Etter bokføringsloven § 13 annet ledd første punktum skal regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 oppbevares i Norge i fem år etter regnskapsårets slutt. Dette gjelder:

1. årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning
2. spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering
3. dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen
4. revisors skriftlige kommunikasjon med styret etter revisorloven § 9‑5

Etter bokføringsforskriften skal også følgende dokumentasjon oppbevares i fem år etter utgangen av regnskapsåret:

• dokumentasjon av timebestillinger, se forskriften § 7‑3 tredje ledd jf. § 5‑15
• dokumentasjon over kontantomsetningen i taxinæring, se forskriften § 8‑2‑5 jf. §§ 8‑2‑3 og 8‑2‑4
• hotellers eventuelle kalkyler som benyttes som grunnlag ved fordelingen av bruttopensjonsprisen, samt kalkyle over frokostverdien, se forskriften § 8‑6‑5
• bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoners inntakskost for varer som selges til betydelig overpris etter merverdiavgiftsforskriften § 3‑12‑2, se forskriften § 8‑11‑4, jf. § 8‑11‑2
• videreforhandleres dokumentasjon av beløp som nevnt i forskriften § 8‑10‑5 samt av bokføring som nevnt i § 8‑10‑6, se § 8‑10‑7 siste punktum. Spesifikasjon av kjøp og salg som nevnt i § 8‑10‑2 skal oppbevares i fem år etter at siste gjenstand som inngår i spesifikasjonen er solgt, se forskriften § 8‑10‑7 første punktum.

Etter bokføringsloven § 13 annet ledd annet punktum skal regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 5 til 8 oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Dette gjelder:

1. avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning
2. korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning
3. utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte
4. prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift

Etter bokføringsforskriften skal også følgende dokumentasjon oppbevares i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt:

• kjøpers dokumentasjon som underbygger salgsdokumentets innhold, se forskriften § 5‑2‑1 tredje ledd bokstav e femte punktum
• dokumentasjon over antall arbeidede timer som nevnt i forskriften § 5‑6 femte ledd, og over medgått tid som nevnt i § 5‑14, se forskriften § 7‑3 første og annet ledd
• opprinnelige timelister på papir til bruk i bygge- og anleggsvirksomhet som nevnt i forskriften § 8‑1‑5 annet ledd første punktum jf. første ledd tredje punktum
• serveringssteders dokumentasjon av priser som nevnt i forskriften § 8‑5‑5, se forskriften § 8‑5‑7
• personalliste med eventuell kodeoversikt som nevnt i § 8‑5‑6, se forskriften § 8‑5‑7 og §§ 8‑3‑4 og 8‑12‑1

Følgende dokumentasjon skal etter bokføringsforskriften oppbevares i 10 år etter regnskapsårets utløp:

• dokumentasjon av kjøp av kapitalvarer som nevnt i mval. § 9‑1 annet ledd bokstav b, se forskriften § 7‑3 fjerde ledd. Dette gjelder dokumentasjon for kostnader forbundet med ny-, på- eller ombygging av fast eiendom der inngående merverdiavgift utgjør minst kr 100 000
• bygge- og anleggsbransjens prosjektregnskap som nevnt i forskriften § 8‑1‑4, dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskapet, samt byggekontrakter med anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister, se § 8‑1‑5 første ledd
• utenlandske foretak som driver virksomhet på norsk sokkel, unntatt petroleumsvirksomhet og rørledningstransport, eller foretak som driver midlertidig virksomhet på land, når det gjelder dokumentasjon som nevnt i § 8‑8‑4, se § 8‑8‑5
• banker og andre finansieringsforetak når det gjelder kunde- og leverandørspesifikasjon som nevnt i forskriften § 8‑13‑3 knyttet til kontoforhold, samt dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i slike spesifikasjoner, se § 8‑13‑4 og SKD 8. juli 2015 i Utv. 2015/1627

Bokføringspliktige som driver petroleumsutvinning og rørledningstransport skal oppbevare oppbevaringspliktig materiale som nevnt i bokføringsloven § 13 i minst 15 år etter utløpet av vedkommende inntektsår, se forskriften § 8‑9‑4

Kraftforetak som skal svare grunnrenteskatt til staten etter sktl. § 18‑3 første ledd, plikter å oppbevare produksjonsdataene på elektronisk lesbart medium i sju år etter inntektsårets utgang, se FSFIN § 18‑3‑8 første ledd annet punktum og emnet «Kraftforetak - vannkraft», pkt. 10.7.

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll, se bokføringsloven § 13 tredje ledd.

Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden, se bokføringsloven § 13 fjerde ledd.

Det er i bokføringsforskriften kapittel 7 gitt særlige regler om oppbevaringsmedium, sikkerhetskopi, elektronisk tilgjengelighet mm.

Bokførte opplysninger etter bokføringsloven § 7 første ledd, som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13 b. Dette er ikke et oppbevaringskrav, men et krav om å beholde elektronisk tilgang til regnskapsmaterialet i denne perioden, selv om regnskapsmaterialet overføres til annet medium for oppbevaring i oppbevaringstiden på fem år.

Bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift, er unntatt fra kravet i bokføringsloven § 13b om å ha bokførte opplysninger tilgjengelig elektronisk. Se bokføringsforskriften § 7‑7 tredje ledd.

Bokføringspliktige som skal ha bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig etter bokføringsloven § 13b, skal dessuten kunne gjengi bokførte opplysninger i standardisert form. Kravet gjelder også for bokføringspliktige som omfattes av unntakene i § 7‑7 tredje ledd, men som likevel har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig. Se bokføringsforskriften § 7‑8. Med hjemmel i bokføringsforskriften § 7‑8 tredje ledd har Skattedirektoratet fastsatt innholdet og formatet for standarden (SAF-T Regnskap).

Det er kun i forbindelse med en eventuell kontroll, og når Skatteetaten ber om det, at de bokføringspliktige skal sende inn filer på SAF-T format.

Etter sktfvl. § 11‑3 kan skattemyndighetene i forbindelse med kontroll pålegge skattepliktige som er bokføringspliktige etter bokføringsloven å oppbevare regnskapsmateriale etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 i mer enn fem år etter regnskapsårets slutt.

I enkeltpersonforetak rettes pålegget til foretakets innehaver. I selskap, samvirkeforetak, forening, institusjon eller innretning rettes pålegget til daglig leder av virksomheten, eller styrelederen dersom virksomheten ikke har daglig leder.

Pålegget om forlenget oppbevaringstid kan påklages.