Kort om permisjon

Oppgi permisjon hvis en ansatt har hel eller delvis permisjon fra arbeidsforholdet i mer enn 14 dager. Gjelder både sammenhengende og ikke sammenhengende permisjonsdager, lønnede og ulønnede permisjoner.

Du kan oppgi alle permisjoner, også kortere permisjoner på 14 dager eller mindre, men dette er ikke et krav.

Dette regnes som permisjon:

Listen er ikke uttømmende

• Kurs/studier o.l. som ikke er pålagt av arbeidsgiver og som innvilges etter ønske fra den ansatte
• Fravær ved pleiepenger og opplæringspenger som er på mer enn 14 dager
• Permisjon etter utløp av periode med sykepenger, for eksempel ved overgang til arbeidsavklaringspenger
• Permisjoner nevnt i arbeidsmiljøloven kapittel 12, som svangerskapspermisjon, fødselspermisjon, foreldrepermisjon, omsorg for barn som er innlagt på sykehus eller for alvorlig sykt barn, pleie av noen i livets sluttfase (hvis samlet over 14 dager), ved militærtjeneste, offentlige verv
• Tariffestede utdanningspermisjoner

Dette regnes ikke som permisjon:

• Kurs, studier o.l. som er pålagt av eller foregår i regi av arbeidsgiver
• Ansatte som får permisjon for å jobbe hos en annen arbeidsgiver. Her skal du oppgi sluttdato for arbeidsforholdet. Dette fordi arbeidsgiveransvaret er overført til ny arbeidsgiver
• Ansatte som er syke eller må være borte fra jobb på grunn av fare for fosteret
• Ansatte som er hjemme med sykt barn (sykt barn dager)

 

Delvis permisjon

Hvis det er avtalt delvis permisjon og perioder strekker seg utover 14 dager, skal du oppgi permisjonen. Dette gjelder for eksempel om det er avtalt permisjon 1 dag i uken de neste 10 ukene. Her skal du oppgi 20 prosent permisjonsprosent i perioden.

 

Flere kortere permisjoner

Ved flere kortere permisjoner, oppgi dette som permisjon hvis de til sammen varer mer enn 14 dager i løpet av 12 måneder.

 

Hjemme med sykt barn eller pleie av noen i livets sluttfase

Du skal rapportere permisjon når en ansatt er borte fra jobb i mer enn 14 dager for

• å pleie et alvorlig sykt barn
• å pleie noen i livets sluttfase
• delta på opplæring for å kunne ta seg av eller pleie et sykt barn.

Du skal ikke rapportere permisjon når en ansatt er borte fra jobb fordi de benytter retten til omsorgsdager når et barn er sykt. Dette gjelder uansett om den ansatte er borte fra jobben både mer eller mindre enn 14 dager.  

Langvarig sykdom

Under 12 måneder:

Har den ansatte vært helt eller delvis sykemeldt sammenhengende i mindre enn 12 måneder skal du ikke oppgi dette som permisjon. Sykefraværet endrer ikke hva du skal oppgi om arbeidsforholdet i a-meldingen. Dette gjelder uavhengig om arbeidstaker mottar sykepenger direkte fra NAV eller dere får refundert sykepengene etter å ha utbetalt lønn under sykdom.  

Over 12 måneder:

Har den ansatte vært helt eller delvis sykemeldt sammenhengende i mer enn 12 måneder og arbeidsforholdet videreføres, skal du oppgi dette som permisjon. Etter arbeidsmiljøloven har arbeidstakeren en verneperiode på 12 måneder. Fra det tidspunktet arbeidsgiver mener verneperioden er over og velger å videreføre ansettelsesforholdet, skal dette rapporteres som permisjon. Dette er uavhengig av sykmelding eller rett til sykepenger fra NAV. Permisjonen kan være med eller uten lønn.

Du skal da oppgi permisjon tilsvarende den normale arbeidstiden den ansatte er fritatt arbeidsplikt for og for perioden over 12 måneder.

Hvis den ansatte er 100 prosent fraværende skal du oppgi permisjonsprosent på 100. Dette gjelder uavhengig av om den ansatte har krav på godtgjørelse fra arbeidsgiver eller ikke eller om den ansatte mottar en ytelse fra NAV.

 

Sykdom eller annet fravær under svangerskapet

Er den ansatte syk under svangerskapet eller ikke kan arbeide på grunn av fare for fosteret og mottar svangerskapspenger fra NAV, skal du ikke oppgi dette som permisjon.

En ansatt som er gravid kan også ha rett til permisjon under svangerskapet som ikke skyldes sykdom eller fare for fosteret. Denne typen fravær skal rapporteres som foreldrepermisjon.

 

Er det obligatorisk

Ja, du må oppgi permisjon for alle ordinære og maritime arbeidsforhold når ansatte er i permisjon.

Du skal ikke oppgi permisjon for frilanser, oppdragstaker og personer som mottar honorarer eller for pensjon eller andre ytelser utenfor arbeidsforhold.

 

Hvilken informasjon skal du oppgi

Når du oppgir permisjon skal hver registrering inneholde:

 

 

Foreldrepermisjon

Når arbeidstaker mottar foreldrepenger fra NAV.

Gjelder: 

• Fødselspermisjon til mor (de siste tre ukene før fødsel og de første seks ukene etter fødsel) 
• Foreldrepermisjon med foreldrepenger (begge foreldre)

Permisjonsperioden avtales mellom arbeidstaker og arbeidsgiver.

 

Permisjon ved militærtjeneste

Når arbeidstaker har permisjon ved pliktig eller frivillig militærtjeneste eller lignende allmenn vernetjeneste. 

 

Utdanningspermisjon (lovfestet)

Permisjon til utdanning i henhold til arbeidsmiljøloven § 12-11.

 

Utdanningspermisjon (ikke lovfestet)

Permisjon til utdanning som innvilges av arbeidsgiver, og som ikke er lovfestet i arbeidsmiljøloven. For eksempel permisjon til utdanning utover den perioden man har krav på i henhold til arbeidsmiljøloven. 

 

Andre lovfestede permisjoner

For alle andre lovfestede permisjonstyper som ikke er dekket av permisjonsbeskrivelsene over. Gjelder både lønnet og ulønnet permisjon.

Eksempler på andre lovfestede permisjoner:

• Utvidet foreldrepermisjon (permisjon i inntil 2 år etter perioden med foreldrepenger)
• Permisjon ved overtakelse av fosterbarn
• Pleie av alvorlig sykt barn eller pleie av noen i livets sluttfase - pleiepenger
• Fravær for å delta i opplæring for å kunne ta seg av sykt barn
• Omsorgspermisjon ved fødsel (far, eller annen som bistår mor, sin rett til permisjon i to uker)
• Omsorgspermisjon til adoptivforeldre og fosterforeldre ved overtakelse av omsorg (to uker)
• Religiøse høytider (inntil 2 dager)
• Offentlig verv
• Svangerskapskontroll
• Ammefri
• Nødvendig omsorg for foreldre, ektefelle, samboer, eller registrert partner (inntill 10 dager)
• Nødvendig omsorg for funksjonshemmet barn over 18 år (inntil 10 dager).

Du skal ikke rapportere omsorgsdager (hjemme med kortvarig sykt barn eller ved barnepassers sykdom) som permisjon.

 

Andre ikke-lovfestede permisjoner

Permisjoner som ikke er hjemlet i arbeidsmiljøloven eller folketrygdeloven, men som er avtalt gjennom tariffavtaler eller blir avtalt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Perimisjon etter mer enn 12 måneders sykdom. 

 

PermisjonsID

PermisjonsID er en identifikator for permisjonen.

Oppgi en unik ID for hver permisjon, og bruk denne hver gang du bekrefter permisjonen. Hvis arbeidstakeren skal ha en ny permisjon på et senere tidspunkt, må du bruke en ny ID. Bruker du samme ID flere ganger, blir opplysningene du har oppgitt på denne IDen tidligere erstattet med nye opplysninger på samme ID.

Bruker du et lønns- eller personalsystem vil permisjonsID normalt genereres når du oppretter en ny permisjon.

 

Flere permisjoner samtidig

Hvis en ansatt har flere permisjoner i samme tidsrom, oppgi dette som forskjellige permisjoner med forskjellig permisjonsID.  Eksempel kan være en person som har 50 prosent utdanningspermisjon samtidig med 20 prosent foreldrepermisjon. Her skal du oppgi hver av permisjonene med egen permisjonsID, periode og prosent.

 

Arbeid i permisjonstiden

Hvis en ansatt arbeider eller er på kurs noen dager midt i en permisjon, opphører eller graderes ikke permisjonen. Oppgi samlet permisjon med samme ID for hele perioden.

Fra lønnet til ulønnet permisjon

Hvis en permisjon endres fra lønnet til ulønnet har dette ingen innvirkning på rapporteringen. Du skal oppgi samme permisjonsID.

Bytte av lønnssystem eller regnskapsfører

Bytter du regnskapsfører, må du ofte bytte lønnssystem. Når du bytter lønnssystem, må du flytte opplysninger fra ett system til et annet. Dette kan du gjøre på tre ulike måter. Se nærmere beskrivelse om bytte av lønnssystem.

 

Startdato på permisjon

Oppgi datoen permisjonen starter og gjenta startdatoen i hver a-melding så lenge permisjonen varer.

 

Sluttdato på permisjon

Oppgi datoen permisjonen slutter.

Du kan oppgi sluttdato frem i tid hvis datoen er kjent. Du må da gjenta sluttdatoen i hver a-melding så lenge permisjonen varer.

 

Fra permisjon til ferie eller sykdom

Hvis en ansatt går direkte fra permisjon til ferie eller sykefravær skal du avslutte permisjonen. I disse tilfellene er ansatte å anse som i jobb selv om de ikke fysisk jobber. Ferie eller sykefravær innenfor permisjonsperioden har derimot ingen innvirkning på permisjonen du rapporterer.

Fra permisjon til streik og lockout

Hvis en ansatt går direkte fra permisjon til streik eller lockout skal du avslutte permisjonen. I disse tilfellene er ansatte å anse som i jobb selv om de ikke fysisk jobber.

 

Fra permisjon til permittering

Hvis en ansatt er i permisjon, f.eks. foreldrepermisjon, blir ikke den ansatte å regne som permittert før etter endt permisjon. 

 

 

Permisjonsprosent

Oppgi hvor mange prosent permisjonen utgjør av den avtalte stillingsprosenten til den ansatte. Permisjonsprosenten skal være over 0 (hvis du ikke skal slette en permisjon) og ikke mer enn 100.

 

Eksempler

Kari er ansatt i 80 prosent stilling. Hun har 50 prosent permisjon fra denne deltidsstillingen. Oppgi 50 som permisjonsprosent.

Jacob har avtale om fri hver fredag i en periode på fire måneder. Permisjonsdagene er ikke sammenhengende, men det er den samme permisjonen (samme begrunnelse) som er spredt utover. Siden det er mer enn 14 dager mellom startdatoen for permisjonen til sluttdatoen, skal de oppgi permisjonen. Jacob har i denne perioden 20 prosent permisjon fra en 100 prosent stilling.

 

Når skal du rapportere

Oppgi permisjonen senest for den kalendermåneden permisjon starter og gjenta til permisjonen avsluttes.

 

Endre permisjonsprosent

For å endre permisjonsprosent, avlutt eksisterende permisjonsID med den dato endringen skjedde. Oppgi en ny permisjonsID, permisjonsbeskrivelse, ny permisjonsprosent og startdato.

 

 

Rette feil

 

 

Slette en permisjon

Du kan slette en feilrapportert permisjon på to måter.

1. Send inn en ny a-melding der startdato og sluttdato for permisjonen settes til samme dato, og permisjonsprosenten settes til 0 prosent.
   
   Bruk samme permisjonsID som ved tidligere feilrapportering(er). Aa-registeret må entydig kunne skille mellom endags permisjon og feilrapportert permisjon som skal slettes. Når startdato settes lik sluttdato og permisjonsprosenten settes til 0 prosent, kan dette entydig tolkes i registeret som en sletting av tidligere innrapportert informasjon.
   
   
2. Send inn en erstatningsmelding der den feilrapporterte permisjonen ikke er med. Du må erstatte alle rapporteringsperioder hvor permisjonen har blitt feilaktig rapportert.

 

Hva bruker vi opplysningene til

NAV bruker opplysninger om permisjon i sin saksbehandling. NAV vil fra 2019 benytte opplysninger om permisjon direkte i automatisk saksbehandling og det vil da være helt avgjørende for en riktig og rask saksbehandling at opplysninger om permisjon blir rapportert korrekt og så tidlig som mulig. I enkelte tilfeller kan arbeidstakere ha rett til ytelser fra NAV selv om de er i permisjon. Rapporter gjerne opplysninger om permisjon så tidlig som mulig, slik at NAV kan fatte vedtak på riktig grunnlag.

Statistisk sentralbyrå (SSB) bruker opplysningene til å avgjøre hvem som regnes som sysselsatt.

Opplysninger om permisjon overføres til Aa-registeret.