Utgiftsgodtgjørelser er godtgjørelser som en arbeids- eller oppdragsgiver utbetaler, normalt pengebeløp, til dekning av kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid/oppdrag eller verv, se sktl. § 5-11 første ledd. Utgiftsgodtgjørelser dekker i utgangspunktet kostnader som er fradragsberettigede, men kan i tillegg inneholde arbeidsvederlag. Utlegg som ikke knytter seg til selve utførelsen av arbeidet, men som arbeidstaker har på vegne av arbeidsgiver, og som refunderes av arbeidsgiver på grunnlag av originalbilag, anses som driftskostnader og ikke som utgiftsgodtgjørelser. Dette gjelder f.eks. hvor arbeidstaker kjøper inn kontorrekvisita for arbeidsgiver, og får refundert kostnadene.

Skattebetalingsforskriften har en noe annen terminologi enn skatteloven, ved at det skilles mellom utgiftsgodtgjørelse og utgiftsrefusjoner. En utgiftsrefusjon er en utbetaling som dekker faktiske kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid/oppdrag eller verv, og som dokumenteres med kvittering eller annet bilag. Etter sktl. § 5-11 første ledd anses dette som en utgiftsgodtgjørelse. Skattebetalingsforskriften § 5-6-11 stiller opp vilkår som må være oppfylt for at en utgiftsrefusjon skal være trekkfri. Hvis utgiftsrefusjonen er trekkfri skal den heller ikke tas med ved beregningen av arbeidsgiveravgift, jf. ftrl. § 23-2 tredje ledd. Se for øvrig emnet «Arbeidsgiveravgift – avgiftsplikt og grunnlag», pkt. 3.8 om hvilke utgiftsrefusjoner som er trekkfrie og dermed fritatt for arbeidsgiveravgift.

Skattebetalingsforskriften har også regler om trekkfritak i utgiftsgodtgjørelser som ikke faller inn under reglene om utgiftsrefusjoner i forskriftens § 5-6-11. Dette gjelder

• skattebetalingsforskriften § 5-6-12 om trekkfritak for kostgodtgjørelser, bilgodtgjørelser, og andre godtgjørelser som utbetales i samsvar med bestemmelser i tariffavtale, statlig regulativ (særavtale) og/eller satsforskriften
• skattebetalingsforskriften § 5-6-13 første ledd om at andre utgiftsgodtgjørelser i sin helhet kan holdes utenfor ved forskuddstrekket dersom mottakeren utarbeider og underskriver en oppgave over størrelsen og arten av de pådratte kostnadene og arbeidsgiveren ikke har grunn til å anta at utbetalingen gir overskudd.

Av skattebetalingsforskriften § 5-6-12 åttende ledd og § 5-6-13 åttende ledd framgår at for arbeidsgivers dekning av tillitsvalgtes utgifter til fagforeningsarbeid skal de øvrige bestemmelsene i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 og § 5-6-13 anvendes så langt de passer. Om trekkfritak og arbeidsgiveravgiftsfritak for slike utgiftsgodtgjørelser, se emnet «Arbeidsgiveravgift – avgiftsplikt og grunnlag», pkt. 3.7.9.

Utgiftsgodtgjørelser, herunder utgiftsrefusjoner er bare skattepliktige i den utstrekning de er trekkpliktige, jf. sktl. § 5-11 tredje ledd.

Reglene for forskuddstrekk i skattebetalingsforskriften § 5-6-11 til § 5-6-15 skal i utgangspunktet legges til grunn ved skattefastsettingen, slik at skattepliktig del tilsvarer den delen av utgiftsgodtgjørelsen som av arbeidsgiver er behandlet som trekkpliktig, jf. sktl. § 5-11 tredje ledd.

Om egne bestemmelser om skattefritak for arbeidsgivers dekning av ansattes kostnader til kost, losji og besøksreiser ved arbeidsopphold utenfor hjemmet, se emnet «Merkostnader – kost og losji ved overnatting utenfor hjemmet», pkt. 10.3 og pkt. 11.2, og emnet «Merkostnader – besøksreiser til hjemmet», pkt. 6.

Om naturalytelser, se emnet «Naturalytelser i arbeidsforhold».

Nedenfor behandles de generelle reglene for utgiftsgodtgjørelser/-refusjoner. Nærmere om behandlingen av de enkelte typene, se de aktuelle emnene.