Etter første ledd første punktum skal offentlige myndigheter og virksomheter «uten hinder av taushetsplikt gi de meldinger og opplysninger som er nødvendige for registerføringen». Regelen omfatter de meldinger og opplysninger den offentlige myndighet selv har ansvaret for, uavhengig av den enkeltes selvstendige meldeplikt etter fregl. Kapittel 6 Den enkeltes meldeplikt til Folkeregisteret. Formålet med regelen er å legge til rette for at offentlige myndigheter kan dele slik informasjon uten hinder av taushetsplikt.

Etter første ledd annet punktum gjelder samme plikt «når de i sitt arbeid blir kjent med opplysninger som avviker fra det som er registrert i Folkeregisteret». Offentlige myndigheter og virksomheter skal gi opplysninger som avviker fra registrerte opplysninger i Folkeregisteret som de blir kjent med i sitt arbeid. Bakgrunnen for regelen fremkommer av Prop. 164 L (2015-2016) i punkt 11.2.2, hvor det vises til erfaringer som tilsa at andre myndigheter, blant annet Helfo, utenriksstasjoner og NAV, hadde opplysninger som folkeregistermyndigheten ikke mottok. Dette gjaldt særlig personer som ikke overholdt meldeplikten ved utvandring fra Norge.

Et eksempel er tilfeller der den offentlige myndighet er utleier, og leietaker har fraflyttet eiendommen uten å melde flytting til Folkeregisteret. Av forarbeidene fremgår det at bestemmelsen trolig vil være mest praktisk når det gjelder opplysning om bostedsadresse.