For utgiftsgodtgjørelser som skal dekke kostnader i forbindelse med utførelse av arbeidet, og hvor nettometoden derfor brukes ved skattleggingen, skal det betales arbeidsgiveravgift bare i den utstrekning utgiftsgodtgjørelsen er trekkpliktig, jf. ftrl. § 23‑2 tredje ledd. Om når det skal benyttes nettometode, se emnet «Utgiftsgodtgjørelse». Om hvilke ytelser som er trekkpliktige, se nedenfor. Hvis en slik ytelse ikke er trekkpliktig, skal det ikke betales arbeidsgiveravgift av noen del av ytelsen, heller ikke av eventuelt overskudd ved inntektsfastsettingen hos mottakeren. Hvis ytelsen ikke oppfyller vilkårene for fritak for forskuddstrekk, er hele ytelsen trekkpliktig. Dette gjelder selv om den skal dekke fradragsberettigede kostnader.

Godtgjørelser som ikke dekker kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid og hvor nettometoden derfor ikke kan benyttes ved skattleggingen, anses ikke som utgiftsgodtgjørelser i denne sammenheng. Avgiftsplikten for slike ytelser avgjøres etter de vanlige reglene for lønn og annen godtgjørelse, se ovenfor. Det er ikke et vilkår at disse ytelsene er trekkpliktige.

Som hovedregel skal det gjennomføres forskuddstrekk i brutto godtgjørelser til dekning av kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid, oppdrag eller verv, jf. sktbl. § 5‑6 annet ledd. Skattebetalingsforskriften inneholder en del unntak fra trekkplikten og dermed også arbeidsgiveravgiftsplikten, se nedenfor. Unntakene forutsetter at skattyter har dekket alle kostnadene selv og at arbeidsgiver/oppdragsgiver ikke på annen måte har subsidiert de kostnadene som godtgjørelsen er ment å dekke.

Skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 har regler om trekkfritak for utgiftsrefusjoner, herunder refusjon av reisekostnader og refusjon av kostnader til elektronisk kommunikasjon. Skattebetalingsforskriften § 5‑6‑12 har særlige regler om trekkfritak for kostgodtgjørelser, bilgodtgjørelser, og andre godtgjørelser som utbetales i samsvar med bestemmelser i tariffavtale, statlig regulativ (særavtale) og/eller satsene i satsforskriften, se nedenfor.

Andre utgiftsgodtgjørelser kan i sin helhet holdes utenfor ved forskuddstrekket dersom mottakeren utarbeider og underskriver en oppgave over størrelsen og arten av de pådratte kostnadene og arbeidsgiveren ikke har grunn til å anta at utbetalingen gir overskudd, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑13 første ledd.

Av skattebetalingsforskriften § 5‑6‑12 trettende ledd og § 5‑6‑13 åttende ledd framgår at for arbeidsgivers dekning av tillitsvalgtes utgifter til fagforeningsarbeid skal de øvrige bestemmelsene i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑12 og § 5‑6‑13 anvendes så langt de passer.

Utbetales godtgjørelsen før kostnadene pådras, f.eks. ved reiseforskudd, kan forskuddstrekk bare unnlates dersom mottakeren før utbetalingen har levert et anslag over størrelsen og arten av de forventede kostnadene, se skattebetalingsforskriften § 5‑6‑13 annet ledd. Etter at kostnadene er pådratt, og senest innen en måned, må mottakeren levere endelig oppgave til arbeidsgiveren slik som nevnt ovenfor. Kvitteringer eller andre originalbilag skal følge som vedlegg til oppgaven.

Alle anslag og oppgaver etter disse reglene skal oppbevares som bilag til arbeidsgivers regnskap eller notater, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑13 syvende ledd. Viser oppgaven et mindre beløp enn det utbetalte, skal forskuddstrekk gjennomføres i hele godtgjørelsen med mindre mottaker tilbakebetaler det overskytende til arbeidsgiveren.

Disse reglene gjelder også for godtgjørelse til dekning av løpende kostnader, men slik at det er tilstrekkelig at mottaker tilbakebetaler det overskytende til arbeidsgiver før årets utgang, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑13 tredje ledd.

Som alternativ til tilbakebetaling ovenfor, kan arbeidsgiveren splitte opp utgiftsgodtgjørelsen i en trekkpliktig og en trekkfri del, se pkt. 3.7.18.

Utgiftsgodtgjørelse til dekning av merkostnader til kost, losji og besøksreise for pendlere vil alltid være trekkpliktig og dermed inngå i grunnlaget for arbeidsgiveravgift dersom skattyteren benytter kildeskatteordningen for utenlandske arbeidstakere i sktl. kap. 20, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 annet ledd og emnet «Utland – kildeskatt på lønn for utenlandske arbeidstakere». For merkostnader til kost får dette bare selvstendig betydning når pendleren ikke har kokemuligheter på oppholdsstedet, siden dekning av slike kostnader er trekkpliktig også for andre skattytere som har kokemuligheter på oppholdsstedet.

For utgiftsgodtgjørelse til dekning av kostnader på yrkesreise/yrkesopphold gjelder de vanlige reglene i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 og § 5‑6‑12, også om arbeidstakeren benytter kildeskatteordningen for utenlandske arbeidstakere. Om skillet mellom yrkesreise/-opphold og pendlerreise/-opphold, se emnet «Reise – avgrensning mellom arbeidsreiser, besøksreiser og yrkesreiser».

Utgiftsgodtgjørelse til dekning av kostnader til kost og losji under arbeidsopphold og kostnader til besøksreiser for utenlandske sokkelarbeidere (bosatt innenfor eller utenfor EØS) som utelukkende er skattepliktige etter petroleumsskatteloven, vil alltid være trekkpliktig og inngå i grunnlaget for arbeidsgiveravgift når mottaker velger standardfradrag for utenlandske arbeidstakere jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 annet ledd. Nærmere om standardfradraget, se emnet «Utland – lønnsinntekter og pensjonsinntekter mv.», pkt. 13.2.4.

For utgiftsgodtgjørelse til dekning av kostnader på yrkesreise/yrkesopphold gjelder de vanlige reglene i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 og § 5‑6‑12, også for utenlandsk sokkelarbeider som velger standardfradrag.

Utenlandske sjøfolk som bare er begrenset skattepliktig til Norge etter sktl. § 2‑3 første ledd bokstav h, skal ha standardfradrag, jf. sktl. § 6‑70 første ledd. Eventuell utgiftsgodtgjørelse til dekning av kostnader til kost og losji om bord og til dekning av kostnader til besøksreiser er i slike tilfeller trekkpliktig og inngår i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 annet ledd. Nærmere om standardfradraget, se emnet «Utland – lønnsinntekter og pensjonsinntekter mv.».

For utgiftsgodtgjørelse til dekning av kostnader på yrkesreise/yrkesopphold gjelder de vanlige reglene i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 og § 5‑6‑12, også for utenlandske sjøfolk som skal ha standardfradrag.

Hvis arbeidstaker arbeider utenfor hjemmet minst 10 timer sammenhengende, kan arbeidsgiver trekkfritt dekke faktiske kostnader til overtidsmat inntil en fastsatt beløpsgrense på kr 200, jf. FSFIN § 5‑15‑5 andre ledd. Beløpsgrensen er den samme uavhengig av om arbeidsgiver kjøper inn måltidet og tilbyr det som en naturalytelse, eller om den ansatte selv kjøper inn måltidet og får det refundert av arbeidsgiver mot dokumentasjon. Trekkfritaket gjelder også om arbeidstaker benytter kildeskatteordningen for utenlandske arbeidstakere.

Godtgjørelse til kost på besøksreiser uten overnatting som varer seks timer eller mer for skattyter som har fri kost på arbeidsstedet, kan utbetales trekkfritt inntil en sats på kr 106 hver vei, se satsforskriften § 8. Et høyere beløp enn den fastsatte satsen kan utbetales trekkfritt mot originalbilag (kvittering eller lignende).

Trekkfritaket omfatter også arbeidstaker som er skattepliktig som bosatt i Norge og som pendler til bolig i utlandet.

Om trekkplikt ved dekning av merkostnader til kost, losji og besøksreise for pendlere som benytter kildeskatteordningen for utenlandske arbeidstakere i sktl. kap. 20, se pkt. 3.7.4. Trekkplikt gjelder også når slik godtgjørelse ytes til sjøfolk som skal ha standardfradrag etter sktl. § 6‑70 og til sokkelarbeidere som velger standardfradrag, jf. petroleumsskatteloven § 2 første ledd annet punktum.

Godtgjørelser til dekning av kost til arbeidstaker som av hensyn til sitt arbeid må bo utenfor sitt hjem, er ifølge skattebetalingsforskriften § 5‑6‑12 første ledd trekkfrie på nærmere bestemte vilkår, avhengig av overnattingsstedets art.

Har arbeidstakeren bodd på hotell, er det trekkfritak når

• kostgodtgjørelsen ikke overstiger satsene i satsforskriften § 2 på

• kr 634 uten frokost inkludert i romprisen
• kr 507 med frokost inkludert i romprisen, og

• legitimasjonskravene nedenfor er oppfylt

Har arbeidstakeren bodd på hybel uten kokemuligheter, på pensjonat eller brakke, er det trekkfritak når

• kostgodtgjørelsen ikke overstiger satsen i satsforskriften § 2 på kr 177 per døgn frem til og med 31.august og kr 250 per døgn fra 1. september 2023 for hybel uten kokemuligheter, for pensjonat og brakke, og
• legitimasjonskravene nedenfor er oppfylt

Reglene ovenfor gjelder både for pendlere og for arbeidstakere på tjenestereise/yrkesreise.

For arbeidstaker som på yrkesreise/tjenestereise har bodd på hybel med kokemuligheter eller overnattet privat, er det trekkfritak når

• kostgodtgjørelsen ikke overstiger satsen i satsforskriften § 2 annet ledd på kr 98 per døgn for hybel med kokemuligheter og privat overnatting, og
• legitimasjonskravene nedenfor er oppfylt

Trekkfritaket for kostgodtgjørelse ved opphold på hybel med kokemuligheter eller privat overnatting gjelder ikke ved pendleropphold.

Når vilkårene for øvrig er oppfylt, omfatter reglene om trekkfritak også godtgjørelse til dekning av kost til arbeidstaker som er skattepliktig som bosatt i Norge og som pendler til bolig i utlandet når vedkommende ikke benytter kildeskatteordningen for utenlandske arbeidstakere.

Om trekkplikt ved dekning av merkostnader til kost for pendlere som benytter kildeskatteordningen for utenlandske arbeidstakere, se pkt. 3.7.4. Om tilsvarende trekkplikt for utgiftsgodtgjørelse til dekning av kost for utenlandske sjøfolk som skal ha standardfradrag etter sktl. § 6‑71 og for utenlandske sokkelarbeidere som velger standardfradrag, se pkt. 3.7.6 og pkt. 3.7.5.

Trekkfritaket for kostgodtgjørelse på reise med overnatting forutsetter at arbeidstakeren leverer en fortløpende oppstilling (reiseregning) over hvordan han har innrettet seg under arbeidsoppholdet, se skattebetalingsforskriften § 5‑6‑12 tredje ledd. Oppstillingen (reiseregningen) skal inneholde følgende opplysninger

• arbeidstakers navn og adresse og underskrift (ev. elektronisk signatur)
• dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes-/tjenestereise eller pendlers reise ved besøk i hjemmet
• formålet med reisen
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på
• navn og adresse på overnattingssted/utleier, og ved flere overnattingssteder også dato for overnattingene, og
• type losji, fordelt på hotell, pensjonat, brakke eller annet nærmere angitt losji. Ved overnatting på hybel må det oppgis om hybelen har kokemulighet

Elektronisk signatur på reiseregning godtas dersom det foreligger en kvalifisert elektronisk signatur, jf. Forskrift 25. juni 2004 nr. 988 om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften) (lov 15. juni 2018 nr. 44 om gjennomføring av EUs forordning om elektronisk identifikasjon og tillitstjenester for elektroniske transaksjoner i det indre marked (lov om elektroniske tillitstjenester) § 10 (overgangsregler). Elektroniske signaturer som ikke er kvalifiserte kan også godtas, men det må bero på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle av hvorvidt den elektroniske løsningen gir tilfredsstillende sikkerhet, herunder at utsteder er korrekt angitt.

Er et overnattingssted på en yrkes-/tjenestereise benevnt som hotell, kvalifiserer dette til trekkfri utbetaling etter satsen i satsforskriften § 2 for kost på hotell, uavhengig av standard for øvrig. Dersom overnattingsstedet ikke har slik benevnelse, må overnattingsstedets karakter vurderes konkret. For at overnattingsstedet i slike tilfeller skal kunne anses som hotell, må det stilles krav om at skattyter må ha mulighet for å få servert alle hovedmåltider i overnattingsstedets spisesal/restaurant, og at maten holder restaurant-/hotellstandard både med hensyn til kvalitet og pris.

Overnatting på hurtigruten og ferger, f.eks. danskebåt og Kiel-ferge, kvalifiserer til trekkfri utbetaling av kostgodtgjørelse i samsvar med sats for hotellovernatting. Overnatting på tog, buss, bil, båt for øvrig, fly e.l. kvalifiserer til trekkfri utbetaling i samsvar med sats for pensjonatovernatting. På reise hvor arbeidstaker f.eks. har overnattet både på tog og på hotell hvor det er ulike satser for trekkfri kostgodtgjørelse, må arbeidsgiver av hensyn til trekkplikten skille mellom hvilke overnattinger som har skjedd på tog og hvilke som har skjedd på hotell.

Losjigodtgjørelse er som utgangspunkt bare trekkfri når den dekker faktiske losjiutgifter som dokumenteres. Unntak fra dette gjelder ulegitimert godtgjørelse for overnatting på tjenestereiser innenlands på kr 435 per døgn (nattillegg), som utbetales i samsvar med statlig regulativ (særavtale), jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑12 syvende ledd. Slik godtgjørelse anses ikke å ha gitt overskudd, jf. satsforskriften § 2 syvende ledd. Trekkfritaket for ulegitimert nattillegg gjelder også ved rutinemessige faste tjenesteoppdrag når slikt oppdrag medfører at skattyter må overnatte.

Utbetaling av ulegitimert nattillegg skal oppfylle legitimasjonskravene ovenfor unntatt opplysning om navn og adresse på overnattingssted eller utleier. I alle andre tilfeller skal det trekkes skatt og betales arbeidsgiveravgift av den delen av godtgjørelsen for overnatting som overstiger dokumenterte utgifter.

Bilgodtgjørelse for yrkes- eller tjenestekjøring, er ifølge skattebetalingsforskriften § 5‑6‑12 åttende ledd trekkfri når godtgjørelsen er

• utbetalt som kilometergodtgjørelse etter satsene i satsforskriften § 4, og
• i samsvar med de legitimasjonskravene som er oppstilt nedenfor.

Er disse vilkårene oppfylt, skal ingen del av godtgjørelsen inngå i grunnlaget for arbeidsgiveravgift.

Trekkfritaket omfatter også kilometergodtgjørelse etter satser som er lavere enn satsene i satsforskriften, såfremt de øvrige vilkårene er oppfylt.

Det er et vilkår at mottakeren setter opp og underskriver reiseregning som arbeidsgiver skal oppbevare som bilag til sitt regnskap. Reiseregningen skal inneholde

• arbeidstakers navn, adresse og underskrift
• dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver yrkes-/tjenestereise (ikke krav om klokkeslett dersom det bare utbetales bilgodtgjørelse)
• formålet med reisen
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på
• fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer
• totalt utkjørt distanse i forbindelse med yrkes-/tjenestereisen beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram, og
• navn på passasjer det kreves passasjertillegg for

Bilgodtgjørelse som ikke følger satsene i satsforskriften § 4 og/eller ikke er i samsvar med legitimasjonskravene i skattebetalingsforskriften, se ovenfor, er trekkpliktig i sin helhet. Bruttobeløpet inngår da i grunnlaget for arbeidsgiveravgift.

Trekkfritaket omfatter likevel kilometergodtgjørelse etter satser som er lavere enn satsene i satsforskriften § 4, såfremt de øvrige vilkårene er oppfylt.

Utbetales bilgodtgjørelse som overstiger satsene i satsforskriften § 4, kan arbeidsgiver splitte godtgjørelsen i en trekkfri del som er i samsvar med satsene i satsforskriften og som oppfyller legitimasjonskravene i skattebetalingsforskriften, og i en trekkpliktig del som fullt ut behandles som lønn, se pkt. 3.7.18.

Bilgodtgjørelse til dekning av pendleres besøksreise i hjemmet er trekkfri så fremt godtgjørelsen utbetales som kilometergodtgjørelse som ikke overstiger Skattedirektoratets kilometersats for fradrag for slike reiser på kr 1,70 per km, og øvrige vilkår i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑13 femte ledd er oppfylt. Maksimumsbeløpet for trekkfri bilgodtgjørelse for besøksreiser er kr 97 000 per år, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑13 femte ledd. Med en kilometersats på kr 1,70 utgjør dette 57 059 km. Beløpsgrensen på kr 97 000 gjelder samlede reiseutgifter, dvs. inklusive dekning av bompenger og fergeutgifter, men ikke kost og losji på selve reisen.

Trekkfritaket omfatter også godtgjørelse til besøksreiser for arbeidstaker som er skattepliktig som bosatt i Norge og som pendler til bolig i utlandet.

For arbeidstaker som er skattepliktig til land utenfor EØS-området må kostnadene dokumenteres for at godtgjørelse/refusjon skal være trekkfri dersom skattyter bruker andre transportmidler enn privatbil. Kan arbeidstakeren dokumentere bruk av privatbil ved reiser til hjem utenfor EØS-området, kan det utbetales trekkfri godtgjørelse etter samme kilometersatser som for hjemreiser innenfor EØS-området. Maksimumsgrensen på kr 97 000 for trekkfri godtgjørelse gjelder tilsvarende for besøksreiser til hjem utenfor EØS-området, sml. sktl. § 6‑44 annet ledd siste punktum.

Om trekkplikt ved dekning av merkostnader til besøksreise for pendlere som benytter kildeskatteordningen for utenlandske arbeidstakere i sktl. kap. 20, se pkt. 3.7.4. Om tilsvarende trekkplikt for utgiftsgodtgjørelse til dekning av merkostnader til besøksreise for utenlandske sjøfolk som skal ha standardfradrag etter sktl. § 6‑71 og for utenlandske sokkelarbeidere som velger standardfradrag, se pkt. 3.7.6 og pkt. 3.7.5.

Det er et vilkår for trekkfritaket at mottakeren utarbeider og skriver under oppgave over besøksreiser som er foretatt. Av oppgaven skal det fremgå hvilke reiser som er foretatt, samt dato, start- og endepunkt og kjørelengde for den enkelte reise. For reiser til hjem utenfor EØS-området må kostnadene dokumenteres, alternativt må bruk av privatbil dokumenteres.

Skattepliktig godtgjørelse til dekning av arbeidstakers reisekostnader mellom hjem og fast arbeidssted (arbeidsreiser) er i utgangspunktet trekkpliktig i sin helhet.

Om skattefrihet ved dekning av kostnader til arbeidsreise i visse tilfeller, se emnet «Reise mellom hjem og fast arbeidssted (arbeidsreiser)», pkt. 10.3. Er fordelen ved kostnadsdekningen skattefri for mottakeren, er den også trekkfri. Det er da ikke plikt til å betale arbeidsgiveravgift av ytelsen.

Utgiftsgodtgjørelser som utbetales med faste beløp per time, dag, uke, måned eller år, og som til sammen ikke overstiger kr 7 per arbeidsdag, kan arbeidsgiver holde utenfor trekkgrunnlaget, se skattebetalingsforskriften § 5‑6‑15. Det er da ikke plikt til å betale arbeidsgiveravgift av godtgjørelsen.

Kostgodtgjørelse på reise uten overnatting er trekkfri når godtgjørelsen ikke overstiger satsene i satsforskriften § 3, og legitimasjonskravene i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑12 tredje ledd er oppfylt (unntatt opplysninger om overnatting og losji), jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑12 niende ledd siste punktum.

Andre godtgjørelser til dekning av kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid, er trekkfrie når disse utbetales i samsvar med satser og legitimasjonskrav fastsatt i tariffavtale eller i statlig regulativ, og godtgjørelsen for ingen del er fastsatt for å gi arbeidsvederlag i tillegg til kostnadsdekningen, se skattebetalingsforskriften § 5‑6‑12 niende ledd. Ulegitimert losjigodtgjørelse (nattillegg) skal i tillegg oppfylle legitimasjonskravene i § 5‑6‑12 tredje ledd, unntatt opplysning om navn og adresse på overnattingssted eller utleier, jf. § 5‑6‑12 niende ledd siste punktum. Dette gjelder også om nattillegget er utbetalt for rutinemessig tjenesteoppdrag som medfører overnatting.

En tariffavtale er en skriftlig avtale mellom en fagforening (arbeidstakerorganisasjon) og en arbeidsgiver eller arbeidsgiverforening om arbeids- og lønnsvilkår eller andre arbeidsforhold, se lov 27. januar 2012 nr. 9 om arbeidstvister § 1 bokstav e. Tariffavtale vil også omfatte avtale mellom arbeidstakerorganisasjon og en enkelt arbeidsgiver. Også i private arbeidsforhold uten tariffavtale kan trekkfritak oppnås dersom tariff- eller regulativbestemmelser for tilsvarende forhold følges. Disse tariff- og regulativbestemmelser må da følges fullt ut, både med hensyn til forutsetningene for utbetaling av godtgjørelsen, godtgjørelsens størrelse og hvordan kostnadene skal dokumenteres. Det vil f.eks. foreligge en tariffavtale selv om den ikke uttaler mer enn en forpliktelse til å følge en annen tariffavtale eller et annet tariffavtalekompleks.

Om et tilfelle hvor det forelå arbeidsgiveravgiftsplikt fordi utbetalte godtgjørelser ikke var i samsvar med tariff- eller regulativbestemmelser, se HRD i Utv. 2007/523 (Rt. 2007/302) (Kværner Oil & Gas AS).

Arbeidsgivere som har utbetalt godtgjørelser som overstiger beløpsgrensene for trekkfritak, kan skille ut den overskytende delen og behandle denne som lønn, når arbeidstakeren ikke gjør opp for differansen, se skattebetalingsforskriften § 5‑6‑14. Resten er da trekkfri når betingelsene for trekkfritak, se ovenfor, er oppfylt.