Med kostnadsrefusjon (utgiftsrefusjon) menes utbetalinger (refusjon) som bare dekker faktiske kostnader som arbeidstakeren har pådratt seg i forbindelse med utførelse av arbeid, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 første ledd. På samme måte som for utgiftsgodtgjørelser, skal kostnadsrefusjoner bare inngå i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget hvis de er trekkpliktige, jf. ftrl. § 23‑2 tredje ledd.

Det skal ikke foretas forskuddstrekk i kostnadsrefusjoner når kostnadene dokumenteres med kvittering eller annet originalbilag som vedlegges arbeidsgivers regnskap. Opplysninger om formålet med utgiftsdekningen og navnet på arbeidstakeren skal fremgå av bilaget, reiseregning eller av vedlegg til dette. Ved refusjon av reise- og oppholdsutgifter skal det også fremgå hvem utgiftene omfatter, og hvilke arrangementer den reisende har deltatt på. Ved refusjon av bevertningsutgifter skal også formålet med bevertningen og hvem bevertningen omfatter fremgå, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 første ledd. Refusjon av kostnader til reise samt kost og losji for pendlere omfattes også av trekkfritaket, jf. nedenfor.

Trekkfritak forutsetter at skattyter har dekket alle kostnader selv, og at arbeidsgiver/oppdragsgiver ikke for noen del har subsidiert de kostnadene som godtgjørelsen er ment å dekke på annen måte enn gjennom kostnadsrefusjonen.

Refusjoner som enten ikke dekker kostnader, eller som skal dekke andre kostnader enn kostnader i forbindelse med utførelse av arbeidet, og hvor nettometoden derfor ikke kan benyttes ved skattleggingen, anses ikke som utgiftsrefusjoner i denne sammenheng. Avgiftsplikten for slike ytelser avgjøres etter de vanlige reglene for lønn og annen godtgjørelse, se ovenfor.

Av skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 åttende ledd framgår at for arbeidsgivers dekning av tillitsvalgtes utgifter til fagforeningsarbeid skal de øvrige bestemmelsene i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 anvendes så langt de passer.

Det skal ikke foretas forskuddstrekk i refusjon av pendleres faktiske reisekostnader ved besøk i hjemmet på inntil kr 97 000 i året, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 første ledd annet punktum. Dette gjelder selv om de faktiske kostnadene overstiger avstandsfradraget for besøksreiser. Beløpsgrensen på kr 97 000 gjelder samlede reiseutgifter, dvs. inklusive dekning av bompenger og fergeutgifter, men ikke kost og losji på selve reisen. Beløpsgrensen på kr 97 000 gjelder likevel ikke for besøksreiser med fly innenfor EØS-området, se skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 første ledd tredje punktum.

Om trekkplikt for kostbesparelse ved refusjon av kostutgifter til pendler, se pkt. 3.10.

Refusjon av merkostnader til kost, losji og besøksreise for pendlere vil alltid være trekkpliktig og dermed inngå i grunnlaget for arbeidsgiveravgift dersom skattyteren benytter kildeskatteordningen for utenlandske arbeidstakere i sktl. kap. 20, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 annet ledd og emnet U-14. For merkostnader til kost får dette bare selvstendig betydning når pendleren ikke har kokemuligheter på oppholdsstedet, siden refusjon av slike kostnader er trekkpliktig også for andre skattytere som har kokemuligheter på oppholdsstedet.

For refusjon av kostnader på yrkesreise/yrkesopphold gjelder de vanlige reglene i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 og § 5‑6‑12, også om arbeidstakeren benytter kildeskatteordningen for utenlandske arbeidstakere.

Om skillet mellom yrkesreise/-opphold og pendlerreise/-opphold, se emnet R-7.

Refusjon av kostnader til kost og losji under arbeidsopphold og kostnader til besøksreiser for utenlandske sokkelarbeidere (bosatt innenfor eller utenfor EØS) som utelukkende er skattepliktige etter petroleumsskatteloven, vil alltid være trekkpliktig og inngå i grunnlaget for arbeidsgiveravgift når mottaker velger standardfradrag for utenlandske arbeidstakere jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 annet ledd. Nærmere om standardfradraget, se emnet U-17, pkt. 13.2.4.

For refusjon av kostnader på yrkesreise/yrkesopphold gjelder de vanlige reglene i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 og § 5‑6‑12, også for utenlandsk sokkelarbeider som velger standardfradrag.

Utenlandske sjøfolk som bare er begrenset skattepliktig til Norge etter sktl. § 2‑3 første ledd bokstav h, skal ha standardfradrag, jf. sktl. § 6‑70 første ledd. Eventuell refusjon av kostnader til dekning av kost og losji om bord og til dekning av kostnader til besøksreiser er i slike tilfeller trekkpliktig og inngår i arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 annet ledd. Nærmere om standardfradraget, se emnet U-17.

For refusjon av kostnader på yrkesreise/yrkesopphold gjelder de vanlige reglene i skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 og § 5‑6‑12, også for utenlandske sjøfolk som skal ha standardfradrag.

Som kostnadsrefusjon regnes også dekning av diverse utgifter uten bilag som kostnader til bompassering, parkometer o.l., jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 sjette ledd. En forutsetning er at utgiftene kan anses som kostnader i forbindelse med arbeidet/oppdraget og kostnadene fremgår av reiseregningen.

For at utbetaling til dekning av kostnader til billett for reise med fly eller jernbane ut over ordinær billettpris (for eksempel 1. klasse) skal anses trekkfri, må kostnadene legitimeres med togbillett, kvittering eller annen dokumentasjon fra reiseselskapet, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 tredje ledd første punktum. Dette gjelder likevel ikke for de tilfellene hvor arbeidsgiver betaler slike reiser direkte til reiseselskapet på bakgrunn av faktura.

For billettløse reiser må kostnadene legitimeres overfor arbeidsgiveren ved reisebeskrivelse fra reiseselskapet som gir opplysninger om foretatte reiser. Reisebeskrivelse med bekreftelse på bestilt og betalt reise er ikke tilstrekkelig dokumentasjon. Reisebeskrivelse for den foretatte reisen skal angi arbeidstakers navn, tid og sted for avreise og ankomst samt pris, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 tredje ledd annet punktum. Kan ikke reiseselskapet levere en reisebeskrivelse for foretatte reiser, må det dokumenteres på annen måte at utgiften er pådratt. For flyreiser betalt med kredittkort vil det sammen med belastningen for reisen ofte forekomme opplysninger om reisestrekning, dato og navn på den reisende. Dette anses som tilstrekkelig dokumentasjon. Dersom utskrift fra kreditt- eller bankkort som er benyttet ved betalingen ikke inneholder opplysninger om reisestrekning mv., må det i tillegg legges ved bestillingsbekreftelse/reisedokument og boardingkort/setekvittering. Slik dokumentasjon sett under ett anses å være tilstrekkelig dokumentasjon på lik linje med reisebeskrivelse/spesifisert reisekvittering for gjennomførte reiser.

Refusjon av utgifter ved kjøp av billettløse reiser i form av kort som gjelder et begrenset antall reiser, må også legitimeres med faktura fra reiseselskapet. Refusjon til dekning av kostnader ved kjøp av billettløse reiser i form av kort som gjelder et ubegrenset antall reiser i et begrenset tidsrom, Travel Pass og lignende ordninger, skal anses trekkfrie når kostnadene legitimeres med faktura fra reiseselskapet og arbeidstaker også sender fortløpende reisebeskrivelser over alle foretatte reiser i det tidsrommet kortet gjelder. Reisebeskrivelsen skal ha et tilsvarende innhold som nevnt ovenfor, men med unntak for opplysninger om pris.

Er ikke dokumentasjonsvilkårene oppfylt, skal utbetalingen behandles som lønn. Arbeidsgiver plikter da å foreta forskuddstrekk og betale arbeidsgiveravgift.

I andre tilfeller må reisekostnadene dokumenteres med underskrevet reiseregning fra arbeidstakeren som angir hvilket kommunikasjonsmiddel som er benyttet, og billettpris på strekningen, jf. skattebetalingsforskriften § 5‑6‑11 tredje ledd siste punktum.

Om bilgodtgjørelse for besøksreiser, se pkt. 3.7.13.

Arbeidsgivers refusjon av arbeidstakers utlegg til tjenstlige samtaler som er nærmere spesifisert, se emnet E-3, pkt. 1.10, vil være unntatt trekkplikt.