Bruk av sjablongregelen forutsetter adgang til privat bruk «utenfor ordinær arbeidssituasjon», jf. FSFIN § 5-12-20 første ledd. Med «ordinær arbeidssituasjon» menes arbeidssituasjonen for den enkelte ansatte, med utgangspunkt i dennes normale arbeidstid og/eller arbeidssted etter arbeidsavtalen. Arbeid ut over normal arbeidstid anses som arbeidstakers ordinære arbeidssituasjon. Se FIN 19. juni 2006 i Utv. 2006/1127.

Tjenestereise anses som arbeidstakers normale arbeidssituasjon. Hvis arbeidstaker har tilgang til EK-tjenesten etter avsluttet tjenestereise, vil imidlertid arbeidstaker være skattepliktig etter sjablongen, med mindre det dreier seg om sporadisk bruksadgang, se pkt. 1.6. eller det kan sannsynliggjøres at telefonen ikke brukes privat.

Tidsrom hvor arbeidstaker er tilgjengelig for arbeidsgiver for eksempel med beredskapsvakt/hjemmevakt, anses ikke som arbeidstakers ordinære arbeidssituasjon. Dersom arbeidstaker disponerer arbeidsgiverfinansiert EK-tjeneste privat i denne perioden skal han som utgangspunkt skattlegges etter sjablongen, se FIN i Utv. 2006 s. 1595.

Fordelsbeskatning skal ikke foretas hvis det er inngått avtale mellom skatt­yter og arbeidsgiver om at telefonen ikke skal brukes privat utenom ordinær arbeidssituasjon, og det kan sannsynliggjøres at avtalen er overholdt.Hvis arbeidsstedet er et annet enn hjemmet og det kan sannsynliggjøres at telefonen legges igjen på arbeidsstedet, slik at telefonen ikke er tilgjengelig på fritiden, vil dette normalt være tilstrekkelig. Det samme gjelder hvis telefonen er sperret fra å nå andre enn klart tjenesterelaterte telefonnumre. I andre tilfeller, f.eks. hvor skatt­yter har hjemmekontor eller skatt­yter av andre grunner har telefonen med seg hjem, må arbeidsgiver føre en viss kontroll med at avtalen overholdes for at det skal kunne legges til grunn at telefonen ikke brukes privat utenfor ordinær arbeidssituasjon. Slik kontroll kan f.eks. skje ved at arbeidstaker fremviser dokumentasjon på at han/hun har et privat telefonabonnement i tillegg til arbeidsgivers abonnement, stikkprøver fra arbeidsgiver som viser hvilke telefonnumre som er ringt opp på hvilke tider av døgnet etc.Om unntak som følge av koronapandemien, se pkt. 1.7.