feilrapportert permisjon på to måtar.

1. Send inn ei ny a-melding der du set startdatoen og sluttdatoen for permisjonen til same dato og permisjonsprosenten til 0 prosent.
   
   Bruk den same permisjonsID-en som ved tidlegare feilrapportering(ar). Aa-registeret må eintydig kunne skilje mellom eindags permisjon og feilrapportert permisjon som skal slettast. Når ein set startdatoen lik sluttdatoen og permisjonsprosenten til 0 prosent, kan dette eintydig tolkast i registeret som ei sletting av opplysningar ein har rapportert tidlegare.
   
   
2. Send inn ei erstatningsmelding der den feilrapporterte permisjonen ikkje er med. Du må erstatte alle rapporteringsperiodar der permisjonen har blitt feilaktig rapportert.

Kva nyttar vi opplysningane til

NAV nyttar opplysningar om permisjon i sakshandsaminga si. NAV kjem frå 2019 til å nytte opplysningar om permisjon direkte i automatisk sakshandsaming og det er då heilt avgjerande for å oppnå ei rett og rask sakshandsaming at opplysningar om permisjon blir rapporterte korrekt og så tidleg som mogeleg. I somme tilfelle kan arbeidstakarar ha rett til ytingar frå NAV sjølv om dei er i permisjon.  Rapporter gjerne opplysningar om permisjon så tidleg som mogeleg, slik at NAV kan gjere vedtak på rett grunnlag.

Statistisk sentralbyrå (SSB) nyttar opplysningane til å avgjere kven som blir rekna som sysselsett.

Opplysningar om permisjon blir overførte til Aa-registeret.